Hạn lệnh hãng tàu – hiểu đúng để tránh phí phát sinh!

Trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa, ngoài việc chuẩn bị chứng từ và thông quan, còn một yếu tố quan trọng nhưng thường bị bỏ qua – hạn lệnh hãng tàu. Việc không kiểm soát tốt thời điểm này có thể dẫn đến chi phí phát sinh không nhỏ, ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành và dòng tiền doanh nghiệp.

Bài viết dưới đây, LTC Logistics sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm hạn lệnh, cách gia hạn đúng quy trình, và những mẹo quan trọng để tránh rủi ro tài chính không đáng có trong hoạt động logistics của doanh nghiệp.

Hạn lệnh hãng tàu là gì? Những lý do thường dẫn đến trễ hạn lệnh và phát sinh phí DEM

Hạn lệnh hãng tàu (còn gọi là “Valid date” trên DO hoặc EDO) là mốc thời gian giới hạn cho phép lấy container ra khỏi cảng hoặc depot mà không bị tính phí lưu container – Demurrage (DEM). Thông tin này được ghi rõ trên lệnh giao hàng (Delivery Order – DO) hoặc lệnh điện tử (EDO) do hãng tàu cấp.

Thông tin hạn lệnh hãng tàu được ghi rõ trên lệnh giao hàng (Delivery Order – DO) hoặc lệnh điện tử (EDO)

Ví dụ minh họa:

• Ngày tàu cập cảng: 19/04/2025
• Hạn chót lấy container (Valid date): 02/05/2025

Theo thông tin này thì bạn có khoảng thời gian từ ngày 19/04 đến 23:59 ngày 02/05 để xử lý thông quan và kéo hàng ra khỏi cảng. Nếu sau thời gian này container vẫn nằm ở cảng hoặc depot, hãng tàu sẽ bắt đầu tính phí lưu container (DEM) theo ngày.

Trong logistics, việc tuân thủ hạn lệnh có vai trò quan trọng không kém so với tiến độ thông quan. Khi container bị lưu quá hạn tại cảng, chủ hàng sẽ phải chịu khoản phí phát sinh theo ngày, có thể dao động từ vài chục đến vài trăm USD tùy theo hãng tàu và loại container. Đặc biệt, nếu không xử lý kịp thời, chi phí sẽ tăng lũy tiến theo từng ngày lưu bãi, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành.

Trên thực tế vận hành, không phải lúc nào container cũng được lấy ra khỏi cảng đúng hạn. Có nhiều nguyên nhân khiến quá trình này bị chậm trễ, điển hình như:

• Hàng hóa bị kiểm hóa, kiểm dịch kéo dài
• Kho bãi của người nhập khẩu chưa sẵn sàng tiếp nhận hàng
• Chưa hoàn tất chứng từ thanh toán, hồ sơ xin C/O, CO form…
• Vấn đề nội bộ trong khâu vận chuyển, điều phối phương tiện kéo container

Dù nguyên nhân là gì, một khi container không được lấy ra khỏi cảng đúng hạn, hãng tàu sẽ bắt đầu tính phí lưu container (phí DEMURRAGE) theo từng ngày, và để tiếp tục xử lý, chủ hàng bắt buộc phải tiến hành gia hạn lệnh giao hàng bằng cách gửi email cho hãng tàu và thanh toán khoản phí gia hạn tương ứng.

Chi phí gia hạn lệnh sẽ thay đổi tùy theo chính sách từng hãng tàu và loại hàng hóa. Quan trọng hơn, ngày đề nghị gia hạn phải khớp với thời điểm dự kiến hoàn tất các thủ tục còn tồn đọng như kiểm hóa, kiểm dịch… và phải đảm bảo có thể bố trí xe kéo container ra khỏi cảng hoặc depot ngay sau đó.

Việc lên kế hoạch gia hạn hợp lý sẽ giúp tránh việc phải gia hạn nhiều lần, tiết kiệm chi phí và giữ ổn định tiến độ logistics của cả chuỗi cung ứng.

Xem thêm: 5+ yếu tố ảnh hưởng đến giá cước vận chuyển 

Quy trình gia hạn lệnh hãng tàu qua email

Khi gặp phải trường hợp không thể lấy hàng đúng hạn, chủ hàng cần thực hiện quy trình gia hạn lệnh giao hàng để tránh phát sinh phí lưu container (DEMURRAGE). Quy trình gia hạn lệnh hãng tàu qua email tương đối đơn giản, nhưng cần thực hiện chính xác từng bước để đảm bảo không xảy ra sai sót.

Quy trình gia hạn lệnh hãng tàu qua email

Dưới đây là các bước cơ bản:

Bước 1. Gửi email đề nghị gia hạn lệnh

Forwarder hoặc chủ hàng cần soạn email gửi đến hãng tàu, trong đó ghi rõ số bill lô hàng, ngày cần gia hạn và lý do gia hạn. Cần cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác để tránh việc hãng tàu yêu cầu bổ sung thêm thông tin.

Bước 2. Nhận phản hồi về phí gia hạn

Sau khi nhận được yêu cầu, hãng tàu sẽ gửi lại thông tin chi tiết về mức phí gia hạn lệnh. Phí này có thể thay đổi tùy thuộc vào loại hàng hóa và hãng tàu. Cần kiểm tra kỹ lưỡng các chi phí này và chuẩn bị sẵn sàng để thanh toán.

Bước 3. Thanh toán phí gia hạn và gửi biên lai

Sau khi xác nhận mức phí gia hạn, chủ hàng sẽ tiến hành thanh toán khoản phí này. Sau khi thanh toán, cần gửi biên lai thanh toán và yêu cầu xuất hóa đơn cho hãng tàu.

Bước 4. Nhận lại lệnh giao hàng và hạn lệnh mới

Khi tất cả các thủ tục thanh toán hoàn tất, hãng tàu sẽ gửi lại lệnh giao hàng đã được gia hạn và cập nhật hạn lệnh mới trên hệ thống cảng. Lệnh mới sẽ ghi rõ thời gian cho phép lấy container ra khỏi cảng mà không bị tính phí lưu container.

Tips quan trọng để tránh phí phát sinh

Một số tips để tránh phí lưu container

Để tránh phải trả phí lưu container (DEMURRAGE) không cần thiết và gia hạn lệnh giao hàng, chủ hàng cần chú ý một số điểm quan trọng sau:

• Kiểm tra kỹ hạn lệnh ngay khi nhận DO, EDO: Ngay khi nhận được lệnh giao hàng (DO hoặc EDO), bạn cần kiểm tra ngay hạn lệnh và các thông tin liên quan. Điều này giúp bạn chủ động lên kế hoạch xử lý thủ tục hải quan và lấy hàng kịp thời.
• Giao tiếp chặt chẽ với khách hàng nhập khẩu về kho bãi và thời gian lấy hàng: Cần liên lạc thường xuyên với khách hàng nhập khẩu để xác nhận thời gian và kho bãi có sẵn để nhận hàng. Nếu kho bãi không đủ chỗ chứa, bạn cần lên kế hoạch dự phòng để tránh bị trễ hạn.
• Chủ động hoàn tất các thủ tục hải quan và chứng từ sớm: Việc chuẩn bị sẵn sàng hồ sơ thanh toán, chứng từ xuất khẩu, kiểm tra các giấy tờ liên quan như C/O là rất quan trọng để tránh tình trạng hàng bị giữ lại và gây trễ hạn.
• Lên kế hoạch vận chuyển và điều phối xe kéo sớm: Để đảm bảo container được lấy ra khỏi cảng đúng thời gian, bạn cần chủ động trong việc điều phối xe kéo container, đảm bảo phương tiện sẵn sàng khi đã hoàn tất thủ tục.

Dịch vụ logistics trọn gói của LTC

Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành logistics và vận tải quốc tế, LTC cung cấp dịch vụ logistics trọn gói, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận chuyển và giảm thiểu chi phí phát sinh. Chúng tôi cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp từ thủ tục hải quan đến việc vận chuyển hàng hóa, đảm bảo giúp doanh nghiệp:

• Giảm thiểu rủi ro phát sinh phí DEMURRAGE
• Cải thiện tốc độ xử lý đơn hàng và giảm thời gian lưu kho
• Hỗ trợ xử lý các thủ tục hải quan và giấy tờ nhanh chóng
• Dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp, giúp bạn tối ưu chi phí và thời gian vận chuyển

Hạn lệnh hãng tàu là một yếu tố cực kỳ quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế. Việc chủ động kiểm tra và xử lý hạn lệnh kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phí phát sinh không cần thiết, từ đó giảm thiểu chi phí logistics và tối ưu hiệu quả công việc.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ thêm về các dịch vụ logistics, vui lòng liên hệ LTC qua hotline 082 296 0960 để được tư vấn chi tiết và nhanh chóng nhất.