Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ quan trọng không thể thiếu trong giao dịch xuất nhập khẩu. Không chỉ thể hiện giá trị hàng hóa và điều kiện giao dịch, hóa đơn thương mại còn ảnh hưởng trực tiếp đến thủ tục hải quan, thuế và thanh toán quốc tế. Vậy cụ thể hóa đơn thương mại là gì, gồm những nội dung nào và cần lưu ý gì khi lập hóa đơn này? Bài viết này của LTC Logistics sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.

Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ dùng trong giao dịch xuất nhập khẩu, thể hiện giá trị hàng hóa và là căn cứ thanh toán giữa bên bán và bên mua. Trên hóa đơn thể hiện rõ thông tin người bán, người mua, mô tả hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng…

Thông thường, hóa đơn thương mại được phát hành sau khi hàng hóa đã được đóng gói hoặc gửi đi, khi toàn bộ thông tin lô hàng đã chính xác. Trong một số trường hợp, hóa đơn có thể lập trước hoặc cùng lúc với hợp đồng giao hàng.

Hoá đơn thương mại là căn cứ thanh toán giữa bên mua và bên bán

Commercial Invoice đóng vai trò then chốt trong chuỗi thủ tục xuất nhập khẩu. Cụ thể, nó được sử dụng trong các tình huống sau:

• Chứng từ thanh toán quốc tế: Là cơ sở để bên bán yêu cầu thanh toán, đồng thời để bên mua thực hiện nghĩa vụ chi trả.
• Căn cứ khai báo hải quan: Cung cấp các thông tin cần thiết như giá trị, điều kiện giao hàng, nước xuất xứ… để tính thuế và làm thủ tục hải quan.
• Đối chiếu chứng từ: Giúp so sánh, xác minh thông tin giữa các loại chứng từ khác trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu như hợp đồng, phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (B/L)…

Những nội dung chính trong hóa đơn thương mại

Khi lập hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), doanh nghiệp cần đảm bảo đầy đủ và chính xác các thông tin sau:

1. Thông tin người bán và người mua

Bao gồm tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại, người đại diện và (nếu có) thông tin tài khoản ngân hàng.

2. Số và ngày hóa đơn (Invoice No. & Date)

• Số hóa đơn do bên bán quy định.
• Ngày hóa đơn thường lập sau khi ký hợp đồng và trước ngày giao hàng (ngày phát hành vận đơn) để phù hợp với bộ chứng từ.

3. Phương thức thanh toán (Terms of Payment)

Một số phương thức phổ biến:

• T/T (Telegraphic Transfer): Chuyển khoản điện tử – nhanh gọn nhưng rủi ro cao với người bán.
• L/C (Letter of Credit): Ít phổ biến hơn nhưng bảo vệ người bán tốt hơn.
• D/A – D/P (Documents against Acceptance/Payment): Đảm bảo thanh toán qua chứng từ nhưng phức tạp và đòi hỏi sự tin cậy cao giữa hai bên.

4. Thông tin hàng hóa

Bao gồm tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng trọng lượng, thể tích, đơn vị tính… Đây là cơ sở để tính tổng tiền thanh toán. Các chi tiết chuyên sâu thường thể hiện trong Packing List, vận đơn hoặc C/O.

Xem thêm: CO Form E là gì? Hướng dẫn chi tiết thủ tục và quy định mới nhất

5. Xuất xứ hàng hóa (Country of Origin)

Ghi rõ quốc gia nơi sản xuất hoặc xuất hàng, đặc biệt quan trọng khi xin chứng nhận C/O hoặc hưởng ưu đãi thuế.

6. Tổng tiền thanh toán

Ghi cả bằng số và chữ, kèm đơn vị tiền tệ rõ ràng (USD, EUR, VND…).

7. Điều kiện giao hàng (Incoterms)

Ghi cụ thể điều kiện và địa điểm giao hàng, ví dụ: CIF HCM, Vietnam, FOB Shanghai,…

8. Các thông tin bổ sung (nếu có)

• Cảng xếp hàng (POL) và cảng dỡ hàng (POD)
• Tên tàu, số chuyến (Vessel/Voyage)
• Điểm đến cuối cùng (Final Destination)
• Chiết khấu, giảm giá (nếu có)

💡 Lưu ý: Giá trị ghi trên hóa đơn thương mại không luôn bằng giá tại xưởng. Điều kiện Incoterms sẽ quyết định phần chi phí người bán phải gánh, ví dụ giá CIF sẽ cao hơn FOB do đã bao gồm cước biển và bảo hiểm.

Những loại hóa đơn thương mại

Những loại hóa đơn thương mại phổ biến

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, hóa đơn thương mại được chia thành 4 loại chính, tùy vào mục đích sử dụng:

1. Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice)

Là hóa đơn được phát hành khi giá trị hàng hóa chưa xác định chính xác hoặc thanh toán theo từng phần. Đây chỉ là chứng từ tạm để phục vụ thanh toán bước đầu.

2. Hóa đơn thương mại chính thức (Final Invoice)

Là hóa đơn dùng để thanh toán toàn bộ giá trị hàng hóa sau khi hợp đồng đã được thực hiện đầy đủ. Đây là loại phổ biến nhất trong các giao dịch xuất nhập khẩu.

3. Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice)

Hóa đơn trình bày chi tiết từng thành phần cấu thành giá hàng – như chi phí nguyên liệu, gia công, vận chuyển… giúp minh bạch giá trị thực tế và thuận tiện cho việc kiểm tra, phân tích.

4. Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

Dù có hình thức tương tự hóa đơn thương mại, nhưng không có giá trị thanh toán. Loại hóa đơn này thường được dùng để chào hàng, gửi mẫu, tham gia triển lãm hoặc làm thủ tục hải quan cho hàng phi mậu dịch.

Lưu ý khi làm hóa đơn thương mại

Trong lĩnh vực logistics, hóa đơn thương mại là một chứng từ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến việc khai báo hải quan, thanh toán quốc tế và xác định chi phí thực tế giữa các bên. Chỉ một sai sót nhỏ trên hóa đơn cũng có thể khiến lô hàng bị ách tắc hoặc phát sinh chi phí không đáng có. Vì vậy, khi lập hóa đơn, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

• Thông tin khai báo phải chính xác và đầy đủ: Các lỗi như sai tên hàng, nhầm số lượng, thiếu mã HS hay sai đơn vị tính có thể khiến tờ khai hải quan bị từ chối hoặc phải khai bổ sung, kéo dài thời gian thông quan.
• Ghi rõ điều kiện giao hàng (Incoterms): Việc bỏ sót điều kiện như FOB, CIF, DDP… dễ dẫn đến hiểu nhầm về trách nhiệm vận chuyển, bảo hiểm và chi phí giữa người bán và người mua.
• Không được ghi sai giá trị theo điều kiện giao hàng: Ví dụ, nếu hợp đồng là CIF nhưng hóa đơn lại ghi theo giá FOB thì sẽ thiếu phần chi phí vận chuyển và bảo hiểm – gây bất lợi cho bên nhập khẩu và ảnh hưởng đến tính thuế.
• Mô tả hàng hóa phải rõ ràng: Tên hàng, chủng loại, ký hiệu, số lượng, đơn giá và tổng tiền phải thể hiện đầy đủ. Nếu mô tả quá sơ sài, hải quan có thể nghi ngờ gian lận hoặc yêu cầu kiểm hóa, làm chậm tiến độ giao hàng.
• Đảm bảo tính nhất quán với các chứng từ khác: Hóa đơn thương mại cần khớp với packing list, vận đơn, C/O và hợp đồng. Bất kỳ sự lệch thông tin nào cũng có thể khiến bộ hồ sơ bị trả lại hoặc bị đánh luồng đỏ.

Doanh nghiệp nên có đội ngũ kiểm tra kỹ lưỡng hóa đơn trước khi phát hành, hoặc sử dụng dịch vụ logistics trọn gói để hạn chế rủi ro khi khai báo và thông quan hàng hóa.

Hóa đơn thương mại tuy là chứng từ cơ bản nhưng ảnh hưởng sâu đến toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu, từ pháp lý, thuế đến thanh toán quốc tế. Do đó, doanh nghiệp cần hiểu đúng, lập đúng và kiểm tra kỹ trước khi sử dụng. Nếu bạn đang cần hỗ trợ về việc lập hóa đơn thương mại đúng chuẩn hoặc trọn gói dịch vụ xuất nhập khẩu, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí.

LTC Logistics là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại TP.HCM, với nhiều năm kinh nghiệm và đội ngũ chuyên viên am hiểu nghiệp vụ. Chúng tôi hỗ trợ kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn thương mại, khai báo hải quan chính xác, xử lý vướng mắc nhanh chóng và đảm bảo hàng hóa thông quan đúng tiến độ.

📞 Liên hệ LTC qua hotline 0822 960 960 để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá dịch vụ phù hợp cho từng loại hàng hóa.