Hợp đồng ngoại thương là gì? Nội dung, mẫu và lưu ý cần biết [2025]
Trong hoạt động thương mại quốc tế, hợp đồng ngoại thương là văn bản ràng buộc pháp lý quan trọng giữa bên mua và bên bán, thể hiện rõ quyền, nghĩa vụ và các điều khoản thỏa thuận khi giao dịch hàng hóa qua biên giới.
Bài viết này LTC Logistics sẽ giúp bạn hiểu rõ về khái niệm, nội dung, mẫu hợp đồng ngoại thương và những lưu ý khi soạn thảo – đặc biệt dành cho doanh nghiệp mới bắt đầu xuất nhập khẩu.
Hợp đồng ngoại thương là gì?
Hợp đồng ngoại thương, hay còn gọi là hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, là thỏa thuận giữa bên bán và bên mua thuộc hai quốc gia khác nhau. Văn bản này quy định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi bên trong việc mua bán, giao nhận và thanh toán hàng hóa xuyên biên giới.
Theo đó, bên bán cam kết cung cấp đầy đủ hàng hóa đúng như mô tả trong hợp đồng và bàn giao đầy đủ chứng từ liên quan (invoice, packing list, vận đơn, C/O nếu có). Bên mua có trách nhiệm thanh toán đúng hạn và đủ số tiền theo thỏa thuận.
Hợp đồng ngoại thương là gì
Hợp đồng ngoại thương thường được soạn thảo theo mẫu chuẩn, có đầy đủ các điều khoản cơ bản và được hai bên ký tên, đóng dấu để đảm bảo hiệu lực pháp lý.
Thông thường, một hợp đồng bằng văn bản sẽ có hiệu lực ngay khi bên cuối cùng ký vào. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, các bên có thể thỏa thuận ngày hiệu lực cụ thể trong nội dung hợp đồng – ví dụ: “Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày 01/07/2025” – dù việc ký kết có thể diễn ra sớm hơn.
Ví dụ thực tế về hợp đồng ngoại thương
Một công ty tại TPHCM nhập khẩu 500 bộ thiết bị điện dân dụng từ một đối tác Hàn Quốc. Hai bên ký hợp đồng ngoại thương bằng tiếng Anh, thỏa thuận điều kiện giao hàng CIF cảng Cát Lái, thanh toán chuyển khoản T/T trả trước 30% và phần còn lại sau khi nhận hàng. Hợp đồng song ngữ, mỗi bên giữ một bản, và cả hai bản đều có giá trị pháp lý như nhau sau khi có đầy đủ chữ ký đại diện.
Xem thêm: Cách đọc bộ chứng từ xuất nhập khẩu chi tiết từ A-Z [Cập nhật 2025]
Đặc điểm của hợp đồng ngoại thương
- Chủ thể trong hợp đồng gồm bên bán và bên mua, có thể là cá nhân, tổ chức hoặc trong một số trường hợp đặc biệt, là cơ quan nhà nước.
- Hàng hóa là đối tượng chính được giao dịch trong hợp đồng ngoại thương.
- Nội dung hợp đồng thể hiện đầy đủ nghĩa vụ của hai bên về việc giao hàng, chuyển quyền sở hữu và thực hiện thanh toán đúng như thỏa thuận.
- Hình thức hợp đồng có thể đa dạng: bằng văn bản, lời nói, hoặc qua hành vi cụ thể thể hiện sự đồng thuận giữa hai bên.
- Đây là hợp đồng song phương, tức là cả hai bên đều có quyền và trách nhiệm ràng buộc lẫn nhau.
Các loại hợp đồng ngoại thương phổ biến
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, hợp đồng ngoại thương được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau. Dưới đây là một số loại phổ biến mà doanh nghiệp thường sử dụng:
Dựa trên thời gian thực hiện:
- Hợp đồng dài hạn: Được thực hiện trong khoảng thời gian kéo dài, hàng hóa có thể được giao theo từng đợt.
- Hợp đồng ngắn hạn: Thời gian ngắn, thường hoàn tất chỉ trong một lần giao nhận.
Dựa trên loại hình kinh doanh:
- Hợp đồng mua bán xuất nhập khẩu
- Hợp đồng gia công hàng hóa
- Hợp đồng tạm nhập – tái xuất
- Hợp đồng chuyển giao công nghệ, v.v.
Nội dung cơ bản của hợp đồng ngoại thương
Nội dung cơ bản của hợp đồng ngoại thương
Một hợp đồng ngoại thương đầy đủ và rõ ràng thường bao gồm các nội dung sau:
- Commodity (Hàng hóa): Tên hàng, mô tả chi tiết, mã HS (nếu có).
- Quality (Chất lượng): Tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu kiểm định, mẫu hàng đối chiếu.
- Quantity (Số lượng): Ghi rõ đơn vị tính và tổng số lượng, kèm dung sai nếu có.
- Price (Giá cả): Đơn giá, tổng trị giá hợp đồng, loại tiền tệ.
- Shipment (Giao hàng): Thời gian, địa điểm và điều kiện giao hàng theo Incoterms.
- Payment (Thanh toán): Phương thức, thời hạn và thông tin ngân hàng nhận thanh toán.
- Packing & Marking (Đóng gói & Ký hiệu): Yêu cầu về bao bì, nhãn mác và đánh dấu trên kiện hàng.
- Warranty (Bảo hành): Thời hạn và phạm vi bảo hành sản phẩm.
- Insurance (Bảo hiểm): Bên chịu trách nhiệm mua bảo hiểm và phạm vi bảo hiểm hàng hóa.
- Arbitration (Trọng tài): Cơ quan giải quyết tranh chấp nếu phát sinh.
- Claim (Khiếu nại): Quy trình và thời hạn khiếu nại khi hàng bị lỗi, thiếu, hỏng hóc.
- Force Majeure (Bất khả kháng): Các trường hợp được miễn trách nhiệm như thiên tai, chiến tranh…
- Penalty (Phạt vi phạm): Mức phạt và điều kiện áp dụng nếu một bên không thực hiện đúng cam kết.
- Other Terms (Các điều khoản khác): Những thỏa thuận bổ sung hoặc điều chỉnh riêng giữa hai bên.
Cách soạn thảo 1 bản hợp đồng ngoại thương
Một hợp đồng ngoại thương tiêu chuẩn thường được chia thành ba phần chính như sau:
1. Phần mở đầu
- Tên và số hợp đồng: Giúp định danh và quản lý hồ sơ giao dịch.
- Ngày ký kết: Thời điểm hai bên thống nhất ký hợp đồng.
- Thông tin các bên: Bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ, người đại diện và chức danh của bên mua và bên bán.
2. Phần nội dung chính
- Thông tin hàng hóa: Mô tả chi tiết về tên hàng, quy cách, chất lượng, số lượng, đơn vị tính.
- Giá cả: Đơn giá, tổng trị giá hợp đồng, loại tiền thanh toán.
- Đóng gói và nhãn mác: Quy cách bao bì, ký hiệu nhận diện trên kiện hàng.
- Điều kiện giao hàng: Áp dụng theo Incoterms (FOB, CIF, DDP…), ghi rõ cảng đi – cảng đến.
- Thanh toán: Hình thức, thời hạn và thông tin tài khoản ngân hàng.
- Bảo hiểm: Ai chịu trách nhiệm mua bảo hiểm và phạm vi bảo hiểm.
- Phương tiện vận chuyển: Ghi rõ loại hình vận tải (đường biển, hàng không, đường bộ…).
3. Phần kết thúc
- Thời hạn hiệu lực của hợp đồng: Thường bắt đầu từ ngày ký hoặc ngày được hai bên thỏa thuận cụ thể.
- Chữ ký và con dấu: Đại diện pháp lý của mỗi bên ký tên và đóng dấu xác nhận cam kết thực hiện hợp đồng.
Xem thêm: C/O là gì? Tất tần tật về chứng nhận xuất xứ hàng hóa doanh nghiệp cần biết
Lưu ý quan trọng khi soạn thảo hợp đồng ngoại thương
Lưu ý khi làm hợp đồng ngoại thương
- Thống nhất kỹ trước khi ký: Vì khoảng cách địa lý và rào cản ngôn ngữ, hai bên cần trao đổi rõ ràng và đồng thuận tất cả điều khoản trước khi ký hợp đồng. Việc thay đổi sau đó thường tốn kém và phức tạp.
- Chỉ đưa vào hợp đồng những điều khoản hợp pháp: Tránh quy định trái với pháp luật hai bên, vì có thể khiến hợp đồng bị vô hiệu.
- Ngôn từ rõ ràng, tránh hiểu lầm: Nên dùng câu từ cụ thể, hạn chế từ ngữ tối nghĩa hoặc có nhiều cách hiểu trong trường hợp có tranh chấp.
- Người ký phải đúng thẩm quyền: Hợp đồng chỉ có giá trị pháp lý khi được ký bởi người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp.
- Đọc kỹ nếu không phải bên soạn thảo: Khi đối tác gửi hợp đồng mẫu, cần xem kỹ quyền – nghĩa vụ và các điều khoản phạt, tránh bị bất lợi.
- Sử dụng ngôn ngữ phù hợp: Nên sử dụng ngôn ngữ cả hai bên hiểu rõ, hoặc hợp đồng song ngữ (ví dụ: tiếng Việt – tiếng Anh), trong đó cần ghi rõ bản nào là bản gốc có giá trị pháp lý.
Hợp đồng ngoại thương là một phần không thể thiếu trong giao dịch xuất nhập khẩu. Việc soạn thảo hợp đồng rõ ràng, đúng chuẩn và phù hợp pháp lý giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, kiểm soát tiến độ và bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp phát sinh. Đối với doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động xuất nhập khẩu, nên tham khảo mẫu hợp đồng từ các đơn vị logistics uy tín hoặc nhờ hỗ trợ từ chuyên viên pháp lý để đảm bảo hợp đồng được thiết lập đầy đủ và hợp lệ.
Nếu doanh nghiệp cần mẫu hợp đồng thực tế hoặc hỗ trợ tư vấn thủ tục liên quan (xin C/O, nộp hồ sơ hải quan…), LTC Logistics sẵn sàng đồng hành với các giải pháp khai thuê hải quan trọn gói. Liên hệ ngay hotline 0288 96 960 để được tư vấn nhanh chóng.
