Quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu chi tiết & đầy đủ nhất 2025
Khai báo hải quan hàng xuất khẩu là bước thiết yếu để hàng hóa được phép thông quan và vận chuyển ra thị trường quốc tế. Quy trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ, chứng từ và thực hiện đúng các bước khai báo trên phần mềm hải quan điện tử theo quy định của Tổng cục Hải quan.
Bài viết dưới đây LTC Logistics sẽ hướng dẫn bạn quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu chi tiết và chuẩn nhất năm 2025, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo xuất khẩu thành công.
Chuẩn bị trước khi khai báo hải quan hàng xuất khẩu
Trước khi bắt đầu quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu, việc chuẩn bị đầy đủ tài liệu và thông tin liên quan đến lô hàng là rất quan trọng. Điều này không chỉ giúp quy trình khai báo diễn ra suôn sẻ mà còn giảm thiểu các sai sót có thể xảy ra trong thủ tục thông quan.
Cần chuẩn bị thông tin và giấy tờ cần thiết trước khi thực hiện quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu
Kiểm tra chính sách và thuế xuất khẩu
Đầu tiên, cần kiểm tra kỹ các chính sách mặt hàng và chính sách thuế áp dụng đối với mặt hàng xuất khẩu. Việc xác định xem mặt hàng có bị hạn chế, cấm hay yêu cầu giấy phép xuất khẩu đặc biệt là điều kiện tiên quyết. Một số mặt hàng như khoáng sản, gỗ, và các sản phẩm có thể có yêu cầu giấy phép xuất khẩu hoặc chịu thuế xuất khẩu mặc dù chính phủ khuyến khích xuất khẩu.
Bên cạnh đó, cần phải xác định xem mặt hàng có phải chịu thuế xuất khẩu hay không. Một số mặt hàng vẫn phải chịu thuế như các mặt hàng khoáng sản hoặc lâm sản, dù chính sách xuất khẩu có khuyến khích.
Chuẩn bị các chứng từ liên quan đến lô hàng xuất khẩu
Sau khi kiểm tra chính sách và thuế, các chứng từ cần thiết phải được chuẩn bị đầy đủ để tiến hành quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu. Bao gồm:
- Hợp đồng mua bán hoặc đơn đặt hàng (Sale Contract)
- Hóa đơn xuất khẩu (Commercial Invoice)
- Giấy tờ chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin)
- Hồ sơ xuất nhập khẩu
- Chứng từ vận chuyển
- Giấy tờ thanh toán
- Giấy tờ bảo hiểm (nếu cần)
- Chứng từ ngân hàng (nếu cần)
- Phiếu thuế và lệ phí hải quan
Việc chuẩn bị đầy đủ các chứng từ này sẽ giúp quy trình khai báo hải quan diễn ra thuận lợi, tránh các vấn đề phát sinh.
Kiểm tra các quy định về hạn ngạch và giấy phép xuất khẩu
Trước khi ký kết hợp đồng xuất khẩu, cần kiểm tra xem mặt hàng có thuộc diện hạn ngạch xuất khẩu hay không. Nếu có, cần chuẩn bị đầy đủ giấy phép xuất khẩu để thực hiện thủ tục thông quan.
Đối với các mặt hàng đặc thù như khoáng sản hay lâm sản, giấy phép xuất khẩu là điều kiện bắt buộc để tiến hành khai báo hải quan hàng xuất khẩu.
Xem thêm: Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói uy tín tại TP. HCM
Quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu chi tiết từ A-Z
Để hàng hóa được thông quan suôn sẻ, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu theo quy định hiện hành. Dưới đây là các bước cơ bản từ chuẩn bị đến hoàn tất thủ tục:
Bước 1: Đăng ký chữ ký số với cơ quan Hải quan
Doanh nghiệp cần có chữ ký số để thực hiện khai báo hải quan điện tử. Có thể dùng chữ ký số đang khai thuế, nhưng nên đăng ký riêng để quy trình khai báo được suôn sẻ.
Bước 2: Cài đặt phần mềm khai báo hải quan điện tử
Doanh nghiệp cần tải và cài đặt phần mềm Ecus (Thái Sơn) hoặc các phần mềm tương thích được Tổng cục Hải quan chấp nhận. Phần mềm này cho phép tạo và gửi tờ khai, quản lý hồ sơ, kiểm tra tình trạng thông quan…
Phần mềm khai báo hải quan điện tử Ecus Thái Sơn
Bước 3: Khai báo thông tin lô hàng trên phần mềm
Doanh nghiệp nhập thông tin hàng hóa lên hệ thống theo mẫu tờ khai: mã HS, trị giá FOB, loại hình xuất khẩu, đơn vị vận chuyển, cảng đi/cảng đến… Việc khai báo cần chính xác tuyệt đối để tránh bị phân luồng đỏ do sai sót.
Đây là bước cốt lõi trong quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu, quyết định đến tốc độ thông quan của lô hàng.
Bước 4. In tờ khai và làm thủ tục thông quan
Sau khi hoàn tất việc khai báo thông tin hàng hóa trên phần mềm, doanh nghiệp tiến hành gửi tờ khai lên hệ thống hải quan điện tử VNACCS. Hệ thống sẽ phản hồi kết quả phân luồng để xác định các bước xử lý tiếp theo.
Song song với đó, nếu mặt hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện theo yêu cầu cụ thể của cơ quan Hải quan để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ.
Bước 5: Phân luồng và xử lý tờ khai theo luồng
Ba phân luồng khi kiểm tra hàng hoá xuất nhập khẩu
Hệ thống sẽ tự động phân luồng để xác định mức độ kiểm tra, cụ thể:
- Luồng Đỏ (Red Lane):
Luồng đỏ thường có yêu cầu kiểm tra nghiêm ngặt hơn hoặc có dấu hiệu nghi ngờ về việc tuân thủ các quy định của hải quan. Đây là những lô hàng cần phải kiểm tra chi tiết về hồ sơ, giấy tờ và đôi khi còn phải kiểm tra thực tế hàng hóa để xác nhận đầy đủ thông tin. - Luồng Vàng (Yellow Lane):
Luồng vàng dành cho những lô hàng có mức độ rủi ro thấp hơn so với luồng đỏ, nhưng vẫn yêu cầu kiểm tra và xác minh một số chi tiết để đảm bảo việc tuân thủ đầy đủ các quy định hải quan. Các mặt hàng này có thể được kiểm tra qua hồ sơ hoặc một số thủ tục bổ sung, nhưng không yêu cầu kiểm tra trực tiếp. - Luồng Xanh (Green Lane):
Luồng xanh là luồng ưu tiên dành cho các lô hàng có mức độ rủi ro thấp, thường đã hoàn tất thủ tục khai báo đúng quy định và không có vấn đề gì nghi ngờ. Hàng hóa trong luồng này thường được thông quan nhanh chóng, không cần kiểm tra thêm, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.
Bước 6. Hoàn tất quy trình thông quan và xử lý tờ khai
Khi hoàn thành tất cả các bước khai báo và tờ khai của bạn đã được hải quan thông quan, bước tiếp theo là gửi tờ khai và mã vạch cho cơ quan hải quan để xác nhận thông tin. Sau khi cơ quan hải quan kiểm tra và xác nhận tờ khai, doanh nghiệp cần nộp lại tờ khai cho hãng tàu. Hãng tàu sẽ tiếp tục thực hiện thủ tục xác nhận với cơ quan hải quan để hoàn tất quy trình trước khi hàng hóa được vận chuyển lên tàu.
Sau khi hoàn tất các thủ tục trên, bạn đã hoàn thành quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu và có thể tiếp tục với các bước vận chuyển hàng hóa ra nước ngoài.
Lưu ý quan trọng khi thực hiện quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu
Thủ tục hải quan luôn có nhiều yếu tố cần lưu ý để tránh gây tốn thời gian và phát sinh chi phí không đáng có. Đặc biệt, đối với hàng xuất khẩu, có một số điểm quan trọng mà doanh nghiệp cần chú ý:
Một số lưu ý khi thực hiện quy trình khai báo hàng xuất khẩu
Thời hạn nhận tờ khai thông quan (Cut-off Time):
Cần chú ý đến thời hạn cuối cùng để hoàn thành thủ tục thông quan và gửi tờ khai cho hãng tàu (hoặc đại diện của hãng tàu). Nếu vượt quá thời gian quy định, hàng hóa sẽ bị chuyển sang chuyến tàu sau, và bạn sẽ phải thực hiện việc sửa đổi tên tàu và số chuyến, gây thêm chi phí và thời gian chờ đợi.
Vị trí cách xa cảng hoặc đơn vị thực hiện thủ tục:
Nếu công ty của bạn không nằm gần khu vực làm thủ tục hải quan, việc chuẩn bị và gửi chứng từ sẽ mất nhiều thời gian và dễ làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Ví dụ, nếu doanh nghiệp ở Hà Nội nhưng xuất khẩu qua cảng Cát Lái hoặc Hải Phòng, cần phải gửi trước hồ sơ giấy cho đơn vị thực hiện thủ tục ở đó. Để tránh phải sửa đổi chứng từ mất thời gian, bạn nên gửi kèm giấy ký khống (lưu không). Nếu không, khi cần chỉnh sửa, bạn sẽ mất thêm một ngày để gửi lại chứng từ mới, và có thể gây trễ trong quá trình thông quan, dẫn đến việc hàng hóa bị rớt tàu.
Chú ý khi lấy mẫu kiểm tra chất lượng:
Đối với những mặt hàng phải lấy mẫu tại cảng để kiểm tra chất lượng, bạn không nên kẹp seal của hãng tàu ngay sau khi đóng hàng. Nếu làm vậy, khi đến cảng, seal sẽ phải cắt bỏ, gây mất thời gian và bạn phải mua seal mới của hãng tàu, thêm chi phí.
Thay vào đó, bạn nên kẹp seal tạm thời, mua seal ở gần cảng với chi phí khoảng 10-15 nghìn đồng. Sau khi kiểm tra xong và không bị kiểm hóa, lúc này mới kẹp seal chính thức của hãng tàu.
Kiểm tra tình trạng container khi đóng hàng:
Khi đóng hàng tại kho, đừng quên kiểm tra kỹ tình trạng của container để đảm bảo rằng container đủ tiêu chuẩn và không có dấu hiệu hư hỏng. Việc sử dụng container kém chất lượng có thể làm hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển, gây tổn thất không đáng có.
Việc nắm rõ các điểm lưu ý trên sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro và các phát sinh không mong muốn trong quá trình khai báo hải quan, từ đó giúp quy trình xuất khẩu diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.
Dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói tại LTC Logistics
LTC Logistics cung cấp dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói, giúp doanh nghiệp xử lý tất cả các thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu nhanh chóng và hiệu quả. Các dịch vụ của chúng tôi bao gồm:
Dịch vụ thủ tục hải quan tại LTC Logistics
- Tư vấn hồ sơ khai báo
- Chọn mã HS
- Kiểm tra chứng từ
- Khai báo hải quan
- Truyền tờ khai
- Tư vấn kiểm tra chất lượng
- Định giá hàng hóa
- Đại diện làm việc với hải quan và hãng tàu
- Dịch vụ xin giấy vệ sinh an toàn thực phẩm
- Dịch vụ xin C/O cho doanh nghiệp.
Với nhiều năm kinh nghiệm và đội ngũ chuyên viên am hiểu về pháp lý, LTC Logistics giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình xuất khẩu, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời giảm thiểu rủi ro và bảo đảm hàng hóa được thông quan một cách suôn sẻ. Liên hệ LTC Logistics qua hotline 0822 960 960 để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết nhất.
Tóm lại, quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu là một bước quan trọng trong việc đảm bảo hàng hóa được thông quan và xuất khẩu thành công. Việc hiểu rõ các quy trình, thủ tục và các yêu cầu liên quan sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tránh được các rủi ro không đáng có.
Để quy trình này diễn ra thuận lợi và hiệu quả, doanh nghiệp có thể lựa chọn các dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp như LTC Logistics để hàng hoá được thông quan an toàn và tiết kiêm chi phí.
