Quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hoá từ A-Z

Thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đưa hàng từ nước ngoài về Việt Nam một cách hợp pháp và hiệu quả. Bài viết này LTC Logistics sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từ A-Z về quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa, giúp doanh nghiệp nắm rõ ràng các bước cần thiết để hàng được thông quan một cách thuận lợi.

Thủ tục hải quan nhập khẩu là gì?

Thủ tục hải quan nhập khẩu là quá trình mà doanh nghiệp hoặc cá nhân phải thực hiện để khai báo, kiểm tra và làm các giấy tờ cần thiết nhằm đưa hàng hóa từ nước ngoài vào lãnh thổ Việt Nam một cách hợp pháp. Thủ tục này bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu, khai báo hải quan, nộp thuế và các khoản phí liên quan, cũng như kiểm tra, giám sát hàng hóa bởi cơ quan hải quan.

Mục đích của thủ tục hải quan nhập khẩu là đảm bảo việc nhập khẩu hàng hóa tuân thủ đúng các quy định pháp luật, kiểm soát chất lượng, an toàn và thuế phí. Qua đó, giúp bảo vệ lợi ích của Nhà nước và người tiêu dùng, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thương mại quốc tế.

Thủ tục hải quan nhập khẩu là gì

Việc nắm rõ thủ tục hải quan nhập khẩu không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn giảm thiểu rủi ro phát sinh trong quá trình thông quan hàng hóa.

Quy trình làm thủ tục hải quan hàng nhập khẩu từ A-Z

Tùy thuộc vào từng loại hàng hóa—hàng thông thường hay hàng thuộc diện đặc biệt—doanh nghiệp sẽ phải thực hiện các thủ tục hải quan nhập khẩu khác nhau. Tuy nhiên, quy trình cơ bản thường bao gồm các bước sau:

Bước 1: Phân loại hàng hóa trước khi làm thủ tục hải quan nhập khẩu

Doanh nghiệp cần xác định rõ loại hàng hóa mình muốn nhập khẩu thuộc nhóm nào:

• Hàng hóa thông thường: Được phép làm thủ tục hải quan nhập khẩu bình thường.
• Hàng cấm nhập khẩu: Nếu hàng thuộc danh mục cấm theo Nghị định 187/2013/NĐ-CP thì phải ngừng ngay mọi hoạt động nhập khẩu.
• Hàng phải xin giấy phép nhập khẩu: Phải hoàn tất thủ tục xin giấy phép theo quy định trước khi hàng về cảng.
• Hàng phải công bố hợp chuẩn/ hợp quy: Phải thực hiện công bố trước khi đưa hàng về cảng theo Thông tư 28/2012/TT-BKHCN.
• Hàng phải kiểm tra chuyên ngành: Cần đăng ký kiểm tra và đợi kết quả trước khi tiếp tục làm thủ tục hải quan nhập khẩu.

Xem thêm: Quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu chi tiết & đầy đủ nhất 2025

Bước 2: Ký hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract) là giấy tờ cơ bản để chứng minh giao dịch giữa bên mua và bên bán. Nội dung cần có gồm: tên hàng, số lượng, trọng lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng,…

Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract) để chứng minh giao dịch giữa bên mua và bên bán

Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ cho thủ tục thông quan

Bộ chứng từ cần được chuẩn bị đầy đủ và chính xác để quá trình thông quan được suôn sẻ:

• Hợp đồng ngoại thương.
• Vận đơn (Bill of Lading).
• Hóa đơn thương mại (Invoice).
• Phiếu đóng gói (Packing List).
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
• Các chứng từ bổ sung khác nếu có (chứng nhận kiểm định, giấy phép,…).

Đây là những giấy tờ vô cùng quan trọng trong quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hoá.

Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành

Khi nhận được Arrival Notice từ hãng vận chuyển (thường trước ngày tàu cập cảng khoảng 2 ngày), nếu hàng thuộc danh mục phải kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp cần nhanh chóng đăng ký với cơ quan chuyên môn. Việc này đảm bảo tiến độ xử lý hồ sơ thủ tục hải quan không bị chậm trễ.

Bước 5: Khai báo và truyền tờ khai hải quan

Doanh nghiệp cần có chữ ký số đã đăng ký với Tổng cục Hải quan để tiến hành khai báo trên hệ thống VNACCS. Cần điền chính xác các thông tin liên quan đến lô hàng như mã HS, giá trị khai báo, số lượng,… Việc khai sai có thể khiến quá trình làm thủ tục thông quan hàng hoá bị chậm hoặc bị kiểm tra gắt gao.

Bước 6: Nhận lệnh giao hàng

Sau khi hàng cập cảng, doanh nghiệp cần đến hãng vận chuyển để xin lệnh giao hàng (Delivery Order). Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

• CMND bản sao.
• Vận đơn gốc và bản sao.
• Dấu công ty.
• Phí giao hàng.

Nếu hàng là FCL (nguyên container), cần lưu ý hạn miễn phí lưu container để tránh phí phát sinh.

Bước 7: Chuẩn bị hồ sơ hải quan theo luồng phân loại

Hệ thống sẽ phân lô hàng vào một trong ba luồng sau sau khi truyền tờ khai:

• Luồng xanh: Thông quan ngay, chỉ cần in tờ khai và nộp thuế.
• Luồng vàng: Hải quan sẽ kiểm tra bộ chứng từ.
• Luồng đỏ: Phải kiểm tra thực tế hàng hóa.

Hệ thống phân luồng hàng hoá sau khi truyền tờ khai

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo đúng yêu cầu tương ứng để đảm bảo tiến trình thủ tục hải quan nhập khẩu diễn ra thuận lợi.

Bước 8: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục hải quan nhập khẩu

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ thuế, bao gồm:

• Thuế nhập khẩu
• Thuế giá trị gia tăng (VAT)
• Các loại thuế khác nếu có: thuế bảo vệ môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt,…

Chỉ sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, thủ tục thông quan hàng hoá mới được hoàn thiện.

Bước 9: Đổi lệnh và vận chuyển hàng về kho

Cuối cùng, doanh nghiệp cần đổi lệnh giao hàng tại cảng và tổ chức phương tiện để vận chuyển hàng về kho:

• Thuê xe vận chuyển.
• Thuê kho lưu trữ.

Khi đến cảng, đại diện doanh nghiệp cần mang theo D/O, giấy giới thiệu, mã vạch tờ khai hải quan,… để làm thủ tục. Sau khi nộp phí và nhận phiếu ER, hàng sẽ được bàn giao và vận chuyển về nơi bảo quản.

Một số lưu ý khi làm thủ tục thông quan hàng hoá nhập khẩu

Khi tiến hành làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần chú ý một số điểm quan trọng sau để đảm bảo quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ và đúng quy định:

Lưu ý khi làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hoá

• Số lượng mặt hàng trên tờ khai: Mỗi tờ khai hải quan chỉ được khai tối đa 50 mặt hàng. Trong trường hợp số lượng mặt hàng vượt quá con số này, doanh nghiệp phải khai thành nhiều tờ khai riêng biệt và liên kết chúng với nhau qua số nhánh của tờ khai.
• Trị giá tính thuế: Nếu người khai hải quan đăng ký và khai báo thông tin nhập khẩu trong cùng một ngày, tỷ giá áp dụng để tính thuế sẽ được giữ cố định. Tuy nhiên, nếu quá trình khai báo kéo dài sang ngày thứ hai với tỷ giá khác nhau, hệ thống sẽ báo lỗi. Lúc này, người khai sẽ sử dụng nghiệp vụ IDB để gửi lại, thực chất là gọi lại IDA.
• Thuế suất áp dụng: Khi sử dụng nghiệp vụ IDA, hệ thống sẽ tự động lấy thuế suất tại ngày dự kiến khai báo IDC để điền vào tờ khai, giúp đảm bảo tính chính xác và nhất quán.
• Hàng hóa được miễn hoặc giảm thuế: Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ để khai báo đúng các mặt hàng thuộc diện miễn hoặc giảm thuế, nhằm bảo vệ quyền lợi và tránh bị xử phạt do khai sai.
• Thuế VAT đối với hàng nhập khẩu: Khi khai báo, doanh nghiệp phải nhập đúng mã thuế suất VAT tương ứng vào mục có sẵn trên màn hình khai báo để hoàn thành việc đăng ký và khai thuế nhập khẩu.
• Điều kiện đăng ký tờ khai: Nếu doanh nghiệp không đủ điều kiện để đăng ký tờ khai, hệ thống sẽ từ chối cấp số tờ khai và báo lỗi. Tuy nhiên, trong các trường hợp cấp bách như cứu trợ hay phục vụ an ninh quốc phòng, hệ thống vẫn sẽ chấp nhận đăng ký tờ khai.
• Đăng ký bảo lãnh trước khi cấp số tờ khai: Trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện đăng ký bảo lãnh, cần đảm bảo số vận đơn khai báo phải trùng khớp với số vận đơn đã nhập liệu trên hệ thống.
• Khai báo nhiều tờ khai cho cùng một mặt hàng: Nếu cùng một mặt hàng có nhiều thời hạn nộp thuế khác nhau, người khai phải khai báo trên nhiều tờ khai tương ứng với từng kỳ hạn để đảm bảo đúng quy định.

Việc nắm vững quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh được các rủi ro không đáng có. Hãy đảm bảo doanh nghiệp luôn cập nhật các quy định mới nhất và chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết để quá trình nhập khẩu diễn ra suôn sẻ.

Trên thực tế, không dễ để luôn theo kịp quy định và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ khi làm thủ tục hải quan. Nếu doanh nghiệp muốn mọi khâu diễn ra nhanh, gọn và đúng luật, dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói của LTC sẽ lo từ A-Z. Đội ngũ LTC đã xử lý hàng nghìn lô hàng cho doanh nghiệp lớn nhỏ, đảm bảo đúng quy định và đúng tiến độ. Liên hệ LTC Logistics qua hotline 0822 960 960 để được tư vấn miễn phí và chi tiết cho từng mặt hàng cụ thể.