Tất tần tật về bill of lading trong xuất nhập khẩu

Bill of Lading (B/L) là một chứng từ vận tải quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, đặc biệt với các lô hàng vận chuyển bằng đường biển. Việc hiểu rõ về B/L là điều kiện cần thiết để doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý, đảm bảo dòng chảy hàng hóa và thanh toán diễn ra thuận lợi trong chuỗi logistics quốc tế.

Bill of Lading là gì?

Bill of Lading (viết tắt B/L, còn gọi là vận đơn đường biển) là một chứng từ vận tải quan trọng trong xuất nhập khẩu, do người vận chuyển (hãng tàu hoặc đại diện) lập, ký và cấp cho người gửi hàng sau khi hàng hóa được nhận lên tàu hoặc xếp lên tàu. Đây là bằng chứng xác nhận người vận chuyển đã nhận hàng, đồng thời cam kết sẽ giao hàng hóa đó cho người nhận tại cảng đích với đầy đủ số lượng và chất lượng như ghi trong vận đơn.

Bill of Lading đóng vai trò:

• Biên nhận hàng hóa: Chứng minh hàng đã được nhận để vận chuyển;
• Hợp đồng vận chuyển giữa người gửi hàng và người vận tải;
• Chứng từ quyền sở hữu hàng hóa, giúp người sở hữu vận đơn có quyền nhận hàng hoặc chuyển nhượng hàng hóa đó.

Đây là tài liệu thiết yếu trong các giao dịch thương mại quốc tế, phục vụ cho thủ tục hải quan, thanh toán qua ngân hàng, bảo hiểm và đấu thầu hàng hóa.

Bill of lading là một trong số chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu

Các loại Bill of Lading phổ biến

Trong thực tế, có nhiều loại Bill of lading được sử dụng, phù hợp với các mục đích và tính chất vận chuyển khác nhau, tiêu biểu gồm:

• B/L gốc (Original B/L): Vận đơn gốc có giá trị pháp lý mạnh nhất, dùng để kiểm soát quyền sở hữu hàng hóa. Người xuất trình B/L gốc mới được nhận hàng.
• B/L theo lệnh (Order B/L): Cho phép chuyển nhượng quyền nhận hàng thông qua thế chấp hoặc mua bán vận đơn.
• B/L thẳng (Straight B/L): Được cấp cho người nhận nhất định, không thể chuyển nhượng.
• Sea Waybill (B/L không gốc): Là một chứng từ vận tải không có giá trị chuyển nhượng, thường dùng khi hàng được giao trực tiếp cho người nhận mà không cần vận đơn gốc.
• B/L sạch (Clean B/L): Vận đơn không có ghi chú về hư hỏng hoặc thiếu sót hàng hóa, thể hiện hàng được nhận trong tình trạng tốt.
• B/L ghi chú thiếu sót (Claused B/L hay Foul B/L): Có ghi chú về vấn đề với hàng hóa hoặc bao bì, có thể ảnh hưởng đến quyền yêu cầu bảo hiểm.

Ngoài ra còn có các loại chuyên biệt như vận đơn cho hàng siêu trường, siêu trọng hoặc vận đơn dùng trong thuê tàu chuyến (Charter Party).

Xem thêm: Hóa đơn thương mại là gì?

Phân biệt Bill of Lading gốc và Bill of Lading điện tử

B/L điện tử ngày càng phổ biến nhờ ưu điểm giảm thiểu giấy tờ, thời gian xử lý nhanh và tăng độ chính xác, tuy nhiên vẫn cần kết hợp với khung pháp lý và công nghệ bảo mật để đảm bảo quyền lợi các bên liên quan.

Thông tin trên một Bill of Lading

Dưới đây là những thành phần cơ bản thường có trong một vận đơn đường biển (B/L):

1. Bên phát hành vận đơn

• Có thể là hãng tàu (carrier) hoặc đại lý giao nhận (forwarder).
• Thông tin thể hiện ở phần đầu vận đơn và dưới chữ ký.

2. Tên/loại vận đơn

• Phân biệt giữa Master B/L và House B/L, hoặc vận đơn đích danh, vận đơn theo lệnh…

3. Số Booking và số vận đơn

• Số booking: Mã số đặt chỗ với hãng tàu (có thể có hoặc không).
• Số B/L: Do hãng tàu/forwarder phát hành và quản lý.

4. Shipper (Người gửi hàng)

• Là người xuất khẩu hoặc được ủy quyền xuất khẩu.
• Trong một số trường hợp, có thể ghi thêm “C/O: [tên đơn vị trung gian]”.
• Cần ghi rõ: tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax.

5. Consignee (Người nhận hàng)

• Tùy theo loại vận đơn, có thể là:
  • Ghi tên cụ thể
  • “To order” hoặc “To order of [Ngân hàng/người mua]”
• Cũng cần ghi đầy đủ thông tin liên hệ như với Shipper.

6. Notify Party (Bên nhận thông báo hàng đến)

• Có thể là cùng người nhận hàng, hoặc một đơn vị khác.
• Các cách ghi thường gặp:
  • “Same as consignee”
  • Ghi tên và thông tin cụ thể

7. Tên tàu và số chuyến

• Ghi rõ tên tàu và mã chuyến vận chuyển chính trên biển.

8. Cảng bốc hàng (Port of Loading)

• Là nơi hàng được xếp lên tàu.

9. Cảng dỡ hàng (Port of Discharge)

• Là cảng nơi hàng được dỡ xuống, giao cho người nhận.

10. Pre-carriage / On-carriage

• Nếu có vận chuyển nội địa hai đầu, các mục này ghi rõ tên phương tiện và chặng vận chuyển phụ.

Thông tin trên Bill of Lading

11. Place of Receipt / Place of Delivery

• Ghi nơi nhận hàng và giao hàng nội địa nếu có.

12. Container No. & Seal No.

• Ghi số container và số niêm phong. Với hàng lẻ, có thể không ghi.

13. Số lượng kiện / container

• Ghi rõ số lượng và loại container/kiện hàng.

14. Mô tả hàng hóa (Description of Goods)

• Tên hàng hóa, số lượng đóng gói, quy cách…
• Có thể kèm dòng STC (Said to Contain) để bảo vệ hãng tàu.

15. Trọng lượng và thể tích

• Net weight (khối lượng tịnh),
• Gross weight (khối lượng cả bì),
• Measurement (thể tích, đơn vị CBM).

16. Cước vận chuyển: Freight Collect / Prepaid

• Ghi rõ bên nào thanh toán cước:
  • Freight Collect: người nhập khẩu trả
  • Freight Prepaid: người xuất khẩu trả

17. Freight Payable

• Ghi địa điểm thanh toán cước (nước xuất hoặc nước nhập).

18. Nơi và ngày phát hành vận đơn

• Ngày phát hành và nơi cấp B/L – thường là nơi bốc hàng.

19. Ngày xếp hàng / ngày tàu chạy

• Laden on Board Date hoặc Shipped on Board Date
• Ngày này rất quan trọng trong thanh toán L/C và xác định ngày giao hàng.

20. Ký tên và đóng dấu

• Có thể do:
  • Hãng tàu ký: ghi “As the Carrier”
  • Đại lý ký: ghi “As agent for the Carrier”
  • Thuyền trưởng ký: ghi “As the Master”
  • Ký thay thuyền trưởng: “On behalf of [Master]”

Bill of Lading không chỉ là một chứng từ bắt buộc, mà còn là công cụ pháp lý có giá trị trong quá trình giao nhận và xử lý tranh chấp hàng hóa. Do đó, việc nắm vững nội dung, cách sử dụng và các loại B/L sẽ giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả quản lý vận đơn cũng như bảo vệ quyền lợi của mình trong quá trình vận chuyển quốc tế.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ tư vấn về Bill of Lading, hoặc quan tâm dịch vụ khai thuê hải quan trọn gói, vui lòng liên hệ LTC Logistics qua hotline 0822 960 960 để được tư vấn chi tiết.