Thủ tục hải quan là gì? Quy trình làm thủ tục hải quan chi tiết nhất 2025.

Thủ tục hải quan là bước quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Việc hiểu rõ quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro pháp lý. Bài viết này LTC Logistics sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về thủ tục hải quan năm 2025, cập nhật theo các quy định mới nhất theo pháp luật Việt Nam hiện hành.

Thủ tục hải quan là gì? Vai trò của thủ tục hải quan

Thủ tục hải quan là tập hợp các công việc và biện pháp hành chính mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của Luật Hải quan nhằm kiểm soát và quản lý hàng hóa, phương tiện vận tải khi xuất khẩu, nhập khẩu hoặc quá cảnh qua biên giới quốc gia. Cụ thể, thủ tục này bao gồm việc khai báo, nộp tờ khai hải quan, xuất trình chứng từ, kiểm tra thực tế hàng hóa, nộp thuế và các nghĩa vụ tài chính liên quan, cũng như các bước kiểm tra chuyên ngành nếu cần thiết.

Thủ tục hải quan là gì

Vai trò của thủ tục hải quan rất quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu cũng như quản lý kinh tế quốc gia. Cụ thể:

• Ngăn chặn hàng hóa cấm và nguy hiểm: Thủ tục hải quan giúp kiểm soát, ngăn chặn các mặt hàng cấm, hàng hóa nguy hiểm, vũ khí, chất ma túy và các sản phẩm vi phạm pháp luật khác không được phép nhập cảnh hoặc xuất cảnh, qua đó bảo vệ an ninh quốc gia và trật tự xã hội.
• Chống buôn lậu và gian lận thương mại: Thủ tục hải quan là công cụ quan trọng để ngăn chặn các hành vi buôn lậu, vận chuyển trái phép hàng hóa, ngoại hối qua biên giới, góp phần bảo vệ thị trường trong nước và quyền lợi người tiêu dùng.
• Thu thuế và tăng nguồn thu ngân sách: Thủ tục hải quan giúp xác định, thu đúng và thu đủ các loại thuế, phí liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu như thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu, thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt, góp phần quan trọng vào nguồn thu ngân sách nhà nước.
• Thống kê và quản lý kinh tế vĩ mô: Thông qua thủ tục hải quan, cơ quan quản lý thu thập dữ liệu thống kê về hàng hóa xuất nhập khẩu, giúp Nhà nước xây dựng chính sách thuế, thương mại quốc gia, giám sát thị trường và đánh giá các thỏa thuận thương mại quốc tế.
• Thúc đẩy hợp tác và hội nhập quốc tế: Thủ tục hải quan góp phần tạo thuận lợi thương mại, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia, thúc đẩy hội nhập kinh tế quốc tế và phát triển kinh tế đối ngoại.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho thương mại: Thủ tục hải quan giúp đảm bảo hàng hóa lưu thông hợp pháp, minh bạch và nhanh chóng qua biên giới, giảm thiểu rủi ro, tránh ùn tắc tại cửa khẩu, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.

Quy trình làm thủ tục hải quan chi tiết chuẩn 2025

Quy trình làm thủ tục hải quan

Quy trình làm thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm 5 bước cơ bản như sau:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hải quan

Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ theo đúng loại hình xuất nhập khẩu. Một bộ hồ sơ hải quan hợp lệ bao gồm:

• Tờ khai hải quan (điện tử hoặc giấy)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Vận đơn (Bill of Lading)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – nếu có)
• Giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng thuộc diện quản lý đặc biệt)
• Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract)
• Các chứng từ khác theo yêu cầu của từng loại hàng hóa

Bước 2: Khai báo hải quan điện tử

Doanh nghiệp tiến hành khai báo thông tin hàng hóa qua hệ thống điện tử VNACCS/VCIS. Thông tin khai báo phải đầy đủ, chính xác theo các chỉ tiêu quy định:

• Tên hàng, mã HS code, số lượng, đơn giá, trị giá tính thuế
• Phương thức vận chuyển, cảng đi/cảng đến
• Người gửi – người nhận
• Loại hình nhập khẩu/xuất khẩu (kinh doanh, gia công, sản xuất xuất khẩu…)

Sau khi khai báo, hệ thống sẽ tự động phản hồi kết quả phân luồng kiểm tra hải quan.

Bước 3: Phân luồng tờ khai hải quan

Sau khi khai báo, hệ thống sẽ phân tờ khai vào 1 trong 3 luồng:

• Luồng xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa – hàng được thông quan ngay.
• Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ – cán bộ hải quan sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ.
• Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa – mở container, soi chiếu hoặc lấy mẫu kiểm định.

Tùy theo kết quả phân luồng, doanh nghiệp sẽ cung cấp hồ sơ bổ sung hoặc phối hợp kiểm tra.

Bước 4: Nộp thuế và lệ phí hải quan

Doanh nghiệp nộp thuế theo mức thuế suất áp dụng cho mã HS đã khai. Các loại thuế bao gồm:

• Thuế nhập khẩu (nếu có)
• Thuế giá trị gia tăng (VAT)
• Thuế tiêu thụ đặc biệt, bảo vệ môi trường (nếu có)

Hình thức nộp thuế là điện tử thông qua ngân hàng thương mại hoặc tài khoản doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan hải quan.

Bước 5: Thông quan và đưa hàng về kho

Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế và kiểm tra (nếu có), cơ quan hải quan sẽ chấp thuận cho hàng hóa thông quan. Doanh nghiệp có thể in tờ khai hải quan đã thông quan để làm chứng từ hợp lệ khi vận chuyển, lưu kho hoặc cung cấp cho đối tác.

Những lỗi hay mắc phải khi làm thủ tục hải quan

Những lỗi hay mắc phải khi làm thủ tục hải quan thường xuất phát từ việc khai báo không chính xác hoặc chuẩn bị hồ sơ chưa đầy đủ, gây chậm trễ, phát sinh chi phí và có thể bị xử phạt. Dưới đây là các lỗi phổ biến nhất mà doanh nghiệp cần lưu ý:

Khai sai mã HS

Khi khai báo thủ tục hải quan, việc chọn sai mã HS là lỗi phổ biến nhất. Mã HS quyết định thuế suất áp dụng cho hàng hóa, nên nếu khai sai mã này, doanh nghiệp sẽ phải điều chỉnh tờ khai, nộp thêm thuế hoặc bị phạt hành chính.

Nguyên nhân thường do chưa cập nhật danh mục mã HS mới nhất hoặc chưa hiểu rõ đặc điểm hàng hóa. Để tránh lỗi này, doanh nghiệp cần tra cứu kỹ mã HS hoặc nhờ chuyên gia tư vấn trước khi khai báo.

Thông tin về số lượng, trọng lượng và đơn vị tính không chính xác

Nhiều doanh nghiệp khai báo số lượng hoặc trọng lượng trên tờ khai hải quan không khớp với hóa đơn, phiếu đóng gói hoặc vận đơn. Sự không thống nhất này khiến cơ quan hải quan nghi ngờ và yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa, làm chậm tiến trình thông quan. Do đó, doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ tất cả chứng từ trước khi nộp hồ sơ để đảm bảo thông tin thống nhất.

Những lỗi hay mắc phải khi làm thủ tục hải quan

Khai sai loại hình xuất nhập khẩu

Loại hình xuất nhập khẩu xác định quy trình, hồ sơ và thuế suất áp dụng. Việc khai sai loại hình khiến tờ khai không hợp lệ, phải hủy khai và làm lại, gây mất thời gian và phát sinh chi phí. Doanh nghiệp cần hiểu rõ từng loại hình, như xuất khẩu kinh doanh, gia công, tạm xuất tái nhập, nhập khẩu nguyên liệu, hàng tiêu dùng… để khai báo chính xác.

Khai sai phương thức vận chuyển

– Phương thức vận chuyển (đường biển, đường hàng không, đường bộ…) phải được khai báo đúng theo thực tế. Khai sai phương thức vận chuyển có thể gây rối loạn trong quá trình xử lý hồ sơ và vận chuyển.

– Thông tin người nhập khẩu/xuất khẩu không chính xác

– Sai sót trong việc khai báo tên, địa chỉ, mã số thuế của người nhập khẩu hoặc xuất khẩu sẽ ảnh hưởng đến quyền sở hữu hàng hóa và trách nhiệm pháp lý.

– Doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin này trùng khớp với giấy phép kinh doanh và các giấy tờ pháp lý liên quan.

Không đồng nhất thông tin giữa các chứng từ

Hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, vận đơn và phiếu đóng gói phải có thông tin khớp nhau về số lượng, trọng lượng, điều kiện giao hàng, số container… Nếu có sự khác biệt, hải quan sẽ yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa, làm chậm trễ thủ tục.

Khai báo sai số kiện hàng

Nhiều doanh nghiệp khai báo chi tiết từng món hàng thay vì khai tổng số kiện trên tờ khai hải quan. Điều này gây khó khăn cho việc kiểm tra và đối chiếu hàng hóa, dẫn đến việc bị phân luồng kiểm tra thực tế.

Dịch vụ làm thủ tục hải quan của LTC Logistics – Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Sau khi tìm hiểu các bước và những lưu ý quan trọng trong quy trình làm thủ tục hải quan, nhiều doanh nghiệp vẫn đang gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ, khai báo chính xác và xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình thông quan.

Việc tự thực hiện thủ tục hải quan không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót, gây chậm trễ và phát sinh chi phí không mong muốn. Chính vì vậy, lựa chọn một đối tác dịch vụ làm thủ tục hải quan uy tín, chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm công sức, chi phí và đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh chóng.

Dịch vụ thủ tục hải quan tại LTC Logistics

LTC Logistics là đơn vị cung cấp dịch vụ làm thủ tục hải quan chuyên nghiệp với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy trình và các quy định pháp luật Việt Nam hiện hành. Dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói tại LTC Logistics với các điểm mạnh sau:

• Tư vấn chuyên sâu về hồ sơ, quy trình, cập nhật liên tục các quy định mới nhất.
• Tư vấn miễn phí, xử lý các thắc mắc, vấn đề mà doanh nghiệp cần tháo gỡ nhanh chóng.
• Thực hiện khai báo điện tử qua VNACCS/VCIS nhanh chóng, chính xác.
• Hỗ trợ xử lý các luồng kiểm tra, đặc biệt là luồng vàng, đỏ, giúp rút ngắn thời gian thông quan.
• Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, am hiểu pháp luật hải quan và các thủ tục chuyên ngành.
• Giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý, tiết kiệm chi phí và tập trung phát triển kinh doanh.

Lựa chọn LTC Logistics là giải pháp hiệu quả để đảm bảo thủ tục hải quan diễn ra suôn sẻ, nhất là với các doanh nghiệp mới hoặc quy mô lớn có nhiều lô hàng xuất nhập khẩu phức tạp. Vui lòng liên hệ LTC qua hotline 0822 960 960 để được hỗ trợ tư vấn nhanh chóng nhất.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết về thủ tục nhập khẩu hạt điều thô mới nhất năm 2025 mà doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo quy trình thông quan diễn ra suôn sẻ và đúng quy định. Việc tuân thủ đầy đủ các bước kiểm dịch thực vật, chuẩn bị hồ sơ chính xác và khai báo đúng trên hệ thống là yếu tố then chốt giúp hàng hóa nhanh chóng được thông quan, tiết kiệm thời gian và chi phí. Hy vọng bài viết này của LTC sẽ hữu ích với bạn.