Trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, tờ khai hải quan đóng vai trò như “chìa khóa” giúp hàng hóa được thông quan hợp pháp. Dù là doanh nghiệp chuyên nghiệp hay cá nhân mới bắt đầu, việc hiểu rõ về tờ khai hải quan sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rắc rối pháp lý.

Bài viết dưới đây LTC Logistics sẽ giúp bạn nắm rõ khái niệm, vai trò, quy trình thực hiện, cũng như cách khai tờ khai hải quan chính xác và chuẩn nhất 2025.

Tờ khai hải quan là gì?

Khái niệm tờ khai hải quan theo quy định pháp luật Việt Nam

Tờ khai hải quan (tiếng Anh: Customs Declaration) là văn bản do người xuất khẩu, nhập khẩu hoặc chủ phương tiện kê khai thông tin chi tiết về hàng hóa khi làm thủ tục xuất nhập khẩu. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm cung cấp dữ liệu cho cơ quan hải quan kiểm tra, giám sát.

Theo Điều 29 Luật Hải quan 2014, người khai hải quan phải kê khai đầy đủ, chính xác các thông tin trên tờ khai, chủ yếu qua phương thức điện tử. Tờ khai đã đăng ký có giá trị làm căn cứ thực hiện thủ tục hải quan, áp dụng chính sách quản lý và thuế tại thời điểm khai báo.

Tờ khai hải quan là phương tiện kê khai thông tin chi tiết về hàng hóa khi làm thủ tục xuất nhập khẩu

Các nội dung cơ bản trên tờ khai hải quan

Tờ khai bao gồm 3 nhóm thông tin chính:

Thông tin về doanh nghiệp: Mã số thuế, tên, địa chỉ của bên xuất khẩu và nhập khẩu.
Thông tin lô hàng: Số tờ khai, ngày khai, phương tiện vận chuyển, điều kiện giao hàng, hóa đơn, giấy phép liên quan.
Thông tin hàng hóa: Tên hàng, mã HS, số lượng, đơn vị tính, mô tả chi tiết theo hợp đồng và chứng từ thương mại.

Bên cạnh tờ khai, hồ sơ khai hải quan thường đi kèm các tài liệu như hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy phép xuất nhập khẩu, C/O và các chứng từ kiểm tra chuyên ngành (nếu có).

Vai trò của tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu:

Tính thuế và đảm bảo pháp lý: Là căn cứ xác định thuế, phí, đồng thời xác minh tính hợp lệ của lô hàng.
Kiểm soát nguồn gốc và an ninh hàng hóa: Giúp ngăn ngừa hàng cấm, gian lận thương mại.
Điều kiện bắt buộc để thông quan: Hàng hóa chỉ được phép lưu thông sau khi hoàn tất thủ tục với tờ khai.
Hỗ trợ quản lý nhà nước: Cung cấp dữ liệu cho cơ quan chức năng trong kiểm tra, thống kê, kiểm dịch và chính sách quản lý.

Xem thêm: Quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hoá từ A-Z

Phân loại các loại tờ khai hải quan hiện nay

Tờ khai hải quan được phân loại thành nhiều loại dựa trên mục đích, hình thức và tính chất của hàng hóa xuất nhập khẩu. Các loại tờ khai phổ biến hiện nay gồm:

Tờ khai hải quan xuất khẩu

Dùng cho các doanh nghiệp khi muốn đưa hàng hóa ra khỏi lãnh thổ quốc gia với mục đích kinh doanh, buôn bán hoặc các hình thức xuất khẩu khác như tái xuất, xuất khẩu theo hợp đồng gia công, xuất khẩu phi mậu dịch.

Tờ khai hải quan nhập khẩu

Áp dụng cho các lô hàng nhập khẩu vào lãnh thổ quốc gia nhằm tiêu thụ, kinh doanh hoặc gia công. Bao gồm các loại hình nhập khẩu trực tiếp, tái nhập, nhập khẩu phục vụ gia công, nhập khẩu đầu tư, nhập khẩu phi mậu dịch.

Tờ khai hải quan tạm nhập tái xuất

Dành cho hàng hóa tạm nhập vào Việt Nam trong thời gian nhất định và sẽ tái xuất ra nước ngoài mà không tiêu thụ trong nước, như thiết bị thuê mượn, hàng dùng cho triển lãm, sản phẩm gửi bảo hành, pallet đi kèm hàng hóa.

Tờ khai hải quan xuất nhập khẩu tại chỗ

Dùng cho việc trao đổi hàng hóa giữa doanh nghiệp trong nước với doanh nghiệp chế xuất hoặc đối tác nước ngoài mà hàng hóa không qua cửa khẩu quốc tế mà giao ngay trong lãnh thổ Việt Nam. Thường áp dụng cho hàng gia công theo hợp đồng hoặc giao hàng tại Việt Nam theo hình thức xuất nhập khẩu.

Tờ khai hải quan phi mậu dịch

Áp dụng cho hàng hóa không nhằm mục đích kinh doanh như quà biếu, tặng, hàng viện trợ, hàng tặng cho cá nhân hoặc cơ quan.

Ngoài ra, tờ khai hải quan còn được phân loại theo phân luồng kiểm tra dựa trên mức độ rủi ro của lô hàng, nhằm quyết định hình thức kiểm tra của cơ quan hải quan:

Nhóm phân luồng	Hình thức kiểm tra	Ý nghĩa và áp dụng
Luồng xanh	Miễn kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa	Dành cho doanh nghiệp tuân thủ tốt, hàng hóa không có rủi ro cao, thông quan nhanh chóng
Luồng vàng	Kiểm tra hồ sơ, không kiểm tra thực tế hàng hóa	Áp dụng khi hồ sơ có nghi ngờ nhưng chưa cần kiểm tra thực tế
Luồng đỏ	Kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa	Dành cho hàng hóa có dấu hiệu vi phạm hoặc rủi ro cao, kiểm tra nghiêm ngặt

Phân luồng tờ khai giúp cơ quan hải quan quản lý rủi ro hiệu quả, đồng thời tạo thuận lợi cho doanh nghiệp khi làm thủ tục xuất nhập khẩu

Hướng dẫn chi tiết cách điền tờ khai hải quan

Việc điền tờ khai hải quan đúng và đầy đủ là bước quan trọng trong thủ tục xuất nhập khẩu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách khai các mục chính trên tờ khai hải quan theo mẫu mới nhất (HQ/2015/XK cho xuất khẩu và HQ/2015/NK cho nhập khẩu), áp dụng phổ biến hiện nay:

Các bước chuẩn bị trước khi khai tờ khai hải quan

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm: hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ và các giấy phép liên quan (nếu có).
Truy cập hệ thống khai báo điện tử VNACCS/VCIS hoặc sử dụng mẫu giấy trong trường hợp đặc biệt.
Kiểm tra kỹ các thông tin cần khai để đảm bảo chính xác, tránh sai sót gây chậm trễ thông quan

Cách điền tờ khai hải quan hàng xuất khẩu

Dưới đây là bảng hướng dẫn chi tiết cách điền tờ khai hải quan hàng xuất khẩu theo mẫu HQ/2015/XK (Nguồn: Thư viện Pháp Luật)

Ô	Nội dung tờ khai	Hướng dẫn điền thông tin
1	Người xuất khẩu	Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại, số Fax, mã số thuế của thương nhân xuất khẩu (nếu là cá nhân thì ghi CCCD/CMND/Hộ chiếu)
2	Người nhập khẩu	Ghi tên, địa chỉ, số điện thoại, số Fax, mã số thuế của người nhập khẩu ở nước ngoài (nếu có)
3	Người ủy thác/ủy quyền	Thông tin người được ủy quyền khai báo hải quan (tên, địa chỉ, mã số thuế)
4	Đại lý hải quan	Ghi tên, địa chỉ, mã số thuế, số hợp đồng và ngày ký hợp đồng đại lý hải quan
5	Loại hình	Chọn loại hình xuất khẩu phù hợp (ví dụ: xuất khẩu thương mại, gia công, tái xuất, phi mậu dịch)
6	Giấy phép số	Ghi số, ngày cấp, ngày hết hạn giấy phép chuyên ngành (nếu có)
7	Hợp đồng	Ghi số, ngày ký, ngày hết hạn hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng (nếu có)
8	Hóa đơn thương mại	Ghi số, ngày lập hóa đơn thương mại
9	Cửa khẩu xuất hàng	Ghi tên cảng hoặc cửa khẩu nơi hàng hóa được xếp lên phương tiện vận tải để xuất khẩu
10	Nước nhập khẩu	Ghi tên nước hoặc vùng lãnh thổ điểm đến cuối cùng (không tính nước quá cảnh)
11	Điều kiện giao hàng	Ghi rõ điều kiện giao hàng theo hợp đồng thương mại (ví dụ: FOB, CIF, EXW)
12	Phương thức thanh toán	Ghi phương thức thanh toán đã thỏa thuận trong hợp đồng thương mại (nếu có)
13	Đồng tiền thanh toán	Ghi mã loại tiền tệ dùng để thanh toán theo hợp đồng thương mại
14	Tỷ giá tính thuế	Ghi tỷ giá giữa đơn vị nguyên tệ với đồng Việt Nam áp dụng để tính thuế
15	Mô tả hàng hóa	Ghi tên hàng, quy cách, phẩm chất, kích thước, màu sắc từng loại hàng hóa theo hợp đồng thương mại
16	Mã số hàng hóa (HS code)	Ghi mã số phân loại hàng hóa theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam
17	Xuất xứ hàng hóa	Ghi tên nước hoặc vùng lãnh thổ nơi hàng hóa được sản xuất, theo mã ISO
18	Lượng hàng	Ghi số lượng, khối lượng hoặc trọng lượng từng mặt hàng phù hợp với đơn vị tính
19	Đơn vị tính	Ghi đơn vị đo lường (kg, mét, lít, kiện, bộ, cái…)
20	Đơn giá nguyên tệ	Ghi đơn giá từng mặt hàng bằng đơn vị tiền tệ đã khai ở ô 13
21	Trị giá nguyên tệ	Ghi tổng trị giá thanh toán của từng mặt hàng (số lượng x đơn giá nguyên tệ)
22	Thuế xuất/nhập khẩu	Ghi trị giá tính thuế, thuế suất, số tiền thuế xuất khẩu từng mặt hàng
23	Thu khác	Ghi trị giá tính thu khác, tỷ lệ %, số tiền thu khác (nếu có)
24	Tổng số tiền thuế và thu khác	Ghi tổng số tiền thuế xuất khẩu và thu khác, bằng số và bằng chữ
25	Số hiệu container, kiện hàng	Ghi số hiệu container, số lượng kiện, trọng lượng hàng trong container, địa điểm đóng hàng
26	Chứng từ đi kèm	Liệt kê các chứng từ đi kèm tờ khai xuất khẩu như hợp đồng, hóa đơn, giấy phép, giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành

Cách điền tờ khai hải quan hàng nhập khẩu

Dưới đây là bảng hướng dẫn chi tiết cách điền tờ khai hải quan hàng nhập khẩu theo mẫu HQ/2015/XK (Nguồn: Thư viện Pháp Luật)

Ô	Nội dung tờ khai	Hướng dẫn điền thông tin
1	Người xuất khẩu	Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại, số Fax, mã số thuế của người bán hàng ở nước ngoài (cá nhân ghi CCCD/CMND/Hộ chiếu)
2	Người nhập khẩu	Ghi tên, địa chỉ, số điện thoại, số Fax, mã số thuế của thương nhân nhập khẩu tại Việt Nam (cá nhân ghi CCCD/CMND/Hộ chiếu)
3	Người ủy thác/ủy quyền	Thông tin người được ủy quyền khai báo hải quan (tên, địa chỉ, mã số thuế)
4	Đại lý hải quan	Ghi tên, địa chỉ, mã số thuế, số hợp đồng và ngày ký hợp đồng đại lý hải quan
5	Loại hình nhập khẩu	Chọn loại hình nhập khẩu phù hợp (nhập khẩu thương mại, tạm nhập tái xuất, gia công, phi mậu dịch,…)
6	Hóa đơn thương mại	Ghi số, ngày lập hóa đơn thương mại
7	Giấy phép số	Ghi số, ngày cấp, ngày hết hạn giấy phép chuyên ngành (nếu có)
8	Hợp đồng	Ghi số, ngày ký, ngày hết hạn hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng (nếu có)
9	Vận đơn	Ghi số vận đơn, ngày cấp, tên phương tiện vận tải
10	Cảng xếp hàng	Ghi tên cảng, địa điểm xếp hàng lên phương tiện vận tải
11	Cảng dỡ hàng	Ghi tên cảng/cửa khẩu nơi hàng hóa được dỡ xuống
12	Phương tiện vận tải	Ghi tên, số hiệu phương tiện vận tải, ngày đến cảng
13	Nước xuất khẩu	Ghi tên nước hoặc vùng lãnh thổ nơi hàng hóa được xuất khẩu (mã nước ISO)
14	Điều kiện giao hàng	Ghi rõ điều kiện giao hàng theo hợp đồng thương mại (ví dụ: FOB, CIF, EXW)
15	Phương thức thanh toán	Ghi phương thức thanh toán đã thỏa thuận trong hợp đồng thương mại (nếu có)
16	Đồng tiền thanh toán	Ghi mã loại tiền tệ dùng để thanh toán theo hợp đồng thương mại
17	Tỷ giá tính thuế	Ghi tỷ giá giữa đơn vị nguyên tệ với đồng Việt Nam áp dụng để tính thuế
18	Mô tả hàng hóa	Ghi tên hàng, quy cách, phẩm chất, kích thước, màu sắc từng loại hàng hóa theo hợp đồng thương mại
19	Mã số hàng hóa (HS code)	Ghi mã số phân loại hàng hóa theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam
20	Chế độ ưu đãi thuế	Ghi mã chế độ ưu đãi thuế (nếu có)
21	Lượng hàng	Ghi số lượng, khối lượng hoặc trọng lượng từng mặt hàng phù hợp với đơn vị tính
22	Đơn vị tính	Ghi đơn vị đo lường (kg, mét, lít, kiện, bộ, cái…)
23	Đơn giá nguyên tệ	Ghi đơn giá từng mặt hàng bằng đơn vị tiền tệ đã khai ở ô 16
24	Trị giá nguyên tệ	Ghi tổng trị giá thanh toán của từng mặt hàng (số lượng x đơn giá nguyên tệ)
25	Thuế nhập khẩu	Ghi trị giá tính thuế, thuế suất, số tiền thuế nhập khẩu từng mặt hàng
26	Thuế tiêu thụ đặc biệt	Ghi số tiền thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
27	Thuế bảo vệ môi trường	Ghi số tiền thuế bảo vệ môi trường (nếu có)
28	Thuế giá trị gia tăng (VAT)	Ghi số tiền thuế VAT áp dụng cho hàng nhập khẩu
29	Thu khác	Ghi trị giá tính thu khác, tỷ lệ %, số tiền thu khác (nếu có)
30	Tổng số tiền thuế và thu khác	Ghi tổng số tiền thuế nhập khẩu và thu khác, bằng số và bằng chữ
31	Số hiệu container, kiện hàng	Ghi số hiệu container, số lượng kiện, trọng lượng hàng trong container, địa điểm đóng hàng
32	Chứng từ đi kèm	Liệt kê các chứng từ đi kèm tờ khai nhập khẩu như hợp đồng, hóa đơn, giấy phép, giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành

Xem thêm: Quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu chi tiết & đầy đủ nhất 2025

Một số lưu ý khi khai báo tờ khai hải quan

Khi khai báo tờ khai hải quan, doanh nghiệp và người khai cần lưu ý các điểm quan trọng sau để đảm bảo thủ tục diễn ra chính xác, nhanh chóng và đúng quy định pháp luật:

Khai báo chính xác, đầy đủ thông tin về người xuất nhập khẩu, hàng hóa, hợp đồng và giấy phép để tránh sai sót, chậm trễ khi thông quan.
Đính kèm đầy đủ giấy phép và chứng từ chuyên ngành nếu hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt.
Chỉ khai một hóa đơn trên một tờ khai, trường hợp nhiều hóa đơn phải lập bảng kê chi tiết kèm theo.
Chọn đúng mã HS và cập nhật theo quy định mới nhất để đảm bảo tính thuế chính xác và tránh bị phạt.
Tính toán chính xác trị giá hải quan, bao gồm cả chi phí vận chuyển, bảo hiểm liên quan đến hàng hóa.
Khai tối đa 50 dòng hàng trên một tờ khai, nếu nhiều hơn phải chia thành nhiều tờ khai để quản lý hiệu quả.
Khai báo đầy đủ số container, số kiện và trọng lượng hàng hóa khi vận chuyển bằng container để thuận tiện kiểm tra.
Kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi tờ khai nhằm hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian xử lý.
Theo dõi kết quả phân luồng (xanh, vàng, đỏ) để chuẩn bị hồ sơ bổ sung hoặc phối hợp kiểm tra thực tế khi cơ quan hải quan yêu cầu.
Tuân thủ các quy định pháp luật và nguyên tắc khai báo hải quan, chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin khai báo.

Câu hỏi thường gặp về tờ khai hải quan

FAQs về khai tờ khai hải quan

Người khai hải quan gồm những ai?

-> Người khai hải quan có thể là chủ hàng, đại lý hải quan hoặc người được ủy quyền theo quy định pháp luật.

Khi nào được khai tờ khai hải quan giấy?

-> Tờ khai giấy chỉ áp dụng trong một số trường hợp đặc biệt như hàng hóa phục vụ yêu cầu khẩn cấp, hoặc khi khai điện tử gặp sự cố.

Có mấy cách đăng ký tờ khai hải quan?

-> Có 2 cách: khai trên tờ khai giấy và khai điện tử. Hiện nay, khai điện tử được áp dụng phổ biến do thuận tiện và ít sai sót.

Khi nào được khai bổ sung tờ khai?

-> Khai bổ sung khi tờ khai đã đăng ký nhưng hàng hóa chưa nhập khẩu, hoặc khai sai các chỉ tiêu không được sửa đổi trực tiếp theo quy định.

Hồ sơ cần nộp khi làm thủ tục hải quan gồm những gì?

-> Bao gồm hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, vận đơn, giấy phép chuyên ngành, chứng từ thanh toán, biên bản nhận hàng và các giấy tờ liên quan.

Việc xem hàng hóa, lấy mẫu hàng hóa trước khi khai được thực hiện thế nào?

-> Theo quy định của Luật Hải quan và Thông tư 38/2015/TT-BTC, việc xem và lấy mẫu hàng hóa nhằm phục vụ khai báo chính xác, được thực hiện tại khu vực giám sát hải quan.

Thời hạn nộp thuế nhập khẩu là khi nào?

-> Thông thường trong vòng 10 ngày kể từ ngày thông quan, riêng nguyên liệu sản xuất hàng xuất khẩu có thể có quy định riêng.

Làm sao xử lý khi tờ khai bị phân luồng đỏ?

-> Người khai có thể làm công văn xin hỗ trợ kiểm hóa hoặc phối hợp với cơ quan hải quan để giải quyết.

Doanh nghiệp cần hỗ trợ khai tờ khai hải quan nhanh chóng, chính xác và đúng quy định? Vui lòng liên hệ LTC Logistics qua hotline 0822 960 960 để được đội ngũ chuyên viên hải quan của chúng tôi tư vấn miễn phí và chi tiết nhất!

Tờ khai hải quan là tài liệu bắt buộc trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa, giúp cơ quan chức năng kiểm soát và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Doanh nghiệp và cá nhân cần nắm rõ các bước khai báo, hồ sơ kèm theo và cập nhật các mẫu biểu mới nhất để tránh sai sót và chậm trễ trong thông quan. Hy vọng bài viết trên của LTC Logistics sẽ hữu ích với bạn.

NHẬN BÁO GIÁ CHI TIẾT

Tờ khai hải quan là gì? Quy trình, mẫu và cách khai chính xác [Cập nhật 2025]