Cách đọc bộ chứng từ xuất nhập khẩu chi tiết từ A-Z [Cập nhật 2025]
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp các giấy tờ quan trọng trong quá trình giao thương quốc tế, giúp đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của các bên liên quan. Việc hiểu rõ cách đọc và kiểm tra từng chứng từ trong bộ hồ sơ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh sai sót mà còn tối ưu hóa quy trình làm thủ tục hải quan.
Bài viết này LTC Logistics sẽ hướng dẫn bạn cách đọc bộ chứng từ xuất nhập khẩu chuẩn xác và đầy đủ nhất.
Vai trò của bộ chứng từ xuất nhập khẩu
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu giữ vai trò then chốt trong toàn bộ quá trình giao dịch thương mại quốc tế, đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và an toàn cho các bên tham gia.
- Đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch: Bộ chứng từ là bằng chứng pháp lý xác nhận rằng hàng hóa được vận chuyển và giao dịch đúng quy định của pháp luật các quốc gia liên quan, giúp tránh các rủi ro pháp lý và tranh chấp sau này.
- Căn cứ thực hiện quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng: Các chứng từ như hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, vận đơn… là cơ sở để các bên thực hiện nghĩa vụ giao nhận hàng hóa, thanh toán, cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình giao dịch.
- Hỗ trợ thanh toán quốc tế: Trong các phương thức thanh toán như thư tín dụng (L/C), bộ chứng từ đầy đủ và chính xác là điều kiện bắt buộc để ngân hàng thực hiện thanh toán, bảo vệ quyền lợi cho cả người bán và người mua.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho thủ tục hải quan và thông quan: Hải quan dựa vào bộ chứng từ để kiểm tra, xác nhận thông tin hàng hóa, đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế, kiểm dịch, kiểm tra chuyên ngành, từ đó giúp hàng hóa được thông quan nhanh chóng và hợp pháp.
- Quản lý rủi ro và giải quyết tranh chấp: Khi xảy ra hư hỏng, mất mát hoặc sai sót trong giao dịch, bộ chứng từ là căn cứ để các bên khiếu nại, đòi bồi thường hoặc giải quyết tranh chấp một cách minh bạch, công bằng.
Tóm lại, bộ chứng từ xuất nhập khẩu không chỉ là tập hợp các giấy tờ cần thiết mà còn là công cụ quản lý toàn diện, giúp doanh nghiệp và các bên liên quan thực hiện giao dịch quốc tế một cách hiệu quả, an toàn và tuân thủ pháp luật.
Xem thêm: Cách đọc tờ khai hải quan nhập khẩu chuẩn xác [Cập nhật 2025]
Hướng dẫn cách đọc bộ chứng từ xuất nhập khẩu chi tiết nhất
Để hiểu và xử lý hồ sơ xuất nhập khẩu chính xác, doanh nghiệp cần nắm vững cách đọc bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các loại chứng từ quan trọng và những thông tin cần chú ý khi kiểm tra từng loại.
Cách đọc bộ chứng từ xuất nhập khẩu
1. Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
Là văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua quốc tế. Khi đọc hợp đồng, cần chú ý:
- Tên hàng hóa, số lượng, chất lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng (Incoterms)
- Phương thức và thời gian thanh toán (T/T, L/C…)
- Phương tiện vận tải, tuyến đường vận chuyển
- Trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi bên trong giao nhận hàng
Mẫu hợp đồng ngoại thương
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Là căn cứ xác định trị giá hàng hóa, dùng để tính thuế và thanh toán.
- Kiểm tra kỹ: tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng
- Thông tin người bán và người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế nếu có)
- Thông tin vận chuyển: hình thức, cảng đi – đến
Mẫu hóa đơn thương mại
3. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
Là bảng kê chi tiết cách đóng gói lô hàng.
- Tên hàng, số lượng, trọng lượng (net/gross), số kiện
- Loại bao bì sử dụng: thùng carton, kiện gỗ, container,…
- Mã HS nếu có và thông tin người gửi – người nhận
Mẫu packing list
4. Vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill)
Là chứng từ vận tải xác nhận hàng đã được giao cho hãng vận chuyển.
- Xác minh: người gửi (Shipper), người nhận (Consignee), Notify party
- Thông tin về hành trình, số container, mô tả hàng hóa
- Loại vận đơn: bản gốc hay bản copy, vận đơn theo lệnh hay đích danh
Mẫu vận đơn
5. Tờ khai hải quan
Là căn cứ pháp lý để thông quan hàng hóa.
- Loại hình xuất nhập khẩu (A11, E21…)
- Dòng hàng: tên hàng, mã HS, trị giá tính thuế, mã miễn/giảm thuế nếu có
- Số tờ khai, ngày khai, đơn vị khai
Mẫu tờ khai hải quan
6. Thư tín dụng (L/C – Letter of Credit)
Là cam kết thanh toán do ngân hàng phát hành thay mặt người mua.
- Tên người thụ hưởng, ngân hàng phát hành, số tiền tín dụng
- Hạn hiệu lực, điều kiện xuất trình chứng từ, danh sách chứng từ yêu cầu
- Phương thức thanh toán: sight, deferred, acceptance…
Mẫu letter of credit
7. Giấy phép xuất nhập khẩu
Áp dụng cho mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành.
- Loại hàng hóa, mã HS, số lượng, thời hạn hiệu lực
- Cơ quan cấp phép và điều kiện kèm theo nếu có
8. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
Chứng minh nguồn gốc hàng hóa, để được hưởng ưu đãi thuế quan.
- Kiểm tra mẫu C/O phù hợp (Form E, Form D, AK…)
- Mã HS, tên hàng, tiêu chí xuất xứ, số invoice
- Thời hạn hiệu lực và chữ ký của cơ quan có thẩm quyền
Mẫu giấy chứng nhận C/O
9. Giấy chứng nhận kiểm dịch/chất lượng
Áp dụng cho hàng nông sản, thực phẩm, dược phẩm, máy móc cũ,…
- Kết quả kiểm tra, tình trạng hàng hóa đạt/không đạt
- Cơ quan cấp giấy chứng nhận, ngày hiệu lực
- Các điều kiện liên quan đến lưu hành hoặc tái xuất
10. Giấy bảo hiểm hàng hóa
Đảm bảo quyền lợi khi có rủi ro trong quá trình vận chuyển.
- Mức bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm, thời gian hiệu lực
- Thông tin về hàng hóa, phương tiện vận chuyển
- Loại rủi ro được bảo hiểm: tổn thất toàn bộ, cháy nổ, va chạm…
Hiểu và biết cách đọc bộ chứng từ xuất nhập khẩu là bước quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu hiệu quả, tránh rủi ro và đảm bảo quyền lợi trong giao dịch quốc tế. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trên, bạn đã có thể tự tin kiểm tra và sử dụng bộ chứng từ một cách chuẩn xác nhất trong hoạt động xuất nhập khẩu của mình.
Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ tư vấn, kiểm tra hồ sơ hoặc dịch vụ khai báo hải quan trọn gói, vui lòng liên hệ LTC Logistics qua hotline 0822 960 960 để được tư vấn chi tiết nhất.
