SI là gì trong xuất nhập khẩu. Hướng dẫn điền thông tin trên SI

Trong quy trình xuất khẩu, SI (Shipping Instruction) là chứng từ quan trọng giúp hãng tàu phát hành vận đơn chính xác. Vậy SI là gì trong xuất nhập khẩu, gồm những nội dung nào và cách điền ra sao? Bài viết này LTC Logistics sẽ giúp bạn hiểu rõ và tránh sai sót khi khai báo SI.

SI là gì trong xuất nhập khẩu? Ai là người khai báo SI?

SI là gì trong xuất nhập khẩu? Đây là câu hỏi phổ biến với nhiều doanh nghiệp mới bắt đầu xuất khẩu hàng hóa. SI (Shipping Instruction) là chứng từ hoặc tài liệu quan trọng do người gửi hàng (shipper) trong xuất nhập khẩu cung cấp cho hãng tàu hoặc công ty giao nhận (forwarder). SI giúp người vận chuyển phát hành vận đơn (Bill of Lading) đúng thông tin, tránh sai sót gây tranh chấp sau này.

Người khai báo SI thường là chủ hàng (shipper) hoặc đại diện của họ. Chủ hàng có trách nhiệm gửi SI tới hãng tàu hoặc forwarder trước thời gian quy định (gọi là thời hạn SI Cut-off Time) để kịp tiến trình phát hành vận đơn. Việc khai báo SI chính xác, đúng hạn giúp tránh tình trạng rớt tàu, bị phạt hoặc phát sinh chi phí không mong muốn.

SI là gì trong xuất nhập khẩu

Tại sao phải nộp Shipping Instruction?

Việc nộp SI là bắt buộc trong quy trình xuất nhập khẩu vì những lý do chính sau:

• Đảm bảo tính thống nhất và chính xác của thông tin vận chuyển: SI giúp hãng tàu và forwarder có đầy đủ thông tin về lô hàng để phát hành vận đơn chính xác, tránh sai sót giữa các chứng từ.
• Hỗ trợ kiểm soát và quản lý hàng hóa: Các yêu cầu về đóng gói, vận chuyển, thủ tục hải quan được thể hiện rõ trong SI giúp xử lý nhanh gọn và chính xác các bước tiếp theo của chuỗi logistics.
• Tránh bị phạt và rớt chuyến: Nếu không nộp SI đúng thời hạn (SI Cut-off Time), người gửi hàng có thể bị phạt tiền hoặc hàng hóa không được vận chuyển đúng kế hoạch, dẫn đến chi phí phát sinh và ảnh hưởng thời gian giao nhận.
• Làm căn cứ pháp lý và tranh chấp: SI là bằng chứng cho các thỏa thuận vận chuyển, giúp giải quyết tranh chấp khi có sự cố hàng hóa hay thay đổi thông tin vận chuyển.

Xem thêm: MSDS là gì? Tìm hiểu phiếu an toàn hóa chất chi tiết từ A-Z

Nội dung trên SI

SI có thể được trình bày trên file Word, Excel, hoặc nhập trực tiếp trên hệ thống nội bộ của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, bất kể hình thức nào, một bản SI hợp lệ đều cần đảm bảo bao gồm các thông tin chính yếu sau:

1. Số Booking: Mã số duy nhất để theo dõi lô hàng.
2. Tên tàu & số chuyến: Xác định phương tiện vận chuyển.
3. Loại vận đơn: Telex Release hoặc Original B/L.
4. Thanh toán cước: Prepaid (trả trước) hoặc Collect (người nhận trả).
5. Shipper: Tên, địa chỉ, MST người gửi.
6. Consignee: Tên, địa chỉ người nhận – nên xác nhận lại với người mua.
7. Notify Party: Bên nhận thông báo khi hàng đến cảng.
8. Thông tin hàng hóa:
• Số container (nếu có)
• Mô tả hàng: loại hàng, chất liệu, màu sắc, đóng gói…
• Số lượng – Trọng lượng – Thể tích
• Mã HS Code
9. Cảng xếp hàng
10. Cảng dỡ hàng
11. Điểm đến cuối cùng của hàng hóa

Lưu ý: Cần mô tả hàng hóa càng chi tiết càng tốt. Mẫu SI có thể khác nhau giữa các forwarder nhưng nội dung chính không thay đổi.

Hướng dẫn tạo SI đơn giản

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lập SI theo 2 cách chính: gửi qua email hoặc điền trực tiếp trên website của hãng tàu. Mỗi phương pháp đều có quy trình riêng, nhưng mục tiêu chung là đảm bảo thông tin chính xác để phát hành vận đơn (B/L) đúng hạn.

Hướng dẫn tạo SI đơn giản

1. Gửi SI qua Email

Bước 1: Chủ hàng gửi thông tin SI cho công ty giao nhận (forwarder).
Bước 2: Forwarder tiếp nhận, điền mẫu SI và gửi bản nháp cho chủ hàng kiểm tra.
Bước 3: Hai bên rà soát, thống nhất nội dung SI.
Bước 4: Forwarder gửi SI đến hãng tàu để phát hành vận đơn.

2. Lập SI qua website hãng tàu

Bước 1: Chủ hàng cung cấp thông tin SI cho đơn vị vận chuyển (hoặc tự nhập).
Bước 2: Forwarder xác nhận thông tin.
Bước 3: Thông tin được hoàn thiện trực tiếp trên hệ thống website hãng tàu.
Bước 4: Xác nhận lần cuối và gửi hãng tàu xử lý vận đơn.

Việc sử dụng hệ thống online của hãng tàu giúp giảm thời gian chờ đợi, hạn chế sai sót, và xử lý nhanh hơn. Thậm chí, một số hãng còn áp dụng phí phạt cao hơn nếu submit SI chậm qua email, nhằm khuyến khích sử dụng nền tảng số.

Shipping Instruction (SI) là mắt xích quan trọng trong chuỗi chứng từ xuất khẩu, đóng vai trò then chốt để phát hành vận đơn chính xác và đảm bảo tiến độ giao hàng. Hiểu rõ SI là gì trong xuất nhập khẩu, nắm vững nội dung cần có và biết cách điền SI đúng chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Khai báo chứng từ chính xác và đúng thời hạn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp xuất khẩu đúng tiến độ, tránh phát sinh chi phí lưu cont, lưu bãi hoặc bị từ chối hàng. Thay vì tự xoay xở với thủ tục rườm rà, nhiều doanh nghiệp SME lựa chọn dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói để tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro.

Liên hệ LTC Logistics qua hotline 0822 960 960 để được tư vấn chi tiết.