Quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu là bước bắt buộc và quan trọng để hàng hoá có thể thông quan đúng pháp luật. Bài viết sau LTC Logistics sẽ hướng dẫn chi tiết từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi hoàn tất thủ tục tại cửa khẩu.

Quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hoá

Để đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi, đúng pháp luật và đúng tiến độ, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu. Dưới đây là 6 bước cơ bản nhưng quan trọng trong toàn bộ quy trình này:

quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hoá

Bước 1: Xác định loại hàng hóa xuất khẩu

Trước khi thực hiện bất kỳ thủ tục nào, doanh nghiệp cần kiểm tra xem mặt hàng dự kiến xuất khẩu có nằm trong danh mục cấm xuất khẩu hay không (theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP). Ngoài ra, cần xác định xem hàng thuộc diện:

• Hàng cấm xuất khẩu
• Hàng cần giấy phép xuất khẩu
• Hàng phải kiểm tra chuyên ngành
• Hàng chịu thuế xuất khẩu
• Hàng xuất khẩu theo hạn ngạch

Việc xác định đúng loại hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và thủ tục phù hợp ngay từ đầu.

Bước 2: Ký kết hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract) là văn bản thể hiện các thỏa thuận giữa bên bán và bên mua quốc tế. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng trong quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hoá, bao gồm thông tin về hàng hóa, giá cả, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán…

Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ sau:

• Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Booking note và xác nhận container
• Giấy phép xuất khẩu (nếu có)
• Chứng nhận xuất xứ (C/O – nếu cần ưu đãi thuế)
  Bộ chứng từ càng đầy đủ và chính xác, việc khai báo hải quan càng dễ dàng.

Xem thêm: Quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hoá từ A-Z

Bước 4: Khai và truyền tờ khai hải quan điện tử

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm VNACCS (hoặc phần mềm ECUS) để truyền tờ khai hải quan dựa trên bộ chứng từ. Với doanh nghiệp xuất khẩu lần đầu, cần thực hiện thêm:

• Mua và đăng ký chữ ký số
• Cài đặt phần mềm khai báo điện tử
• Khai báo thông tin lô hàng và truyền tờ khai

Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ hải quan theo phân luồng

Sau khi truyền tờ khai, hệ thống hải quan sẽ tự động phân luồng:

• Luồng xanh: Miễn kiểm tra chứng từ và hàng hóa, thông quan nhanh.
• Luồng vàng: Kiểm tra chứng từ giấy. Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ trực tiếp tại chi cục hải quan.
• Luồng đỏ: Kiểm tra cả chứng từ và hàng hóa thực tế (kiểm tra máy soi hoặc mở container).

Tùy vào luồng, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ tương ứng để được thông quan.

Bước 6: Thông quan và thanh lý tờ khai

Sau khi hoàn thành các bước trên, tờ khai sẽ được thông quan. Doanh nghiệp nộp lại tờ khai và mã vạch cho hãng tàu để xác nhận hàng đã thực xuất. Đây là bước cuối trong quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu, giúp hàng hóa chính thức rời khỏi lãnh thổ Việt Nam.

Những lưu ý khi thực hiện quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Lưu ý khi thực hiện quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu bao gồm:

• Chuẩn bị đầy đủ và chính xác bộ chứng từ: Bao gồm hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, các giấy phép xuất khẩu (nếu có) và các giấy tờ liên quan khác. Hàng hóa đặc thù cần chuẩn bị thêm các giấy tờ kiểm tra chuyên ngành theo quy định hiện hành.
• Kiểm tra chính sách mặt hàng xuất khẩu: Xác định mặt hàng có thuộc diện khuyến khích, hạn chế hay cấm xuất khẩu, có chịu thuế xuất khẩu hay không để tránh sai sót và vi phạm pháp luật.
• Khai báo tờ khai hải quan chính xác và kịp thời: Sử dụng chữ ký số đã đăng ký với Tổng cục Hải quan, nhập dữ liệu đầy đủ trên phần mềm khai báo hải quan điện tử. Phân luồng kiểm tra gồm luồng xanh, vàng, đỏ có ý nghĩa khác nhau, cần tuân thủ theo hướng dẫn để tránh bị kiểm tra nhiều lần hoặc bị phạt.
• Phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan: Bao gồm cơ quan hải quan, đơn vị vận chuyển, đại lý khai báo hải quan để theo dõi tiến trình xử lý, xử lý kịp thời nếu có yêu cầu bổ sung hoặc vấn đề phát sinh.
• Theo dõi tiến trình thông quan và cập nhật thông tin lô hàng: Sau khi hoàn thành thủ tục và hàng rời cảng, cần giám sát lô hàng để cập nhật lịch trình cho bên nhập khẩu nhằm đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời hạn.
• Lưu ý về các quy định kiểm tra chuyên ngành và thuế: Hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định, chuẩn bị hồ sơ tương ứng; nắm rõ các mức thuế xuất khẩu áp dụng để tránh thiếu sót khi nộp thuế.
• Tránh sai sót trong kê khai để không bị phạt: Sai sót trong khai báo có thể dẫn đến bị xử phạt hành chính hoặc không được phép xuất hàng nếu lỗi nghiêm trọng.

Thực hiện đúng quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu giúp doanh nghiệp tránh rủi ro, đảm bảo tiến độ giao hàng và nâng cao uy tín với đối tác nước ngoài. Doanh nghiệp cần dịch vụ khai thuê hải quan trọn gói, vui lòng liên hệ LTC Logistics qua hotline 0822 6960 960 để được tư vấn chi tiết.