Hợp chuẩn hợp quy là gì trong xuất nhập khẩu?

Để hàng hóa được phép xuất nhập khẩu và lưu hành hợp pháp tại Việt Nam, phần lớn các mặt hàng đều cần trải qua bước công bố hợp chuẩn, hợp quy. Nếu doanh nghiệp không tìm hiểu trước quy định về hợp chuẩn hợp quy áp dụng cho mặt hàng của mình, rất dễ rơi vào tình huống hàng về đến cảng mà không thể thông quan.

Vậy chính xác hợp chuẩn hợp quy là gì, căn cứ pháp lý nào điều chỉnh, và quy trình thực hiện với hàng nhập khẩu ra sao? Cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây.

Hợp chuẩn hợp quy là gì?

Hợp chuẩn hợp quy là việc một hàng hóa, dịch vụ hoặc quá trình được đánh giá, xác nhận đáp ứng các tiêu chuẩn của quốc gia, quốc tế, khu vực hoặc quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật địa phương tương ứng với chính loại hàng hóa đó. Để khẳng định chất lượng sản phẩm trước khi đưa ra thị trường, tổ chức hoặc cá nhân thường tìm đến một bên thứ ba có thẩm quyền để xác nhận sự phù hợp này.

Hợp chuẩn hợp quy là gì

Trong đó, hai hoạt động cấu thành hợp chuẩn hợp quy được phân biệt rõ như sau:

Công bố hợp chuẩn: là việc tổ chức, cá nhân tự công bố đối tượng hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng.
Công bố hợp quy: là việc tổ chức, cá nhân tự công bố đối tượng hoạt động trong lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.

Với hàng hóa xuất nhập khẩu, nếu doanh nghiệp muốn sản phẩm của mình được lưu hành bền vững, đảm bảo an toàn và sức khỏe cho người tiêu dùng, thì việc công bố chứng nhận hợp quy gần như là điều kiện bắt buộc trước khi đưa hàng ra thị trường.

Xem thêm: Shipping mark là gì trong xuất nhập khẩu

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hợp chuẩn hợp quy

Quy định về hợp chuẩn hợp quy hiện được căn cứ chủ yếu theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006, cùng Thông tư 28/2012/TT-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định về công bố hợp chuẩn, công bố hợp quy và phương thức đánh giá sự phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 02/2017/TT-BKHCN).

Hệ thống tiêu chuẩn của Việt Nam bao gồm tiêu chuẩn quốc gia và tiêu chuẩn cơ sở, tương ứng với hai loại giấy chứng nhận: chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn (hợp chuẩn) và chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật (hợp quy).

Phân biệt tính bắt buộc giữa hợp chuẩn và hợp quy

Đây là điểm doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần nắm chắc để tránh nhầm lẫn khi chuẩn bị hồ sơ:

Chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn (hợp chuẩn): về nguyên tắc là hoạt động tự nguyện, tuy nhiên trong một số trường hợp theo yêu cầu của khách hàng thì có thể trở thành bắt buộc.
Chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật (hợp quy): được thực hiện một cách bắt buộc, áp dụng cho các đối tượng liên quan đến an toàn, sức khỏe, môi trường theo quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.

Đối tượng và quy trình công bố hợp chuẩn hợp quy cho hàng nhập khẩu

Đối tượng chứng nhận hợp chuẩn hợp quy là sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường theo tiêu chuẩn quốc gia, quốc tế, khu vực, tiêu chuẩn nước ngoài hoặc quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, địa phương quy định.

Với doanh nghiệp nhập khẩu, ba yếu tố cần rà soát ngay từ khâu chuẩn bị hợp đồng là: giấy phép nhập khẩu (hàng có bị cấm hay hạn chế không), hợp chuẩn hợp quy (hàng có thuộc danh mục bắt buộc công bố không), và kiểm tra chuyên ngành (hàng có phải kiểm dịch, kiểm tra chất lượng trước thông quan không) — trong đó hai yếu tố đầu nên xử lý xong trước khi hàng về cảng để tránh phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.

Quy trình công bố hợp chuẩn hợp quy cho hàng nhập khẩu

Bước 1 — Đánh giá sự phù hợp

Doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá tuân thủ đối với đối tượng cần công bố hợp chuẩn hợp quy. Việc đánh giá này có thể được thực hiện bởi một tổ chức có năng lực chứng minh sự phù hợp với tiêu chuẩn/quy chuẩn, hoặc do chính tổ chức, cá nhân tự tuyên bố tuân thủ (tự đánh giá).

Trường hợp kết quả đánh giá của tổ chức nước ngoài được sử dụng, tổ chức đó phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản. Trong thực tế, các phương thức đánh giá số 1, 5 và 7 hiện được áp dụng phổ biến nhất tại Việt Nam, dùng chung cho cả sản phẩm sản xuất trong nước lẫn hàng hóa nhập khẩu.

Bước 2 — Đăng ký công bố và phối hợp với hải quan

Sau khi có kết quả đánh giá, doanh nghiệp thực hiện đăng ký công bố hợp chuẩn/hợp quy tại cơ quan ban ngành được chỉ định của Bộ quản lý ngành tại tỉnh, thành phố. Riêng đối với hàng nhập khẩu, quy trình có thêm bước phối hợp với cơ quan hải quan tại cửa khẩu:

1. Đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu với đầy đủ thông tin: tên, địa chỉ tổ chức nhập khẩu; tên hàng hóa, nhãn hiệu, xuất xứ; số lượng, cửa khẩu, thời gian nhập; hợp đồng, Packing list, Invoice, vận đơn, tờ khai hàng hóa và số hiệu quy chuẩn kỹ thuật áp dụng.

2. Cơ quan chuyên ngành xác nhận đăng ký trong vòng 1 ngày làm việc.

3. Nộp bản đăng ký đã xác nhận cho cơ quan hải quan để được phép thông quan hàng hóa.

4. Trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày thông quan (hoặc 3 ngày nếu hàng đã được tổ chức chứng nhận đánh giá tại nước xuất khẩu), doanh nghiệp nộp kết quả tự đánh giá hoặc bản sao Giấy chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật cho cơ quan chuyên ngành.

Hiện nay, với các cơ quan chuyên ngành đã liên thông với Cổng thông tin một cửa quốc gia, quy trình công bố có thể tự động hoàn tất khi giấy chứng nhận hợp quy được tải lên hệ thống điện tử, giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý so với nộp hồ sơ giấy truyền thống.

Xem thêm: EVFTA là gì? Toàn bộ thông tin về hiệp định thương mại tự do Việt Nam – EU

Rủi ro nếu bỏ qua công bố hợp quy khi nhập khẩu

Nhiều doanh nghiệp ngại thực hiện hợp chuẩn hợp quy vì lo phát sinh chi phí, thời gian và thủ tục. Tuy nhiên, nếu mặt hàng thuộc diện bắt buộc mà bỏ qua bước công bố, doanh nghiệp có thể gặp phải:

Hàng bị giữ tại cảng, không được thông quan cho đến khi bổ sung đủ chứng từ kiểm tra chất lượng.
Phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi trong thời gian chờ xử lý hồ sơ.
Rủi ro bị xử phạt hành chính nếu cố tình lưu thông hàng chưa công bố hợp quy theo quy định.
Ảnh hưởng tiến độ giao hàng và uy tín với đối tác, khách hàng.

Tóm lại, hợp chuẩn hợp quy là hai hoạt động đánh giá sự phù hợp quan trọng đối với hàng hóa xuất nhập khẩu tại Việt Nam — trong đó công bố hợp chuẩn mang tính tự nguyện dựa trên tiêu chuẩn, còn công bố hợp quy là yêu cầu bắt buộc dựa trên quy chuẩn kỹ thuật quốc gia. Nắm rõ căn cứ pháp lý, đối tượng áp dụng và quy trình phối hợp với cơ quan hải quan sẽ giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hồ sơ ngay từ khâu đàm phán hợp đồng, tránh tình trạng hàng bị giam tại cảng và tối ưu thời gian, chi phí thông quan.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm đơn vị dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói vui lòng liên hệ LTC Logistics qua hotline 0822 960 960 để được tư vấn chi tiết.

NHẬN BÁO GIÁ CHI TIẾT