ENS là gì? Quy định khai báo và lưu ý khi xuất hàng sang EU
Khi xuất hàng sang Liên minh châu Âu (EU), doanh nghiệp thường được hãng tàu hoặc forwarder yêu cầu cung cấp thông tin để khai ENS. Trên báo giá vận chuyển, ENS cũng có thể xuất hiện dưới dạng một khoản phí.
Vậy ENS là gì, ai chịu trách nhiệm khai báo và doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì? Hiểu rõ yêu cầu này giúp chủ hàng phối hợp cung cấp dữ liệu đúng hạn, hạn chế ảnh hưởng đến lịch vận chuyển.
ENS là gì? Phân biệt khai báo ENS và phí ENS
ENS là viết tắt của Entry Summary Declaration, thường được gọi là bản khai tóm tắt nhập cảnh. Đây là khai báo cung cấp trước thông tin an ninh, an toàn về hàng hóa được đưa vào hoặc đi qua lãnh thổ hải quan EU, trừ những trường hợp được miễn theo quy định.
Cơ quan hải quan sử dụng dữ liệu ENS để đánh giá rủi ro trước khi hàng đến. Tùy phương thức vận tải, việc đánh giá có thể bắt đầu từ trước khi xếp hàng lên phương tiện.
ENS không phải tờ khai nhập khẩu để thông quan hàng hóa. Hoàn tất ENS không thay thế việc khai báo nhập khẩu, thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc đáp ứng chính sách quản lý mặt hàng tại nước đến.
ENS là gì
Phí ENS là gì?
Trong báo giá logistics, phí ENS thường là khoản hãng tàu hoặc đơn vị dịch vụ thu để thực hiện việc khai báo dữ liệu ENS. Doanh nghiệp cần phân biệt nghĩa vụ khai báo với khoản phí dịch vụ xử lý khai báo.
Mức phí và cách tính phụ thuộc đơn vị cung cấp dịch vụ, phạm vi khai và biểu phí áp dụng. Một số hãng tàu có khoản phí riêng cho việc nộp dữ liệu theo ICS2.
Khi nhận báo giá, nên hỏi rõ:
- Phí tính theo vận đơn hay theo đơn vị nào?
- Bao gồm khai dữ liệu cấp master, cấp house hay cả hai?
- Sửa hoặc bổ sung thông tin có phát sinh phí không?
- Bên nào thực hiện và bên nào thanh toán?
Không nên áp dụng một mức phí tham khảo cho mọi hãng tàu và mọi lô hàng.
Xem thêm: Delivery Order là gì? Quy trình lấy lệnh giao hàng D/O trong xuất nhập khẩu
Ai khai ENS và cần khai vào thời điểm nào?
Trách nhiệm khai báo ENS
Người vận chuyển giữ vai trò chính trong nghĩa vụ khai ENS. Tuy nhiên, dưới cơ chế ICS2, dữ liệu có thể được nộp trong một lần hoặc qua nhiều phần khai của các bên khác nhau, tùy cách tổ chức vận chuyển và thỏa thuận cung cấp thông tin.
Ví dụ, hãng tàu có thể nộp dữ liệu cấp master, còn forwarder phụ trách dữ liệu cấp house. Nếu hãng tàu được cung cấp đầy đủ thông tin, các bên có thể thống nhất phương án khai phù hợp thay vì mỗi bên mặc định bên còn lại đã hoàn tất.
Đối với doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam, việc thuê forwarder vận chuyển không có nghĩa chủ hàng không cần tham gia. Doanh nghiệp vẫn phải cung cấp thông tin hàng hóa và các bên giao dịch chính xác, đúng thời hạn được yêu cầu.
Trước khi gửi Shipping Instruction, cần xác nhận ai khai từng phần dữ liệu, ai theo dõi phản hồi và ai xử lý khi hệ thống yêu cầu bổ sung.
Thời hạn khai ENS
Không có một thời hạn duy nhất áp dụng cho mọi phương thức vận tải.
Với hàng container đường biển trên tuyến thông thường từ Việt Nam sang EU, mốc thường áp dụng là ít nhất 24 giờ trước khi hàng được xếp lên tàu đưa hàng vào EU. Một số tuyến biển ngắn và loại hình vận chuyển khác có thời hạn riêng. Vì vậy, không nên hiểu ENS luôn được khai “24 giờ trước khi tàu đến”.
Hãng tàu thường đặt hạn nhận chứng từ sớm hơn để có thời gian kiểm tra, truyền dữ liệu và xử lý phản hồi. Chủ hàng nên tuân thủ deadline trên booking hoặc thông báo của đơn vị vận chuyển.
Ngoài ra, hàng chỉ đi qua EU vẫn có thể thuộc phạm vi khai ENS. Doanh nghiệp cần kiểm tra hành trình thực tế, thay vì chỉ căn cứ vào quốc gia giao hàng cuối cùng.
Thông tin cần chuẩn bị và lưu ý khi khai ENS
Chuẩn bị thông tin đầy đủ
Dữ liệu yêu cầu phụ thuộc phương thức vận tải và loại phần khai. Với hàng đường biển, doanh nghiệp thường cần phối hợp cung cấp:
- Tên, địa chỉ người gửi hàng và người nhận hàng.
- Thông tin người bán, người mua theo yêu cầu.
- Mô tả hàng hóa cụ thể và mã HS code tối thiểu 6 số.
- Số kiện, loại bao bì và trọng lượng.
- Thông tin vận đơn, container và hành trình.
- Mã EORI của các bên khi thuộc trường hợp phải cung cấp.
Thông tin cần chuẩn bị và lưu ý khi khai ENS
Mô tả hàng cần đủ rõ để nhận diện sản phẩm. Chẳng hạn, thay vì chỉ ghi “phụ kiện”, nên cung cấp tên cụ thể, công dụng hoặc chất liệu phù hợp với hàng thực tế.
Đối chiếu trước khi gửi
Doanh nghiệp nên kiểm tra dữ liệu khai ENS cùng Invoice, Packing List và Shipping Instruction. Đặc biệt chú ý tên doanh nghiệp, địa chỉ, mô tả từng mặt hàng, mã HS code và số lượng.
Nếu lô hàng có nhiều sản phẩm, không nên gộp tất cả vào một mô tả chung chỉ để rút ngắn chứng từ. Khi phát hiện thay đổi, cần báo ngay cho bên khai để xác định cách điều chỉnh.
Xem thêm: Switch Bill of Lading là gì? Quy trình và lưu ý khi sử dụng
Theo dõi phản hồi sau khai báo
Gửi thông tin cho forwarder chưa đồng nghĩa ENS đã hoàn tất. Các bên cần theo dõi kết quả tiếp nhận và xử lý yêu cầu bổ sung nếu có.
Theo Ủy ban châu Âu, ENS thiếu hoặc không chính xác có thể bị từ chối, dẫn đến chậm xử lý và ảnh hưởng quá trình đưa hàng vào EU. Cơ quan hải quan cũng có thể yêu cầu thêm dữ liệu hoặc áp dụng biện pháp kiểm soát theo kết quả đánh giá rủi ro.
Hiểu đúng ENS là gì giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị chứng từ và phân công trách nhiệm khai báo. Với mỗi lô hàng, cần xác nhận ba điểm: ai khai, cần dữ liệu gì và hạn cung cấp khi nào.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm đơn vị dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói vui lòng liên hệ LTC Logistics qua hotline 0822 960 960 để được tư vấn chi tiết.
