Cut off time là gì? Các mốc cần lưu ý khi xuất hàng
Khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, doanh nghiệp cần theo dõi nhiều thời hạn trên booking, không chỉ ngày tàu chạy. Giao container đúng giờ nhưng gửi chứng từ hoặc nộp VGM trễ vẫn có thể ảnh hưởng đến kế hoạch xuất hàng.
Vậy cut off time là gì, gồm những loại nào và cần xử lý ra sao khi có nguy cơ trễ hạn?
Cut off time là gì?
Cut off time là thời hạn cuối để chủ hàng hoàn thành một công việc theo yêu cầu của hãng tàu, cảng hoặc đơn vị vận chuyển, nhằm phục vụ việc tiếp nhận và xếp hàng lên chuyến tàu dự kiến.
Công việc này có thể là giao container vào bãi, gửi thông tin lập vận đơn hoặc cung cấp khối lượng container đã được xác nhận. Vì vậy, một booking thường có nhiều mốc cut-off, mỗi mốc áp dụng cho một yêu cầu riêng. Maersk phân biệt các deadline chính gồm container gate-in, Shipping Instruction và VGM.
Cut off time là gì
Ví dụ: Booking ghi SI cut-off lúc 12 giờ ngày 15/10 và CY cut-off lúc 18 giờ ngày 16/10. Doanh nghiệp phải gửi SI trước mốc đầu tiên và giao container theo yêu cầu trước mốc thứ hai. Hoàn thành một công việc không thay thế cho công việc còn lại.
Xem thêm: ENS là gì? Quy định khai báo và lưu ý khi xuất hàng sang EU
Phân biệt cut off time, closing time và ETD
Trong thực tế, cut off time và closing time đôi khi được dùng với ý nghĩa tương tự, nhất là khi đề cập đến hạn cuối nhận hàng. Tuy nhiên, cần kiểm tra tên công việc đi kèm để biết chính xác đó là hạn giao container hay hạn chứng từ.
ETD là thời gian dự kiến tàu khởi hành, không phải hạn cuối giao hàng. Các mốc cut-off thường diễn ra trước ETD để hãng tàu và cảng xử lý dữ liệu, lập kế hoạch xếp hàng.
Doanh nghiệp không nên dựa vào ngày tàu chạy để tự tính thời hạn. Mốc cần tuân thủ là deadline trên booking và thông báo cập nhật của đơn vị vận chuyển.
Các loại cut off time thường gặp
CY cut-off: Thời hạn giao container
CY cut-off là hạn cuối giao container hàng vào bãi được chỉ định và đáp ứng các điều kiện liên quan theo yêu cầu của booking.
Chủ hàng cần kiểm tra địa điểm giao container, vì hạn tại ICD có thể khác hạn tại terminal cảng biển. Đồng thời, phải tính thời gian vào cổng và xử lý thủ tục, thay vì chỉ tính lúc xe đến cảng.
Theo hướng dẫn xuất khẩu tại Việt Nam của Maersk, chủ hàng phải đưa container đầy về bãi, hoàn thành khai báo hải quan và đăng ký với cảng trước CY cut-off ghi trên booking confirmation.
SI cut-off: Thời hạn gửi thông tin lập vận đơn
SI cut-off là hạn cuối gửi Shipping Instruction cho hãng tàu hoặc đơn vị phát hành vận đơn.
SI thường gồm thông tin người gửi hàng, người nhận hàng, bên được thông báo và dữ liệu lô hàng. Nội dung cần được kiểm tra với Invoice, Packing List và yêu cầu giao dịch trước khi gửi.
Thời hạn SI có thể khác nhau theo tuyến và yêu cầu khai báo trước của quốc gia liên quan. Vì vậy, không nên lấy deadline của lô trước áp dụng cho lô sau.
Nếu cần sửa thông tin sau khi gửi, doanh nghiệp nên liên hệ bên tiếp nhận để xác nhận khả năng điều chỉnh và chi phí phát sinh.
VGM cut-off: Thời hạn nộp khối lượng container
VGM cut-off là hạn cuối cung cấp Verified Gross Mass — khối lượng toàn bộ container đã được xác nhận.
VGM bao gồm hàng hóa, bao bì, vật liệu chèn buộc và vỏ container, không chỉ là trọng lượng hàng trên Packing List. Dữ liệu này phục vụ việc lập kế hoạch xếp tàu an toàn.
Hapag-Lloyd cho biết mốc VGM được thể hiện trên lịch tàu và booking confirmation. Nếu khối lượng chưa được xác nhận đúng hạn, container không thể được vận chuyển theo yêu cầu áp dụng.
Cut-off đối với hàng lẻ LCL
Với hàng LCL, đơn vị gom hàng thường thông báo hạn giao hàng vào kho CFS. Họ cần thời gian tiếp nhận, kiểm đếm, đóng ghép và đưa container ra cảng.
Chủ hàng cần tuân thủ hạn của đơn vị gom hàng, không dùng CY cut-off của hãng tàu làm hạn giao hàng lẻ.
Xem thêm: Switch Bill of Lading là gì? Quy trình và lưu ý khi sử dụng
Trễ cut-off có sao không? Những lưu ý cần biết
Những lưu ý cần biết về cut off time
Hàng có thể bị chuyển sang chuyến sau
Trễ cut-off có thể khiến lô hàng không đáp ứng điều kiện của chuyến đã đặt. Tùy công việc bị trễ và tình trạng xử lý, doanh nghiệp có thể phải bổ sung dữ liệu, điều chỉnh booking hoặc chuyển hàng sang chuyến tiếp theo.
Các khoản phát sinh có thể gồm lưu kho, lưu bãi, vận chuyển bổ sung hoặc phí xử lý. Mức phí phụ thuộc tình huống và biểu phí của đơn vị dịch vụ, không có một mức chung cho mọi trường hợp.
Đặc biệt, container đã vào cảng chưa đồng nghĩa chắc chắn được xếp tàu nếu chứng từ, VGM hoặc thủ tục liên quan chưa hoàn tất.
Có thể xin gia hạn cut-off không?
Doanh nghiệp có thể đề nghị gia hạn hoặc xin tiếp nhận muộn. Tuy nhiên, việc chấp thuận phụ thuộc hãng tàu, cảng và điều kiện khai thác của chuyến.
Khi có nguy cơ trễ, nên thông báo sớm, nêu rõ công việc còn thiếu và thời gian dự kiến hoàn thành. Chỉ điều chỉnh kế hoạch khi đã nhận được xác nhận; không mặc định yêu cầu gia hạn sẽ được duyệt.
Cách hạn chế trễ cut-off
- Kiểm tra booking ngay khi nhận: Ghi riêng hạn giao container, gửi SI và nộp VGM.
- Xác nhận địa điểm, múi giờ: Tránh nhầm deadline giữa ICD, cảng và đối tác nước ngoài.
- Lập kế hoạch ngược: Tính đủ thời gian đóng hàng, cân container, khai hải quan và vận chuyển.
- Phân công trách nhiệm: Xác định ai gửi chứng từ, ai nộp VGM và ai theo dõi giao container.
- Cập nhật thông báo: Tàu đổi lịch không đồng nghĩa mọi cut-off tự động được kéo dài.
- Chừa thời gian dự phòng: Hạn chế bố trí xe đến cảng sát giờ.
Hiểu đúng cut off time là gì giúp doanh nghiệp theo dõi đầy đủ các yêu cầu trước khi xuất hàng. Mỗi booking cần được kiểm tra riêng để phối hợp giao hàng và chứng từ đúng hạn.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm đơn vị dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói vui lòng liên hệ LTC Logistics qua hotline 0822 960 960 để được tư vấn chi tiết.
