Forwarder là gì? Tìm hiểu công việc và chức năng của forwarder

Forwarder là gì? Đây là câu hỏi không chỉ người mới vào nghề mà ngay cả nhiều doanh nghiệp nhỏ cũng thường bối rối khi làm việc với các đơn vị vận chuyển. Trong bài viết này, LTC Logistics sẽ giải thích một cách dễ hiểu về các công ty forwarder là gì, forwarder trong xuất nhập khẩu là gì, và vai trò thật sự của họ trong ngành logistics hiện đại.

Định nghĩa forwarder là gì trong logistics

Forwarder là gì? Trong ngành xuất nhập khẩu, forwarder (hay còn gọi là freight forwarder) là cá nhân hoặc doanh nghiệp đóng vai trò trung gian trong quá trình vận chuyển hàng hóa – từ nơi sản xuất đến điểm nhận cuối cùng của người mua. Từ “forward” trong tiếng Anh nghĩa là chuyển tiếp, còn hậu tố “-er” dùng để chỉ người thực hiện hành động đó. Do đó, forwarder có thể hiểu đơn giản là “người chuyển tiếp” – chuyển tiếp hàng hóa, chứng từ, thông tin logistics…

Forwarder là gì

Ví dụ: Một công ty ở TP HCM cần nhập khẩu một máy móc từ Trung Quốc về. Họ không rành về hãng tàu, chứng từ hay thủ tục hải quan, nên thuê một forwarder lo từ A đến Z. Forwarder này sẽ đứng ra liên hệ nhà cung cấp, sắp xếp vận chuyển, khai báo hải quan, và đưa hàng về tận kho. Doanh nghiệp chỉ cần cung cấp thông tin, mọi thứ còn lại forwarder xử lý trọn gói.

Forwarder không trực tiếp sở hữu phương tiện vận tải, nhưng họ là người kết nối toàn bộ chuỗi cung ứng: từ hãng tàu, hãng hàng không, đơn vị vận tải nội địa, dịch vụ kho bãi, cho đến các cơ quan liên quan như hải quan, kiểm dịch, C/O… Đây chính là lý do vì sao nghề forwarder yêu cầu kiến thức sâu rộng về logistics, luật thương mại quốc tế và kỹ năng điều phối linh hoạt.

Thực tế, nhiều người có cái nhìn đơn giản cho rằng forwarder chỉ là “cò”, tức là trung gian hưởng chênh lệch mà không tạo ra giá trị thực. Nhận định này không hoàn toàn sai – bởi một số công ty nhỏ hoạt động thiếu chuyên nghiệp, chỉ xoay quanh một vài mối quan hệ, thậm chí dễ dàng giải thể sau khi hết hợp đồng với vài khách hàng lớn.

Những forwarder chuyên nghiệp phải chịu trách nhiệm toàn diện về dịch vụ giao nhận, đặc biệt khi có sự cố xảy ra như hàng hóa bị giữ cảng, thiếu chứng từ, lỗi vận chuyển… Họ cần có kiến thức vững chắc và khả năng xử lý tình huống linh hoạt, đúng luật – nhất là khi làm việc trong môi trường quốc tế.

Mặc dù phần lớn hàng hóa do forwarder xử lý là hàng container quốc tế, nhưng dịch vụ forwarding cũng xuất hiện trong nội địa. Chẳng hạn, hàng hóa từ phía Bắc có thể được forwarder tổ chức vận chuyển qua cảng Hải Phòng rồi chuyển tiếp vào TP.HCM bằng đường biển, hoặc ngược lại.

Tùy theo năng lực, forwarder có thể hoạt động chuyên về nội địa, quốc tế, hoặc tích hợp cả hai. Một số công ty lớn còn phát triển thêm dịch vụ kho bãi, vận tải đa phương thức, khai thuê hải quan, tư vấn logistics trọn gói…

Tại sao nên cần forwarder?

Về nguyên tắc, khi xuất nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp chỉ cần liên hệ với hãng tàu, giao hàng và chờ vận chuyển đến nơi. Nghe thì đơn giản, nhưng thực tế lại không hề dễ dàng.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc những lô hàng có khối lượng ít, việc làm việc trực tiếp với hãng tàu gặp rất nhiều rào cản. Họ khó tiếp cận, khó thương lượng giá cả, và thường phải chịu mức chi phí cao do không có ưu đãi dành cho khách hàng lớn. Nếu muốn gửi hàng lẻ, doanh nghiệp còn phải tự tìm đối tác để ghép hàng (consolidate) – một việc đòi hỏi nhiều mối quan hệ, kinh nghiệm và thời gian.

Đó là lúc forwarder trở thành người hỗ trợ không thể thiếu.

Tại sao nên cần FORWARDER

Các forwarder chuyên nghiệp có sẵn mối quan hệ với hãng tàu, hãng bay, đơn vị vận tải nội địa và cả cơ quan hải quan. Nhờ xử lý số lượng hàng lớn và thường xuyên, họ được hưởng mức giá ưu đãi hơn và dễ dàng sắp xếp các tuyến vận chuyển tối ưu – từ thời gian nhanh, chi phí hợp lý đến việc giảm thiểu các phụ phí nội địa (local charges).

Không chỉ dừng ở việc “chuyển hàng”, forwarder còn hỗ trợ toàn diện các khâu như: chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan, xử lý kiểm tra chuyên ngành, xin giấy phép, tư vấn các phương thức vận tải phù hợp với từng loại hàng. Đây chính là lý do nhiều doanh nghiệp chọn thuê forwarder để tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí, đồng thời giảm rủi ro trong quá trình vận chuyển quốc tế.

Xem thêm: Dịch vụ khai thuê hải quan trọn gói uy tín tại TP HCM

Những dịch vụ khác của các công ty forwarder là gì?

Ngày nay, các công ty forwarder không chỉ đơn thuần là “người thu xếp vận chuyển hàng hóa”, mà đã trở thành đối tác hỗ trợ toàn diện trong chuỗi cung ứng logistics. Ngoài việc tổ chức vận chuyển quốc tế bằng đường biển, hàng không hay đường bộ, các forwarder còn cung cấp hàng loạt dịch vụ phụ trợ giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Một số dịch vụ phổ biến có thể kể đến như:

• Thủ tục hải quan: Khai thuê hải quan cho nhiều loại hình (kinh doanh, đầu tư, gia công…), đại diện khách hàng làm việc với cơ quan chức năng, hoàn tất thông quan và nộp thuế.
• Xử lý chứng từ: Hỗ trợ chuẩn bị và kiểm tra các loại giấy tờ quan trọng như vận đơn (Bill), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy phép xuất nhập khẩu, kiểm dịch, hun trùng…
• Vận tải nội địa & cross-border: Kết nối chặng cuối cùng từ cảng về kho, hoặc vận chuyển xuyên biên giới sang Lào, Campuchia, Trung Quốc…
• Dịch vụ kho bãi: Cho thuê kho ngắn hạn/dài hạn, dịch vụ gom hàng (consolidation), chia tách lô hàng, dán nhãn, kiểm đếm…
• Tư vấn & hỗ trợ nghiệp vụ ngoại thương: Với kinh nghiệm thực tế, nhiều forwarder đóng vai trò như “người hướng dẫn miễn phí” cho các doanh nghiệp mới bước chân vào lĩnh vực xuất nhập khẩu.
• Quản lý logistics và chuỗi cung ứng: Một số công ty forwarding phát triển thành đơn vị 3PL – hỗ trợ khách hàng theo dõi tồn kho, điều phối đơn hàng, phân phối hàng hóa theo hệ thống…

Nhờ khả năng tích hợp nhiều dịch vụ, forwarder ngày càng đóng vai trò quan trọng không chỉ trong khâu vận chuyển, mà còn là một phần trong chiến lược tối ưu vận hành của doanh nghiệp.

Một số tiêu chí để lựa chọn công ty forwarder

Đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, sản xuất hay thương mại, việc lựa chọn được một công ty forwarder uy tín là yếu tố then chốt giúp quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra trơn tru, tiết kiệm chi phí và hạn chế rủi ro.

Dịch vụ thủ tục hải quan tại LTC Logistics

1. Tìm kiếm các đối tác tiềm năng

Bạn có thể bắt đầu bằng cách tra cứu trên internet, tìm trong danh bạ doanh nghiệp, các hiệp hội chuyên ngành như VIFFAS (Hiệp hội Giao nhận Việt Nam), hoặc thông qua giới thiệu từ đối tác, bạn bè, người quen trong ngành. Sau khi đã có danh sách sơ bộ các công ty forwarding, việc tiếp theo là sàng lọc để tìm ra đơn vị phù hợp nhất.

2. Các tiêu chí lựa chọn forwarder phù hợp

• Kinh nghiệm và chuyên môn tuyến hàng: Hãy ưu tiên các forwarder đã từng xử lý loại hàng và tuyến đường bạn cần. Ví dụ: nếu bạn xuất khẩu hàng đông lạnh đi châu Âu, cần chọn đơn vị có kinh nghiệm với hàng lạnh và nắm rõ quy trình kiểm dịch, vận chuyển đặc thù trên tuyến này.
• Dịch vụ cung cấp & tổng chi phí: Ngoài cước vận chuyển, hãy xem xét forwarder có cung cấp các dịch vụ phụ trợ như khai hải quan, gom hàng, chứng từ… Tổng chi phí dịch vụ là yếu tố quan trọng cần so sánh giữa các bên.
• Khả năng tư vấn, hỗ trợ: Một forwarder chuyên nghiệp sẽ không ngần ngại giải thích quy trình, các rủi ro có thể xảy ra và hướng dẫn bạn cách xử lý. Đây là điểm cộng lớn nếu bạn là người mới trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
• Am hiểu Incoterms và các điều kiện thương mại quốc tế: Họ cần nắm rõ và tư vấn phù hợp với các điều kiện thường dùng như FOB, CIF, CNF, DAP, DDP…, giúp bạn lựa chọn phương án vận chuyển có lợi nhất.
• Khả năng làm việc với các bên liên quan: Một forwarder uy tín cần có quan hệ và kinh nghiệm làm việc với hãng tàu, hãng bay, cảng, hải quan, kiểm dịch, CFS/Depot… Đồng thời, họ cũng phải thành thạo các loại chứng từ quan trọng như: vận đơn (Bill of Lading), phiếu đóng gói (Packing List), manifest, hợp đồng ngoại thương, C/O, L/C…

Qua bài viết, hy vọng bạn đã hiểu rõ forwarder là gì trong logistics và vì sao dịch vụ này lại quan trọng đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Việc lựa chọn đúng công ty forwarder không chỉ giúp tối ưu chi phí vận chuyển, mà còn giảm thiểu rủi ro và đảm bảo hàng hóa được thông quan, giao nhận đúng tiến độ.

Nếu doanh nghiệp đang tìm một đối tác forwarder chuyên nghiệp, uy tín và giàu kinh nghiệm, vui lòng liên hệ LTC Logistics qua hotline 0822 960 960 để được tư vấn nhanh chóng nhất.