Telex Release là gì trong xuất nhập khẩu? Quy trình và lưu ý khi sử dụng

Trong vận tải biển, chứng từ vận chuyển có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian nhận hàng tại cảng đích. Telex Release là một trong những phương thức giúp doanh nghiệp đơn giản hóa khâu này, đặc biệt khi không cần chuyển vận đơn gốc giữa hai bên. Vậy Telex Release là gì, quy trình thực hiện ra sao và cần lưu ý gì khi sử dụng?

Telex Release là gì?

Telex Release hay còn gọi là điện giao hàng là hình thức hãng tàu hoặc đại lý xác nhận cho phép giao hàng tại cảng đích mà không yêu cầu người nhận xuất trình bộ Original Bill of Lading.

Về bản chất, Telex Release không phải là một loại vận đơn riêng. Đây là phương thức giải phóng hàng được thực hiện sau khi vận đơn gốc đã được surrender cho hãng tàu hoặc đại lý theo quy định. Sau khi hoàn tất thủ tục, hãng tàu sẽ gửi xác nhận hoặc chỉ thị giao hàng đến văn phòng/đại lý tại cảng đích.

Telex Release là gì trong xuất nhập khẩu

Có thể hình dung đơn giản:

Original B/L được phát hành → Người gửi hàng surrender bộ vận đơn → Hãng tàu xác nhận Telex Release → Đại lý tại cảng đích nhận chỉ thị → Người nhận làm thủ tục nhận hàng mà không cần xuất trình O/B/L.

Trong thực tế, thuật ngữ “Telex” xuất phát từ cách các hãng tàu truyền chỉ thị giao hàng trước đây. Hiện nay, việc xác nhận có thể được thực hiện thông qua hệ thống điện tử hoặc email, nhưng thuật ngữ Telex Release vẫn được sử dụng phổ biến trong ngành vận tải biển.

Xem thêm: Phí storage là gì trong xuất nhập khẩu?

Khi nào nên sử dụng Telex Release?

Telex Release thường phù hợp khi người xuất khẩu và người nhập khẩu đã thống nhất phương thức giao hàng không cần chuyển bộ vận đơn gốc đến cảng đích.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Hàng đã được thanh toán hoặc hai bên có quan hệ giao dịch ổn định.
• Người bán không cần giữ vận đơn gốc để kiểm soát việc giao hàng.
• Hàng đến cảng đích nhanh nhưng chứng từ gốc có nguy cơ chuyển đến chậm.
• Doanh nghiệp muốn giảm thời gian và chi phí chuyển phát chứng từ quốc tế.
• Người mua cần nhận hàng sớm sau khi hàng đến cảng.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên mặc định mọi lô hàng đều có thể sử dụng Telex Release. Điều kiện thực hiện phụ thuộc vào loại vận đơn, tình trạng chứng từ và quy trình của hãng tàu. Chẳng hạn, một số hãng yêu cầu surrender đầy đủ bộ Original B/L, đơn yêu cầu Telex Release và hoàn tất các khoản phí liên quan trước khi thực hiện release.

Quy trình Telex Release trong vận tải biển

Quy trình Telex Release trong vận tải biển

Quy trình thực tế có thể khác nhau tùy hãng tàu, nhưng thường gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Hãng tàu phát hành Original Bill of Lading

Sau khi hàng được xếp lên tàu và hoàn tất các thủ tục liên quan, hãng tàu phát hành vận đơn theo thông tin của lô hàng. Nếu sử dụng bộ vận đơn gốc, người gửi hàng sẽ nhận bộ Original B/L theo quy định.

Bước 2: Người gửi hàng yêu cầu Telex Release

Shipper gửi yêu cầu Telex Release cho hãng tàu hoặc đại lý. Trong trường hợp Original B/L đã được phát hành, hãng tàu có thể yêu cầu người gửi hàng nộp lại đầy đủ bộ vận đơn gốc đã được ký hậu theo yêu cầu.

Ví dụ, hướng dẫn của hãng tàu tại Việt Nam yêu cầu bộ 3/3 Original Bill of Lading phải được surrender nếu vận đơn gốc đã được phát hành, đồng thời người gửi hàng phải hoàn tất mẫu yêu cầu Telex Release.

Bước 3: Hoàn tất các khoản phí và điều kiện release

Tùy từng hãng tàu, người gửi hàng có thể phải thanh toán các khoản phí liên quan đến việc surrender/release cũng như các khoản cước hoặc phụ phí còn tồn đọng.

Một số hãng tàu quy định chỉ xử lý Telex Release sau khi các khoản prepaid charges đã được thanh toán và tàu đã rời cảng.

Bước 4: Hãng tàu xác nhận release tại cảng đích

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, hãng tàu gửi chỉ thị hoặc cập nhật trạng thái release cho văn phòng/đại lý tại cảng đích.

Đại lý tại cảng đích căn cứ vào chỉ thị này để thực hiện giao hàng cho đúng consignee hoặc bên được chỉ định, thay vì yêu cầu xuất trình Original B/L.

Bước 5: Người nhập khẩu làm thủ tục nhận hàng

Khi hàng đến cảng, consignee vẫn phải thực hiện các thủ tục nhập khẩu, thanh toán những khoản phí cần thiết và đáp ứng các điều kiện giao nhận của hãng tàu/cảng. Telex Release chỉ giải quyết vấn đề xuất trình vận đơn gốc, không thay thế các thủ tục hải quan hoặc nghĩa vụ thanh toán khác.

Một số hãng tàu cũng có thể yêu cầu người nhận cung cấp thư cam kết hoặc giấy ủy quyền trước khi giao hàng.

Telex Release khác gì Original B/L và Sea Waybill?

Ba khái niệm này thường bị nhầm lẫn vì đều liên quan đến việc giao hàng tại cảng đích.

Điểm quan trọng nhất là Telex Release và Sea Waybill không hoàn toàn giống nhau. Với Telex Release, Original B/L có thể đã được phát hành rồi sau đó được surrender. Trong khi đó, Sea Waybill là phương thức vận chuyển mà vận đơn không có chức năng như một chứng từ sở hữu hàng hóa có thể chuyển nhượng và không cần phát hành bộ Original B/L để người nhận xuất trình.

Xem thêm: Phân biệt các loại chứng từ xnk: Thương Mại – Vận Tải – Hải Quan – Bảo Hiểm

Ưu điểm và hạn chế của Telex Release

Ưu điểm

• Không phải chuyển phát bộ Original B/L đến người nhập khẩu.
• Rút ngắn thời gian xử lý chứng từ.
• Hạn chế nguy cơ hàng đến cảng trước chứng từ.
• Thuận tiện đối với những giao dịch giữa các đối tác đã có sự tin tưởng.
• Có thể giảm chi phí và thời gian chuyển phát chứng từ quốc tế.

Hạn chế và rủi ro

Điểm cần lưu ý nhất là sau khi thực hiện surrender và release, người gửi hàng không còn kiểm soát lô hàng theo cơ chế giữ Original B/L như trước. Vì vậy, doanh nghiệp cần chắc chắn về người nhận hàng, tình trạng thanh toán và các điều kiện giao hàng trước khi yêu cầu Telex Release.

Đặc biệt, khi hàng được giao nhầm hoặc có tranh chấp về quyền nhận hàng, việc xử lý có thể phức tạp hơn. Các hãng tàu cũng thường yêu cầu người yêu cầu release chịu trách nhiệm và bồi hoàn đối với những rủi ro phát sinh từ yêu cầu giao hàng không có Original B/L.

Tóm lại, Telex Release là phương thức điện giao hàng cho phép người nhận lấy hàng tại cảng đích mà không cần xuất trình vận đơn gốc, sau khi người gửi hàng đã hoàn tất thủ tục surrender và hãng tàu xác nhận release. Phương thức này giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ và hạn chế tình trạng hàng đến trước vận đơn.

Tuy nhiên, Telex Release đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần đặc biệt thận trọng về quyền kiểm soát hàng hóa, thanh toán và thông tin người nhận. Vì vậy, trước khi yêu cầu release, cần kiểm tra kỹ quy định của hãng tàu và tình trạng chứng từ của từng lô hàng.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm đơn vị dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói vui lòng liên hệ LTC Logistics qua hotline 0822 960 960 để được tư vấn chi tiết.