Cách giảm chi phí nhập khẩu hiệu quả cho doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp cho rằng chi phí nhập khẩu chỉ bao gồm tiền mua hàng và tiền vận chuyển. Tuy nhiên trên thực tế, tổng chi phí nhập khẩu còn bao gồm thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT), phí lưu container, phí lưu bãi, phí kiểm tra chuyên ngành, chi phí xử lý chứng từ, chi phí nhân sự và nhiều khoản phát sinh khác.

Trong bối cảnh chi phí logistics toàn cầu liên tục biến động, giá cước vận tải biển bất ổn định sau các cuộc khủng hoảng chuỗi cung ứng và nhiều chính sách quản lý xuất nhập khẩu được cập nhật liên tục, việc tìm ra cách giảm chi phí nhập khẩu đang trở thành ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp.

Nguyên nhân khiến doanh nghiệp bị phát sinh chi phí nhập khẩu

Trước khi tìm hiểu các cách giảm chi phí nhập khẩu, doanh nghiệp cần xác định rõ những nguyên nhân khiến tổng chi phí bị đội lên ngoài dự kiến.

Khai báo sai mã HS code

Mã HS code là căn cứ để xác định chính sách quản lý hàng hóa và mức thuế phải nộp. Việc áp sai mã HS code có thể khiến doanh nghiệp:

• Nộp thuế cao hơn thực tế.
• Bị truy thu thuế.
• Chịu xử phạt vi phạm hành chính.
• Phát sinh thời gian thông quan.

Nguyên nhân khiến doanh nghiệp bị phát sinh chi phí nhập khẩu

Xem thêm: Mã HS code là gì? 6 quy tắc tra mã HS code chính xác nhất

Không tận dụng ưu đãi thuế từ các Hiệp định thương mại tự do (FTA)

Việt Nam hiện đã tham gia nhiều FTA như:

• ACFTA (ASEAN – Trung Quốc)
• VKFTA (Việt Nam – Hàn Quốc)
• EVFTA (Việt Nam – Liên minh châu Âu)
• CPTPP
• RCEP

Nhiều mặt hàng có thể được hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt nếu đáp ứng quy tắc xuất xứ và có chứng nhận xuất xứ (C/O) phù hợp.

Phát sinh chi phí logistics ngoài kế hoạch

Các khoản phí thường gặp bao gồm:

• Phí DEM (Demurrage)
• Phí DET (Detention)
• Phí lưu kho bãi
• Phí nâng hạ container
• Phí sửa đổi chứng từ

Những khoản chi phí này có thể chiếm tỷ trọng đáng kể nếu doanh nghiệp không quản lý tốt quy trình nhập khẩu.

Cách giảm chi phí nhập khẩu hiệu quả cho doanh nghiệp

Chi phí nhập khẩu không chỉ bao gồm giá mua hàng từ nhà cung cấp mà còn bao gồm nhiều khoản chi phí khác như thuế nhập khẩu, thuế VAT, chi phí vận chuyển quốc tế, phí local charge tại cảng, chi phí lưu kho bãi, kiểm tra chuyên ngành và các khoản phát sinh trong quá trình thông quan. Vì vậy, để giảm tổng chi phí nhập khẩu, doanh nghiệp cần tối ưu toàn bộ quy trình thay vì chỉ tập trung vào việc đàm phán giá hàng hóa.

Dưới đây là những cách giảm chi phí nhập khẩu đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong thực tế.

Khai báo chính xác mã HS Code

Mã HS Code là căn cứ để xác định thuế nhập khẩu, thuế VAT và chính sách quản lý đối với hàng hóa. Nếu áp sai mã HS code, doanh nghiệp có thể phải nộp mức thuế cao hơn thực tế hoặc bị cơ quan Hải quan truy thu thuế, xử phạt vi phạm hành chính.

Trước khi nhập khẩu, doanh nghiệp nên:

• Tra cứu mã HS code theo đúng đặc tính, công dụng và cấu tạo của sản phẩm.
• Tham khảo Biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành.
• Xin xác định trước mã số hàng hóa đối với những mặt hàng phức tạp hoặc có nhiều cách phân loại.

Việc xác định đúng mã HS code ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh được các chi phí phát sinh không cần thiết trong quá trình thông quan.

Tận dụng ưu đãi thuế từ các Hiệp định thương mại tự do (FTA)

Việt Nam hiện tham gia nhiều Hiệp định thương mại tự do như ACFTA, VKFTA, EVFTA, CPTPP và RCEP. Nếu hàng hóa đáp ứng quy tắc xuất xứ và có chứng nhận xuất xứ (C/O) phù hợp, doanh nghiệp có thể được hưởng mức thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt, thậm chí 0% đối với nhiều mặt hàng.

Trong thực tế, không ít doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội giảm thuế chỉ vì không yêu cầu nhà cung cấp chuẩn bị C/O hoặc không kiểm tra điều kiện hưởng ưu đãi trước khi nhập hàng.

Do đó, doanh nghiệp nên rà soát biểu thuế ưu đãi theo từng thị trường để tận dụng tối đa lợi ích từ các FTA.

Tận dụng ưu đãi thuế từ các Hiệp định thương mại tự do FTA là cách giảm chi phí nhập khẩu hiệu quả

Lựa chọn điều kiện giao hàng phù hợp

Điều kiện giao hàng (Incoterms) ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí nhập khẩu.

Ví dụ:

• Với điều kiện FOB, doanh nghiệp chủ động thuê đơn vị vận chuyển quốc tế và có thể lựa chọn mức cước cạnh tranh hơn.
• Với điều kiện CIF, nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm thuê tàu và mua bảo hiểm, giúp doanh nghiệp giảm khối lượng công việc nhưng đôi khi chi phí vận chuyển có thể cao hơn.

Không có điều kiện giao hàng nào phù hợp cho mọi trường hợp. Doanh nghiệp nên so sánh tổng chi phí thực tế giữa các phương án để lựa chọn điều kiện giao hàng tối ưu nhất.

Xem thêm: FOB là gì? Cách tính giá FOB trong xuất nhập khẩu

Lập kế hoạch nhập hàng hợp lý

Nhiều doanh nghiệp phát sinh chi phí cao do nhập khẩu hàng hóa nhỏ lẻ nhiều lần hoặc thường xuyên phải vận chuyển hàng gấp bằng đường hàng không.

Để tối ưu chi phí, doanh nghiệp nên:

• Xây dựng kế hoạch nhập hàng theo tháng hoặc theo quý.
• Chủ động dự báo nhu cầu bán hàng và tồn kho.
• Gom nhiều đơn hàng thành một lô hàng lớn nếu điều kiện cho phép.

Việc tận dụng tối đa dung tích container hoặc tối ưu khối lượng vận chuyển sẽ giúp giảm đáng kể chi phí logistics trên mỗi đơn vị sản phẩm.

Hạn chế chi phí lưu container và lưu bãi

Chi phí lưu container (DEM) và lưu bãi (DET) là khoản phát sinh phổ biến đối với doanh nghiệp nhập khẩu.

Nguyên nhân thường gặp bao gồm:

• Hồ sơ khai báo chưa hoàn thiện.
• Chậm nộp chứng từ.
• Hàng hóa phải kiểm tra chuyên ngành.
• Chưa bố trí phương tiện nhận hàng kịp thời.

Để hạn chế các khoản phí này, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trước khi hàng cập cảng và chủ động theo dõi tiến độ xử lý hàng hóa ngay từ khi tàu sắp đến.

Tối ưu chi phí logistics và vận tải quốc tế

Cước vận chuyển quốc tế thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí nhập khẩu, đặc biệt đối với các mặt hàng có giá trị thấp hoặc cồng kềnh.

Doanh nghiệp có thể tối ưu bằng cách:

• So sánh báo giá từ nhiều đơn vị vận chuyển.
• Lựa chọn tuyến vận chuyển phù hợp.
• Kết hợp nhiều lô hàng để giảm chi phí vận tải.
• Tránh nhập hàng vào giai đoạn cao điểm khi giá cước tăng mạnh.

Ngoài ra, việc hợp tác với đơn vị logistics có kinh nghiệm cũng giúp doanh nghiệp được tư vấn phương án vận chuyển tiết kiệm hơn.

Kiểm tra kỹ chứng từ trước khi hàng về

Những sai sót trên chứng từ như Invoice, Packing List, Bill of Lading hoặc C/O có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian xử lý, dẫn đến phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi và sửa đổi chứng từ.

Trước khi hàng được vận chuyển, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ:

• Thông tin người nhập khẩu.
• Tên hàng hóa.
• Số lượng, trọng lượng.
• Điều kiện giao hàng.
• Thông tin trên chứng nhận xuất xứ.

Việc rà soát chứng từ từ sớm giúp hạn chế đáng kể các rủi ro và chi phí phát sinh trong quá trình thông quan.

Sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan chuyên nghiệp

Đối với các doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm xuất nhập khẩu, việc tự thực hiện thủ tục hải quan có thể dẫn đến các sai sót về mã HS code, chính sách mặt hàng hoặc hồ sơ khai báo.

Đơn vị khai thuê hải quan có kinh nghiệm sẽ hỗ trợ:

• Tư vấn mã HS code phù hợp.
• Kiểm tra điều kiện nhập khẩu.
• Chuẩn bị hồ sơ đúng quy định.
• Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan.

Mặc dù phát sinh chi phí dịch vụ, nhưng trong nhiều trường hợp đây lại là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí tổng thể và tránh các rủi ro pháp lý.

Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói LTC Logistics

LTC Logistics là một trong những đơn vị hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực forwarding và logistics, chuyên cung cấp dịch vụ khai báo hải quan trọn gói cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại TP.HCM và các tỉnh thành lân cận.

Dịch vụ thủ tục hải quan tại LTC Logistics

Các dịch vụ khai báo hải quan tại LTC Logistics

LTC Logistics cung cấp giải pháp toàn diện cho mọi loại hình xuất nhập khẩu:

• Khai báo hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS
• Xử lý hồ sơ kiểm hóa, xin cấp C/O, giấy phép chuyên ngành
• Tư vấn mã HS, thuế nhập khẩu, chính sách ưu đãi FTA
• Hỗ trợ thông quan hàng hóa đặc biệt: hàng dễ hư hỏng, hàng nguy hiểm, hàng mẫu, hàng tạm nhập tái xuất

Lợi ích khi chọn LTC Logistics

• Tiết kiệm thời gian: xử lý nhanh, đúng tiến độ
• Giảm thiểu rủi ro: hồ sơ chính xác, tuân thủ pháp luật
• Chi phí hợp lý: báo giá minh bạch, không phát sinh
• Hỗ trợ 24/7: đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm luôn sẵn sàng

Việc tìm kiếm cách giảm chi phí nhập khẩu không chỉ đơn thuần là đàm phán giá mua hàng với nhà cung cấp mà cần được thực hiện đồng bộ từ khâu lựa chọn mã HS code, tận dụng ưu đãi thuế quan, tối ưu logistics, quản lý chứng từ đến kiểm soát toàn bộ chuỗi cung ứng.

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, doanh nghiệp nào kiểm soát tốt chi phí nhập khẩu sẽ có lợi thế lớn hơn về giá bán, lợi nhuận và khả năng mở rộng thị trường. Vì vậy, việc xây dựng một chiến lược nhập khẩu bài bản ngay từ đầu là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và nâng cao hiệu quả kinh doanh lâu dài.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm đơn vị dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói vui lòng liên hệ LTC Logistics qua hotline 0822 960 960 để được tư vấn chi tiết.