Switch Bill of Lading là gì? Quy trình và lưu ý khi sử dụng
Trong giao dịch mua bán quốc tế qua bên trung gian, hàng hóa có thể được vận chuyển trực tiếp từ nhà cung cấp đến người mua cuối cùng. Tuy nhiên, thông tin trên vận đơn ban đầu chưa chắc phù hợp với giao dịch giữa bên trung gian và người mua. Khi đó, doanh nghiệp có thể đề nghị phát hành Switch Bill of Lading.
Vậy Switch Bill of Lading là gì, được sử dụng trong trường hợp nào và cần kiểm tra những gì trước khi thực hiện?
Switch Bill of Lading là gì?
Switch Bill of Lading, thường gọi là Switch B/L hoặc vận đơn chuyển đổi, là bộ vận đơn mới được phát hành để thay thế bộ vận đơn ban đầu cho cùng một lô hàng. Việc thay thế phải được bên phát hành vận đơn chấp thuận, đồng thời bộ vận đơn cũ cần được thu hồi và hủy hiệu lực theo quy trình.
Switch B/L thường xuất hiện trong giao dịch thương mại ba bên, gồm nhà cung cấp, doanh nghiệp trung gian và người mua cuối cùng. Mục đích phổ biến là thay đổi thông tin các bên trên vận đơn để phù hợp với giao dịch bán hàng của doanh nghiệp trung gian.
Switch Bill of Lading là gì
Ví dụ: Công ty B tại Singapore mua hàng từ công ty A tại Trung Quốc rồi bán cho công ty C tại Việt Nam. Hàng được giao thẳng từ Trung Quốc đến Việt Nam.
B đề nghị Switch B/L để đứng tên người gửi hàng, còn C là người nhận hàng. Việc thay đổi phải được bên phát hành chấp thuận và không làm thay đổi xuất xứ hàng hóa.
Cần phân biệt Switch B/L với sửa vận đơn và Telex Release. Sửa vận đơn là điều chỉnh thông tin theo thủ tục của bên phát hành; Switch B/L là phát hành bộ thay thế. Telex Release liên quan đến phương thức giải phóng hàng, không phải tên gọi của việc chuyển đổi vận đơn.
Xem thêm: Delivery Order là gì? Quy trình lấy lệnh giao hàng D/O trong xuất nhập khẩu
Khi nào doanh nghiệp sử dụng Switch Bill of Lading?
Bảo mật thông tin nhà cung cấp trong giao dịch trung gian
Doanh nghiệp trung gian có thể không muốn người mua cuối cùng biết trực tiếp nguồn cung của mình. Đề nghị thay thông tin người gửi hàng trên vận đơn là một cách hỗ trợ bảo vệ quan hệ thương mại.
Tuy nhiên, Switch B/L không bảo đảm toàn bộ thông tin nhà cung cấp được giữ kín. Doanh nghiệp vẫn cần xem xét những chứng từ khác trong giao dịch và các thông tin bắt buộc phải cung cấp.
Thay đổi người mua khi hàng đang vận chuyển
Một lô hàng có thể được bán lại trong thời gian vận chuyển. Khi đó, các bên có thể đề nghị thay đổi thông tin người nhận hàng hoặc bên được thông báo để phù hợp với giao dịch mới.
Việc thay đổi cần được kiểm tra cùng quyền kiểm soát vận đơn và tình trạng giao hàng. Doanh nghiệp không nên tự sửa bản scan rồi sử dụng như vận đơn đã được phát hành hợp lệ.
Đáp ứng yêu cầu của bộ chứng từ thanh toán
Trong một số giao dịch sử dụng thư tín dụng, vận đơn ban đầu có thể chưa đáp ứng yêu cầu chứng từ. Doanh nghiệp có thể đề nghị phát hành bộ thay thế, nhưng nội dung mới vẫn phải phản ánh đúng sự thật và được bên phát hành chấp thuận. Không được dùng Switch B/L để ghi sai ngày xếp hàng nhằm đáp ứng thời hạn thanh toán.
Không phải yêu cầu chuyển đổi nào cũng được chấp nhận. Bên phát hành phải xem xét lý do, nội dung thay đổi và rủi ro liên quan. Việc sử dụng thư cam kết bồi thường không làm cho một yêu cầu gian lận trở thành hợp lệ.
Quy trình thực hiện và những lưu ý quan trọng
Trình tự cụ thể phụ thuộc hãng tàu hoặc đơn vị phát hành, nhưng doanh nghiệp có thể chuẩn bị theo các bước sau:
Quy trình thực hiện Switch Bill of Lading
Bước 1: Xác nhận khả năng thực hiện
Liên hệ bên phát hành để xác nhận lô hàng có được switch hay không, ai có quyền yêu cầu, nơi xử lý, thời hạn và mức phí.
Bước 2: Gửi yêu cầu và nội dung cần thay đổi
Cung cấp số vận đơn, lý do chuyển đổi và thông tin đề nghị thể hiện trên bộ mới. Nếu được yêu cầu, bổ sung giấy ủy quyền hoặc Letter of Indemnity — thư cam kết bồi thường.
Bước 3: Nộp lại bộ vận đơn gốc
Nếu bộ gốc đã được phát hành, cần thu xếp nộp đầy đủ theo hướng dẫn. Chẳng hạn, quy trình Maersk yêu cầu khách hàng nộp toàn bộ bộ vận đơn gốc đầu tiên trước khi thực hiện yêu cầu switch.
Bước 4: Kiểm tra bản nháp
Đối chiếu người gửi hàng, người nhận hàng, bên được thông báo và các thông tin lô hàng. Kiểm tra cùng hợp đồng, Invoice, Packing List và yêu cầu thanh toán.
Bước 5: Hoàn tất phí và nhận bộ thay thế
Sau khi được duyệt, doanh nghiệp hoàn tất các yêu cầu của bên phát hành và nhận vận đơn mới. Thời gian xử lý cần được xác nhận cho từng lô hàng.
Xem thêm: Closing Time là gì trong xuất nhập khẩu
Những điểm cần kiểm soát
- Thu hồi bộ cũ: Tránh để hai bộ vận đơn cùng lưu hành, dẫn đến tranh chấp quyền nhận hàng.
- Giữ thông tin hàng hóa chính xác: Không tùy tiện thay số lượng, mô tả hoặc tình trạng hàng. Gard cảnh báo những thay đổi sai lệch có thể dẫn đến trách nhiệm do trình bày sai và ảnh hưởng bảo hiểm trách nhiệm của người vận chuyển.
- Phân biệt ngày phát hành và ngày xếp hàng: Ngày phát hành bộ thay thế cần được xử lý đúng; ngày xếp hàng không được làm sai lệch.
- Kiểm tra thời hạn: Gửi yêu cầu sớm để bên phát hành xử lý chứng từ và các yêu cầu khai báo liên quan.
Hiểu đúng Switch Bill of Lading là gì giúp doanh nghiệp sử dụng công cụ này phù hợp với giao dịch. Trước khi thực hiện, cần thống nhất với bên phát hành về nội dung thay đổi, quyền yêu cầu và cách thu hồi bộ cũ.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm đơn vị dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói vui lòng liên hệ LTC Logistics qua hotline 0822 960 960 để được tư vấn chi tiết.
