Closing Time là gì trong xuất nhập khẩu
Closing Time là một trong những mốc thời gian quan trọng khi xuất hàng bằng đường biển. Nếu không kiểm soát đúng deadline, lô hàng có thể không kịp chuyến tàu đã đặt. Vậy Closing Time là gì và doanh nghiệp cần lưu ý những mốc thời gian nào?
Closing Time là gì trong xuất nhập khẩu?
Closing Time hay Cut-off Time là thời hạn cuối mà shipper cần hoàn thành một công việc theo yêu cầu của hãng tàu hoặc terminal để lô hàng được xử lý cho chuyến tàu đã booking.
Trong thực tế xuất nhập khẩu tại Việt Nam, Closing Time thường được gọi là “giờ cắt máng”. Tuy nhiên, không nên hiểu Closing Time đơn thuần là hạn cuối đưa container vào cảng. Một booking có thể có nhiều mốc cut-off khác nhau liên quan đến container, Shipping Instruction (SI), VGM hoặc chứng từ.
Closing time là gì trong xuất nhập khẩu
Ví dụ, một booking có thể thể hiện:
- CY Closing: 17:00 ngày 10/10.
- SI Cut-off: 12:00 ngày 10/10.
- VGM Cut-off: 15:00 ngày 10/10.
Như vậy, doanh nghiệp phải hoàn thành từng công việc trước deadline tương ứng. Container được hạ vào cảng đúng giờ nhưng gửi SI hoặc VGM trễ vẫn có thể ảnh hưởng đến quá trình xử lý lô hàng.
Closing Time của mỗi lô hàng không cố định mà phụ thuộc vào hãng tàu, tuyến vận chuyển, cảng đi, lịch tàu và kế hoạch khai thác.
Xem thêm: AMS/ENS là gì trong xuất nhập khẩu?
Các loại Closing Time thường gặp
CY Closing Time
CY (Container Yard) Closing là hạn cuối container hàng phải được giao vào bãi container theo thời gian quy định cho chuyến tàu.
Mốc này đặc biệt quan trọng đối với hàng FCL. Nếu container đến sau CY Closing, lô hàng có nguy cơ không được xếp lên chuyến tàu đã booking và phải chờ phương án xử lý tiếp theo.
Doanh nghiệp nên chủ động đưa container đến cảng sớm hơn deadline và dự phòng thời gian cho quá trình đóng hàng, vận chuyển từ kho đến cảng, ùn tắc giao thông hoặc các tình huống phát sinh.
SI Cut-off
SI là viết tắt của Shipping Instruction, tức hướng dẫn gửi hàng mà shipper cung cấp cho hãng tàu để lập vận đơn.
SI thường bao gồm các thông tin như:
- Shipper, Consignee và Notify Party.
- Tên và mô tả hàng hóa.
- Số lượng, trọng lượng.
- Cảng đi và cảng đến.
- Các thông tin cần thể hiện trên vận đơn.
SI Cut-off là thời hạn cuối để gửi những thông tin này cho hãng tàu. Việc gửi SI muộn có thể ảnh hưởng đến quá trình lập và xử lý B/L.
VGM Cut-off
VGM (Verified Gross Mass) là khối lượng toàn bộ đã được xác minh của container đóng hàng.
Theo SOLAS, container đóng hàng phải có thông tin VGM trước khi được xếp lên tàu. Vì vậy, hãng tàu hoặc terminal sẽ quy định VGM Cut-off cho từng chuyến hàng.
Mốc VGM có thể trùng hoặc khác với CY Closing. Do đó, việc container đã được hạ vào bãi không đồng nghĩa doanh nghiệp đã hoàn thành tất cả các deadline liên quan.
Documentation/B/L Cut-off
Một số hãng tàu còn quy định Documentation Cut-off hoặc B/L Cut-off, liên quan đến thời hạn gửi, chỉnh sửa hoặc xác nhận thông tin chứng từ theo quy trình của hãng.
Điểm khác biệt cơ bản là CY Closing liên quan đến container thực tế, trong khi SI, VGM hoặc Documentation Cut-off liên quan đến thông tin và chứng từ của lô hàng.
Vì vậy, ngay khi nhận booking, doanh nghiệp nên lập riêng danh sách các deadline thay vì chỉ ghi nhớ một mốc Closing Time.
Không kịp Closing Time phải làm gì?
Khi nhận thấy container hoặc chứng từ có nguy cơ không kịp Closing Time, doanh nghiệp nên liên hệ sớm với hãng tàu hoặc forwarder để kiểm tra phương án xử lý.
Tùy tình trạng khai thác của chuyến tàu, hãng tàu có thể xem xét việc gia hạn cut-off hay còn gọi là xin late closing. Tuy nhiên, việc gia hạn không phải lúc nào cũng được chấp thuận vì còn phụ thuộc vào kế hoạch xếp tàu, terminal và tình trạng thực tế của chuyến.
Không kịp Closing Time phải làm gì
Nếu không thể xử lý kịp, lô hàng có thể phải chuyển sang chuyến tàu tiếp theo hoặc điều chỉnh booking. Khi đó, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm chi phí lưu container, lưu bãi, vận chuyển, nâng hạ hoặc các khoản phí điều chỉnh khác tùy trường hợp.
Để hạn chế tình trạng này, khi nhận Booking Confirmation, doanh nghiệp nên:
- Kiểm tra ETD và toàn bộ các mốc cut-off.
- Lên lịch đóng hàng sớm hơn CY Closing.
- Tính thời gian vận chuyển container từ kho đến cảng.
- Chuẩn bị SI và thông tin VGM trước deadline.
- Theo dõi thay đổi lịch tàu từ hãng tàu/forwarder.
- Dự phòng thời gian cho ùn tắc hoặc sự cố trong quá trình vận chuyển.
Một cách đơn giản là lập timeline theo thứ tự:
Thời gian đóng hàng → xe rời kho → CY Closing → SI/VGM Cut-off → ETD.
Xem thêm: Phí storage là gì trong xuất nhập khẩu?
Closing Time và ETD có giống nhau không?
Closing Time và ETD là hai mốc thời gian khác nhau.
ETD (Estimated Time of Departure) là thời gian dự kiến phương tiện vận tải khởi hành. Trong vận tải biển, đây thường là thời gian dự kiến tàu rời cảng.
Trong khi đó, Closing Time là deadline doanh nghiệp phải hoàn thành một công việc trước khi tàu chạy.
Ví dụ:
ETD: 20:00 ngày 15/10
CY Closing: 12:00 ngày 14/10
Như vậy, mặc dù tàu đến tối ngày 15/10 mới dự kiến khởi hành, container đã phải được giao vào bãi từ trưa ngày 14/10.
Khoảng cách giữa Closing Time và ETD không có một mức cố định. Vì vậy, doanh nghiệp không nên tự tính Closing Time dựa trên ETD mà phải kiểm tra trực tiếp booking của từng lô hàng.
Hiểu Closing Time là gì giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi sắp xếp đóng hàng, vận chuyển container và chuẩn bị chứng từ cho lô hàng xuất khẩu. Quan trọng hơn, mỗi booking có thể có nhiều deadline như CY Closing, SI Cut-off, VGM Cut-off và Documentation Cut-off.
Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra các mốc thời gian ngay khi nhận booking và chủ động hoàn thành trước deadline. Việc theo dõi sát Closing Time sẽ giúp hạn chế nguy cơ rớt tàu, thay đổi lịch vận chuyển và phát sinh thêm chi phí cho lô hàng.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm đơn vị dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói vui lòng liên hệ LTC Logistics qua hotline 0822 960 960 để được tư vấn chi tiết.
