Delivery Order là gì? Quy trình lấy lệnh giao hàng D/O trong xuất nhập khẩu

Khi hàng nhập khẩu cập cảng, doanh nghiệp cần hoàn tất các điều kiện để được hãng tàu hoặc đơn vị liên quan giải phóng hàng. Một trong những chứng từ thường gặp trong quá trình này là Delivery Order. Vậy Delivery Order là gì, được cấp khi nào và quy trình lấy D/O như thế nào?

Delivery Order là gì?

Delivery Order (D/O) hay lệnh giao hàng là chứng từ/chỉ thị giao hàng do hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc forwarder phát hành để hàng hóa được giao cho người nhận hoặc bên được chỉ định.

Trong vận tải biển, khi hàng đến cảng đích, consignee không thể chỉ dựa vào thông báo hàng đến để nhận hàng. Người nhận cần hoàn thành các điều kiện release theo yêu cầu của hãng tàu hoặc forwarder, sau đó lấy D/O để tiếp tục thực hiện các thủ tục nhận container hoặc hàng hóa.

Delivery Order là gì

Một D/O thường có các thông tin cơ bản như:

• Tên người nhận hàng (Consignee).
• Số vận đơn (B/L No.).
• Tên tàu, số chuyến.
• Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng.
• Tên, số lượng hàng hóa.
• Số container, số seal nếu có.
• Địa điểm nhận hàng.
• Các thông tin liên quan đến việc giao hàng.

Cần phân biệt Delivery Order với Bill of Lading (B/L). B/L là chứng từ vận tải được phát hành trong quá trình chuyên chở và có các chức năng pháp lý riêng tùy loại vận đơn. Trong khi đó, D/O được sử dụng tại đầu nhập để phục vụ quá trình release và giao hàng.

Xem thêm: Seal Fee là gì trong xuất nhập khẩu

Ngoài ra, có D/O không đồng nghĩa với hàng đã được thông quan. Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục hải quan và hoàn thành các yêu cầu của cảng, kho hoặc bãi trước khi đưa hàng ra khỏi khu vực giám sát.

Trong trường hợp lô hàng đi qua forwarder, quy trình lấy lệnh có thể có thêm bước làm việc với forwarder tùy theo cấu trúc vận đơn của lô hàng. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra mình đang sử dụng Master Bill, House Bill hay làm việc trực tiếp với hãng tàu để chuẩn bị chứng từ phù hợp.

Quy trình lấy Delivery Order như thế nào?

Sau khi hiểu Delivery Order là gì, doanh nghiệp có thể hình dung quy trình lấy D/O qua các bước cơ bản dưới đây. Trình tự thực tế có thể khác nhau tùy hãng tàu, forwarder và phương thức release của từng lô hàng.

Bước 1: Nhận thông báo hàng đến

Khi tàu sắp đến hoặc đã đến cảng đích, hãng tàu, đại lý hoặc forwarder sẽ gửi Arrival Notice – thông báo hàng đến cho bên liên quan.

Arrival Notice thường cung cấp các thông tin như tên tàu, số chuyến, số B/L, thời gian dự kiến tàu đến, thông tin hàng hóa và hướng dẫn để người nhận thực hiện các thủ tục tiếp theo.

Ngay khi nhận được thông báo, doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin lô hàng và chuẩn bị chứng từ thay vì chờ hàng cập cảng mới bắt đầu xử lý.

Bước 2: Kiểm tra tình trạng vận đơn

Tùy phương thức phát hành B/L, điều kiện release hàng có thể khác nhau. Doanh nghiệp cần kiểm tra lô hàng sử dụng vận đơn gốc, Surrendered B/L, Telex Release hay Sea Waybill.

Không phải mọi trường hợp đều phải xuất trình vận đơn gốc để lấy lệnh. Việc release hàng cần căn cứ vào hình thức vận đơn và yêu cầu cụ thể của hãng tàu hoặc forwarder.

Bước 3: Thanh toán các khoản phí

Người nhận thực hiện thanh toán các khoản phí theo debit note hoặc thông báo của hãng tàu/forwarder.

Trong đó có thể bao gồm D/O Fee – phí lệnh giao hàng cùng một số local charges khác tùy từng lô hàng. Các khoản phí cụ thể phụ thuộc vào hãng tàu, tuyến vận chuyển, loại hàng và biểu phí tại thời điểm nhận hàng.

Bước 4: Nhận D/O

Sau khi kiểm tra chứng từ và hoàn thành các điều kiện cần thiết, hãng tàu hoặc forwarder tiến hành release hàng và cấp D/O theo quy trình của đơn vị.

Hiện nay, nhiều hãng tàu đã triển khai quy trình điện tử. Chẳng hạn, Maersk cho phép khách hàng thực hiện yêu cầu Delivery Order trực tuyến sau khi các điều kiện liên quan đến vận đơn, manifest và thanh toán được đáp ứng.

Bước 5: Hoàn tất thủ tục để nhận hàng

Sau khi có D/O, doanh nghiệp tiếp tục hoàn thành thủ tục hải quan và các thủ tục cần thiết tại cảng/kho/bãi.

Đối với hàng FCL, doanh nghiệp có thể bố trí phương tiện nhận container sau khi đáp ứng đầy đủ điều kiện giao nhận. Với hàng LCL, hàng thường được nhận tại kho CFS theo quy trình của đơn vị khai thác kho.

Như vậy, D/O chỉ là một bước trong toàn bộ quá trình nhận hàng nhập khẩu, không phải chứng từ thay thế cho tờ khai hải quan hay xác nhận hàng đã được phép đưa ra khỏi khu vực giám sát.

Quy trình lấy Delivery Order như thế nào

Phí D/O và những lưu ý khi lấy lệnh giao hàng

Phí D/O (Delivery Order Fee) là khoản phí liên quan đến việc phát hành hoặc xử lý lệnh giao hàng mà hãng tàu, đại lý hoặc forwarder có thể thu đối với lô hàng nhập khẩu.

Không có một mức D/O Fee cố định áp dụng cho tất cả lô hàng. Mức phí phụ thuộc vào từng hãng tàu/forwarder, loại hình vận chuyển và biểu phí tại thời điểm phát sinh.

D/O Fee cũng không phải cước vận chuyển quốc tế. Đây là một trong những khoản phí có thể xuất hiện tại đầu nhập. Ngoài D/O, doanh nghiệp còn có thể gặp THC, handling fee, CFS fee đối với hàng LCL và các khoản phí container khác tùy từng trường hợp.

Xem thêm: Closing Time là gì trong xuất nhập khẩu

Khi xử lý D/O, doanh nghiệp nên lưu ý một số vấn đề:

• Kiểm tra chính xác consignee và thông tin trên B/L.
• Xác định rõ hình thức release của vận đơn.
• Đối chiếu debit note trước khi thanh toán.
• Kiểm tra số container, số seal và thông tin hàng hóa.
• Theo dõi thời gian miễn phí container và các deadline nhận hàng.
• Chủ động làm thủ tục hải quan song song để tránh kéo dài thời gian lưu hàng tại cảng.
• Kiểm tra ngay với hãng tàu/forwarder nếu phát hiện thông tin chứng từ không thống nhất.

Đặc biệt, doanh nghiệp không nên đợi đến khi hàng đã cập cảng nhiều ngày mới bắt đầu xử lý chứng từ. Với hàng container, việc chậm lấy lệnh hoặc chậm hoàn thành thủ tục nhận hàng có thể kéo dài thời gian container nằm tại cảng và làm tăng nguy cơ phát sinh demurrage, detention, storage hoặc các chi phí liên quan.

Hiểu Delivery Order là gì giúp doanh nghiệp nắm rõ vai trò của lệnh giao hàng trong quá trình nhận hàng nhập khẩu. Sau khi hàng đến, người nhận cần kiểm tra tình trạng vận đơn, hoàn thành các khoản phí và điều kiện release để lấy D/O, sau đó tiếp tục thủ tục hải quan và giao nhận tại cảng hoặc kho.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm đơn vị dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói vui lòng liên hệ LTC Logistics qua hotline 0822 960 960 để được tư vấn chi tiết.