Hàng bị kiểm hóa phải làm gì? Quy trình xử lý khi tờ khai luồng đỏ

Tờ khai được phân luồng đỏ và lô hàng phải kiểm hóa thường khiến doanh nghiệp lo ngại thời gian thông quan kéo dài hoặc phát sinh thêm chi phí tại cảng. Tuy nhiên, kiểm hóa là một bước trong hoạt động kiểm tra hải quan và không đồng nghĩa lô hàng đã có sai phạm. Vậy hàng bị kiểm hóa phải làm gì, cần chuẩn bị hồ sơ nào và quy trình kiểm tra thực tế hàng hóa diễn ra ra sao? Dưới đây là những vấn đề doanh nghiệp cần nắm để chủ động xử lý khi lô hàng phát sinh kiểm hóa.

Vì sao hàng hóa xuất nhập khẩu bị kiểm hóa?

“Kiểm hóa” là cách gọi phổ biến trong hoạt động xuất nhập khẩu để chỉ việc cơ quan hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa, đối chiếu hàng thực tế với thông tin đã khai trên tờ khai và hồ sơ hải quan.

Theo Điều 33 Luật Hải quan hiện hành, đối với hàng hóa không thuộc trường hợp được miễn kiểm tra thực tế, việc kiểm tra được thực hiện trên cơ sở áp dụng quản lý rủi ro. Việc kiểm tra có thể do công chức hải quan thực hiện trực tiếp hoặc thông qua máy móc, thiết bị kỹ thuật và các biện pháp nghiệp vụ khác.

Vì sao hàng hóa xuất nhập khẩu bị kiểm hóa

Trong thực tế làm thủ tục, doanh nghiệp thường gặp ba mức phân luồng:

• Luồng xanh: hệ thống chấp nhận thông quan theo cơ chế xử lý tương ứng, không yêu cầu kiểm tra hồ sơ hay thực tế hàng hóa như luồng vàng/đỏ.
• Luồng vàng: cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ hải quan.
• Luồng đỏ: kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.

Việc một lô hàng bị phân luồng đỏ không đồng nghĩa doanh nghiệp chắc chắn khai sai hoặc vi phạm. Cơ quan hải quan quyết định việc kiểm tra dựa trên kết quả phân tích, đánh giá rủi ro và các thông tin liên quan đến hàng hóa.

Xem thêm: Kiểm hoá là gì? Tại sao phải kiểm hoá?

Khi kiểm tra thực tế, cơ quan hải quan có thể xem xét sự phù hợp giữa hàng hóa và nội dung đã khai, chẳng hạn tên hàng, chủng loại, số lượng, xuất xứ, mã HS code hoặc các đặc điểm thực tế có liên quan đến chính sách quản lý và chính sách thuế.

Đây là lý do doanh nghiệp nên chuẩn bị kỹ thông tin hàng hóa ngay từ khi khai tờ khai. Những mặt hàng khó xác định bản chất, có nhiều model hoặc thông số kỹ thuật phức tạp càng cần chuẩn bị catalogue, datasheet và tài liệu kỹ thuật rõ ràng để thuận tiện khi cơ quan hải quan cần đối chiếu.

Hàng bị kiểm hóa phải làm gì?

Khi nhận thông báo lô hàng phải kiểm tra thực tế, doanh nghiệp không nên chỉ chờ cơ quan hải quan xử lý mà cần chủ động chuẩn bị hồ sơ, hàng hóa và phối hợp kiểm tra.

Kiểm tra lại tờ khai và bộ chứng từ

Việc đầu tiên khi xác định hàng bị kiểm hóa phải làm gì là rà soát lại toàn bộ thông tin đã khai trước khi xuất trình hàng.

Doanh nghiệp nên đối chiếu:

• Tên hàng và mô tả hàng hóa.
• Mã HS code đã khai.
• Số lượng, trọng lượng.
• Model, nhãn hiệu, thông số kỹ thuật.
• Xuất xứ hàng hóa.
• Trị giá khai báo.
• Invoice, Packing List, vận đơn.
• C/O nếu lô hàng sử dụng chứng từ xuất xứ để hưởng ưu đãi.
• Giấy phép hoặc chứng từ quản lý chuyên ngành nếu mặt hàng thuộc diện áp dụng.

Đăng ký và chuẩn bị hàng để kiểm tra

Theo quy định hiện hành, việc kiểm tra thực tế thông thường có sự hiện diện của người khai hải quan hoặc người đại diện hợp pháp sau khi đăng ký tờ khai và hàng đã được đưa đến địa điểm kiểm tra, trừ những trường hợp pháp luật cho phép kiểm tra vắng mặt người khai hải quan.

Doanh nghiệp hoặc đơn vị được ủy quyền cần phối hợp với cảng, kho/bãi và cơ quan hải quan để đưa hàng đến khu vực kiểm tra theo yêu cầu.

Với hàng container, quá trình này có thể kéo theo các công việc như đăng ký hạ container, điều chuyển container đến khu kiểm hóa, mở container hoặc bố trí nhân công phục vụ kiểm tra tùy từng trường hợp thực tế.

Phối hợp kiểm tra thực tế hàng hóa

Doanh nghiệp cần bố trí người có khả năng cung cấp thông tin và giải trình về lô hàng. Với máy móc, thiết bị, linh kiện hoặc hàng có cấu tạo phức tạp, nên chuẩn bị thêm:

• Catalogue.
• Datasheet.
• Hình ảnh sản phẩm.
• Thành phần hoặc cấu tạo.
• Công dụng.
• Model và thông số kỹ thuật.
• Tài liệu của nhà sản xuất khi cần thiết.

Hàng bị kiểm hoá phải làm gì

Theo Luật Hải quan hiện hành, việc kiểm tra thực tế phải được hoàn thành chậm nhất 08 giờ làm việc kể từ thời điểm người khai hải quan xuất trình đầy đủ hàng hóa cho cơ quan hải quan. Nếu lô hàng có số lượng lớn, nhiều chủng loại hoặc việc kiểm tra phức tạp, thời gian kiểm tra có thể được gia hạn nhưng tối đa không quá 02 ngày. Đối với hàng phải kiểm tra chuyên ngành, cách tính thời hạn còn phụ thuộc thời điểm nhận được kết quả kiểm tra chuyên ngành.

Xử lý kết quả kiểm hóa

Nếu kết quả kiểm tra thực tế phù hợp với nội dung khai báo và doanh nghiệp đã hoàn thành các nghĩa vụ liên quan, cơ quan hải quan tiếp tục xử lý thủ tục thông quan theo quy định. Quy trình thủ tục do cơ quan Hải quan công bố cũng thể hiện rằng sau bước kiểm tra hồ sơ/kiểm tra thực tế theo yêu cầu, hàng hóa được xử lý thông quan khi đáp ứng các điều kiện.

Trường hợp phát hiện chênh lệch giữa khai báo và hàng thực tế, doanh nghiệp cần phối hợp làm rõ và xử lý theo yêu cầu của cơ quan hải quan. Tùy nội dung sai lệch, vấn đề có thể liên quan đến khai bổ sung, xác định lại mã HS code, trị giá, thuế hoặc xử lý vi phạm theo quy định.

Một điểm cần đặc biệt lưu ý là không nên tự ý sửa tờ khai khi đã có thông báo kiểm tra. Quy định về khai bổ sung phụ thuộc vào thời điểm phát hiện sai sót; với hàng đang làm thủ tục, quyền khai bổ sung trước thời điểm cơ quan hải quan thông báo kiểm tra khác với trường hợp khai bổ sung sau thời điểm này.

Xem thêm: Quy trình thông quan hàng nhập khẩu chi tiết

Làm gì để hạn chế phát sinh khi hàng bị kiểm hóa?

Kiểm hóa có thể khiến doanh nghiệp mất thêm thời gian xử lý tại cảng, kho/bãi và có khả năng phát sinh các chi phí liên quan đến việc di chuyển, mở hàng, lưu container hoặc lưu bãi tùy trường hợp. Vì vậy, điều quan trọng không phải là tìm cách “tránh kiểm hóa”, mà là chuẩn bị để lô hàng có thể được kiểm tra nhanh và rõ ràng.

Trước khi mở tờ khai, doanh nghiệp nên:

• Kiểm tra chính sách nhập khẩu/xuất khẩu của mặt hàng.
• Xác định mã HS code dựa trên đặc điểm thực tế và tài liệu kỹ thuật.
• Đối chiếu Invoice, Packing List, vận đơn và C/O.
• Kiểm tra tên hàng, model, số lượng và xuất xứ trước khi khai.
• Chuẩn bị catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật đối với hàng khó nhận diện.
• Hoàn thiện giấy phép, kiểm tra chuyên ngành nếu thuộc diện áp dụng.
• Theo dõi thời gian lưu container, lưu bãi để chủ động kế hoạch xử lý hàng.

Đặc biệt với lô hàng có nhiều mặt hàng hoặc nhiều model, Packing List nên thể hiện rõ cách đóng gói và vị trí hàng nếu có thể. Khi cần mở kiểm tra, việc xác định đúng kiện hàng sẽ thuận tiện hơn so với phải xử lý nhiều kiện không cần thiết.

Việc chuẩn bị đúng hồ sơ ngay từ đầu, nắm rõ đặc điểm hàng hóa và chủ động phối hợp khi phát sinh kiểm hóa sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế thời gian chờ đợi cũng như các chi phí không cần thiết trong quá trình làm thủ tục.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm đơn vị dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói vui lòng liên hệ LTC Logistics qua hotline 0822 960 960 để được tư vấn chi tiết.