Quy trình thông quan hàng nhập khẩu chi tiết

Quy trình thông quan hàng nhập khẩu là một trong những khâu quan trọng để hàng hóa được phép nhập khẩu và đưa vào lưu thông tại Việt Nam. Từ kiểm tra chính sách mặt hàng, chuẩn bị chứng từ, khai tờ khai hải quan đến phân luồng, nộp thuế và nhận hàng, mỗi bước đều cần được thực hiện đúng để hạn chế tình trạng chậm thông quan và phát sinh chi phí.

Hồ sơ cần chuẩn bị để thông quan hàng nhập khẩu

Thông thường, hồ sơ có thể bao gồm:

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
• Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill)
• Tờ khai hải quan
• Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) nếu có
• Giấy phép nhập khẩu nếu hàng thuộc diện quản lý bằng giấy phép
• Chứng từ kiểm tra chuyên ngành nếu thuộc diện phải thực hiện
• Các chứng từ khác tùy theo mặt hàng và yêu cầu của cơ quan hải quan

Không phải lô hàng nào cũng sử dụng một bộ hồ sơ giống nhau. Doanh nghiệp cần căn cứ vào loại hàng, mã HS code, xuất xứ và chính sách quản lý để chuẩn bị chứng từ phù hợp.

Xem thêm: Cách giảm chi phí nhập khẩu hiệu quả cho doanh nghiệp

Quy trình thông quan hàng nhập khẩu gồm những bước nào?

Quy trình thông quan hàng nhập khẩu gồm những bước nào

Về cơ bản, quy trình thông quan hàng nhập khẩu có thể thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra chính sách nhập khẩu và mã HS code

Trước khi hàng về Việt Nam, doanh nghiệp nên xác định chính xác hàng hóa có thuộc diện cấm nhập khẩu, nhập khẩu có điều kiện, cần giấy phép hoặc phải kiểm tra chuyên ngành hay không.

Song song đó, cần xác định mã HS code phù hợp cho hàng hóa. Mã HS là cơ sở quan trọng để xác định:

• Thuế suất nhập khẩu
• Thuế giá trị gia tăng
• Chính sách quản lý hàng hóa
• Yêu cầu kiểm tra chuyên ngành
• Điều kiện hưởng thuế suất ưu đãi nếu có

Bước 2: Chuẩn bị và kiểm tra bộ chứng từ

Sau khi xác định chính sách mặt hàng, doanh nghiệp cần tập hợp và kiểm tra các chứng từ của lô hàng.

Thông tin về tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá, điều kiện giao hàng, người bán và người mua trên Invoice, Packing List, vận đơn và các chứng từ liên quan cần đảm bảo thống nhất.

Nếu phát hiện sai lệch, doanh nghiệp nên phối hợp với nhà cung cấp hoặc đơn vị vận chuyển để điều chỉnh sớm, tránh ảnh hưởng đến quá trình khai báo.

Bước 3: Khai tờ khai hải quan nhập khẩu

Khi đã có đầy đủ thông tin cần thiết, doanh nghiệp tiến hành khai báo tờ khai nhập khẩu trên hệ thống hải quan điện tử.

Một số thông tin quan trọng cần khai báo gồm:

• Người nhập khẩu
• Người xuất khẩu
• Mã HS code
• Tên và mô tả hàng hóa
• Số lượng, trọng lượng
• Trị giá hàng hóa
• Xuất xứ
• Điều kiện giao hàng
• Phương thức vận chuyển
• Thuế suất và các thông tin liên quan

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi truyền tờ khai.

Bước 4: Nhận kết quả phân luồng tờ khai

Sau khi truyền tờ khai, hệ thống hải quan sẽ thực hiện phân luồng. Tùy kết quả, lô hàng có thể thuộc một trong ba luồng:

• Luồng xanh: Hệ thống chấp nhận thông quan theo cơ chế phân luồng và doanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ liên quan để hoàn tất thủ tục.
• Luồng vàng: Cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ, chứng từ của lô hàng. Doanh nghiệp cần cung cấp hồ sơ theo yêu cầu để cơ quan hải quan xem xét.
• Luồng đỏ: Ngoài kiểm tra hồ sơ, hàng hóa còn phải kiểm tra thực tế theo quyết định của cơ quan hải quan.

Việc được phân vào luồng nào phụ thuộc vào hệ thống quản lý rủi ro và các yếu tố liên quan đến doanh nghiệp, mặt hàng, hồ sơ và lô hàng.

Xem thêm: Phân luồng hải quan là gì? Vì sao cần phân luồng hải quan

Bước 5: Thực hiện kiểm tra chuyên ngành nếu có

Tùy từng mặt hàng, thủ tục có thể liên quan đến:

• Kiểm dịch động vật, thực vật
• Kiểm tra chất lượng
• Kiểm tra an toàn thực phẩm
• Chứng nhận hoặc kiểm tra hợp quy
• Giấy phép nhập khẩu
• Các yêu cầu quản lý chuyên ngành khác

Đây là bước cần được kiểm tra từ sớm vì một số thủ tục có thể cần đăng ký hoặc chuẩn bị hồ sơ trước khi hàng về.

Bước 6: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục thông quan

Doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế theo thông tin của tờ khai và quy định áp dụng đối với lô hàng. Các loại thuế có thể phát sinh gồm:

• Thuế nhập khẩu
• Thuế giá trị gia tăng (VAT)
• Thuế tiêu thụ đặc biệt đối với một số hàng hóa
• Thuế bảo vệ môi trường đối với hàng hóa thuộc đối tượng áp dụng

Số thuế thực tế phụ thuộc vào mã HS code, trị giá tính thuế, xuất xứ và chính sách thuế của từng mặt hàng.

Sau khi doanh nghiệp hoàn thành các nghĩa vụ cần thiết và hồ sơ đáp ứng yêu cầu, hàng hóa được cơ quan hải quan quyết định thông quan theo quy định.

Bước 7: Nhận hàng và đưa hàng về kho

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các thủ tục với hãng tàu, hãng hàng không, cảng, kho hoặc đơn vị vận chuyển để nhận hàng.

Đối với hàng đường biển, doanh nghiệp có thể cần xử lý các khoản phí liên quan như D/O, THC, phí nâng hạ, lưu container hoặc lưu bãi nếu phát sinh.

Sau đó, hàng được vận chuyển từ cảng, sân bay hoặc cửa khẩu về kho của doanh nghiệp để hoàn tất quá trình nhập khẩu.

Những lưu ý khi làm thủ tục thông quan hàng nhập khẩu

Những lưu ý khi làm thủ tục thông quan hàng nhập khẩu

Để quy trình thông quan hàng nhập khẩu diễn ra thuận lợi và hạn chế chi phí phát sinh, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi nhập: Xác định hàng hóa có thuộc diện nhập khẩu có điều kiện, cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành hay không.
• Xác định đúng mã HS code: Mã HS code ảnh hưởng trực tiếp đến thuế suất và chính sách quản lý của hàng hóa. Việc xác định sai mã có thể làm phát sinh thời gian và chi phí xử lý.
• Kiểm tra kỹ bộ chứng từ: Đảm bảo thông tin trên Invoice, Packing List, vận đơn, C/O và các chứng từ liên quan thống nhất với nhau trước khi khai báo hải quan.
• Chuẩn bị hồ sơ trước khi hàng về: Chủ động theo dõi lịch trình hàng hóa và hoàn thiện chứng từ sớm để tránh kéo dài thời gian thông quan.
• Hạn chế phát sinh phí lưu kho, lưu bãi: Việc chậm xử lý chứng từ hoặc thủ tục có thể khiến hàng lưu tại cảng lâu hơn, dẫn đến phát sinh phí lưu kho, lưu bãi hoặc lưu container.
• Sử dụng đơn vị logistics khi cần thiết: Với lô hàng có nhiều mặt hàng, khó xác định mã HS code hoặc có thủ tục chuyên ngành phức tạp, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ logistics và khai báo hải quan để hỗ trợ xử lý hồ sơ.

Xem thêm: Kiểm hoá là gì? Tại sao phải kiểm hoá?

Quy trình thông quan hàng nhập khẩu về cơ bản gồm các bước: kiểm tra chính sách mặt hàng và mã HS code, chuẩn bị chứng từ, khai tờ khai hải quan, nhận kết quả phân luồng, thực hiện kiểm tra theo yêu cầu, nộp thuế, hoàn tất thông quan và nhận hàng.

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu và kiểm tra kỹ chính sách nhập khẩu của từng mặt hàng sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, rút ngắn thời gian xử lý và giảm các chi phí phát sinh trong quá trình đưa hàng về Việt Nam.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm đơn vị dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói vui lòng liên hệ LTC Logistics qua hotline 0822 960 960 để được tư vấn chi tiết.