VGM là gì trong xuất nhập khẩu? Cách tính và lưu ý khai báo
VGM là gì trong xuất nhập khẩu và vì sao container đã hạ cảng vẫn có thể chưa đủ điều kiện xếp tàu? VGM là thông tin về tổng khối lượng container đã được xác minh, phục vụ việc lập kế hoạch xếp hàng an toàn.
VGM là gì trong xuất nhập khẩu?
VGM là viết tắt của Verified Gross Mass, nghĩa là tổng khối lượng đã được xác minh của container đóng hàng. Giá trị này bao gồm khối lượng hàng hóa, bao bì, pallet, vật liệu chèn lót, gia cố và vỏ container.
Theo Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO), yêu cầu xác minh khối lượng container theo Công ước SOLAS có hiệu lực từ ngày 01/07/2016. Đối với container thuộc phạm vi áp dụng, VGM là điều kiện cần trước khi xếp lên tàu.
VGM là gì trong xuất nhập khẩu và khác với Gross Weight và Net Weight như thế nào
VGM khác Gross Weight và Net Weight như thế nào?
Khi chuẩn bị chứng từ, doanh nghiệp cần phân biệt ba khái niệm để tránh lấy nhầm khối lượng hàng hóa làm VGM:\
Vì cách thể hiện Gross Weight có thể khác nhau giữa các chứng từ, người khai cần kiểm tra phạm vi số liệu. Không nên sao chép trực tiếp thông tin từ packing list sang mục VGM khi chưa đối chiếu thành phần khối lượng.
Vì sao phải khai báo VGM?
Khối lượng chính xác giúp hãng tàu lập sơ đồ xếp container, phân bổ tải trọng và bảo đảm an toàn khai thác. Sai lệch có thể ảnh hưởng đến việc xếp chồng container, làm tăng nguy cơ hư hỏng hàng hóa và tai nạn.
IMO xác định container chưa có VGM đủ sớm để phục vụ kế hoạch xếp hàng sẽ không được xếp lên tàu thuộc phạm vi áp dụng SOLAS. Vì vậy, hoàn tất hải quan và hạ container đúng hạn chưa đồng nghĩa với việc đã đáp ứng yêu cầu VGM.
Xem thêm: Cut off time là gì? Các mốc cần lưu ý khi xuất hàng
Cách xác định VGM và trách nhiệm của người gửi hàng
Để hiểu đúng VGM là gì trong xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần nắm cả phương pháp xác định khối lượng lẫn bên chịu trách nhiệm cung cấp dữ liệu.
Hai phương pháp xác định VGM
SOLAS cho phép xác định VGM bằng hai phương pháp:
Phương pháp 1: Cân toàn bộ container đã đóng hàng
Container được cân sau khi hoàn tất đóng hàng bằng thiết bị đáp ứng yêu cầu hiệu chuẩn và chứng nhận. Kết quả phải phản ánh khối lượng container đóng hàng, không bao gồm xe đầu kéo hoặc sơ mi rơ moóc. Nếu cân cả tổ hợp phương tiện, cần xác định và loại trừ chính xác phần khối lượng không thuộc container.
Phương pháp 2: Cộng khối lượng các thành phần
Doanh nghiệp cân toàn bộ hàng hóa, bao bì, pallet, vật liệu chèn lót và gia cố, sau đó cộng khối lượng vỏ container. Phương pháp này phải đáp ứng yêu cầu chứng nhận, phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền tại quốc gia nơi hoàn tất đóng container.
Công thức minh họa:
VGM = Khối lượng hàng hóa + Bao bì, pallet, vật liệu chèn lót và gia cố + Khối lượng vỏ container
Ví dụ:
- Hàng hóa: 18.000 kg.
- Bao bì, pallet và vật liệu gia cố: 700 kg.
- Vỏ container: 3.800 kg.
Khi đó, VGM = 22.500 kg. Nếu số liệu hàng hóa ban đầu đã gồm bao bì hoặc pallet, cần tách rõ để tránh cộng trùng.
Khối lượng vỏ phải được kiểm tra theo đúng container thực tế. Maersk hướng dẫn có thể tham khảo thông tin tare weight trên cửa container hoặc công cụ tra cứu của hãng.
Ai chịu trách nhiệm khai báo VGM?
Theo IMO, shipper chịu trách nhiệm cung cấp VGM. Khái niệm này được xác định theo thông tin người gửi hàng trên vận đơn, sea waybill hoặc chủ thể giao kết hợp đồng vận chuyển với hãng tàu, không mặc nhiên luôn là nhà máy sản xuất.
Shipper có thể thuê đơn vị khác cân hoặc hỗ trợ truyền dữ liệu. Tuy nhiên, việc thuê dịch vụ không tự động chuyển trách nhiệm cung cấp VGM sang bên thực hiện. Khi làm việc qua forwarder, các bên nên thống nhất rõ bên cân, bên kiểm tra và bên gửi thông tin.
Quy trình khai báo VGM và những lưu ý quan trọng
Chuẩn bị và gửi thông tin khai báo
Tùy biểu mẫu, hệ thống của hãng tàu hoặc cảng, thông tin thường cần chuẩn bị gồm:
- Số booking và số container.
- Giá trị VGM cùng đơn vị tính.
- Thông tin shipper.
- Người được shipper ủy quyền xác nhận.
- Phương pháp xác định VGM nếu bên tiếp nhận yêu cầu.
Chứng từ cung cấp VGM phải có xác nhận của người được shipper ủy quyền. Việc gửi thông tin có thể thực hiện bằng phương thức điện tử theo quy trình tiếp nhận tương ứng.
Doanh nghiệp nên lưu chứng từ cân và xác nhận gửi thành công để thuận tiện đối chiếu khi có chênh lệch hoặc yêu cầu bổ sung.
Quy trình khai báo VGM
Xem thêm: Switch Bill of Lading là gì? Quy trình và lưu ý khi sử dụng
Nộp VGM trước thời hạn nào?
VGM cut-off là hạn cuối tiếp nhận thông tin VGM theo thông báo áp dụng cho lô hàng. Không có một mốc giờ chung cho mọi hãng tàu và cảng.
Hapag-Lloyd hướng dẫn kiểm tra VGM cut-off trên booking confirmation hoặc lịch tàu trực tuyến. Doanh nghiệp cần phân biệt thời hạn này với hạn hạ container và hạn nộp shipping instruction, vì các mốc có thể khác nhau.
Nên bố trí cân và khai báo sớm để còn thời gian xử lý nếu nhập sai số container, sai đơn vị hoặc dữ liệu chưa được tiếp nhận.
Thiếu hoặc sai VGM cần xử lý thế nào?
Khi phát hiện sai lệch, doanh nghiệp cần liên hệ ngay hãng tàu hoặc đơn vị phụ trách để kiểm tra, sửa dữ liệu và xác nhận khả năng đáp ứng lịch xếp hàng. Không nên tự điều chỉnh số liệu để phù hợp với giới hạn tải trọng.
Trường hợp chưa có VGM, hãng tàu và cảng có thể bố trí xác minh thay shipper theo thỏa thuận. Tuy nhiên, không nên mặc định dịch vụ này luôn có sẵn hoặc bảo đảm container kịp chuyến.
Hiểu VGM là gì trong xuất nhập khẩu giúp doanh nghiệp kiểm soát khối lượng và chủ động kế hoạch xuất hàng. Xác định đúng số liệu, phân công rõ trách nhiệm và nộp trước cut-off là những bước quan trọng để hạn chế chậm chuyến.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm đơn vị dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói vui lòng liên hệ LTC Logistics qua hotline 0822 960 960 để được tư vấn chi tiết.
