Những điều cần biết về kiểm tra sau thông quan

Hàng đã thông quan không có nghĩa là doanh nghiệp đã hoàn tất mọi nghĩa vụ với cơ quan hải quan. Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp vẫn có thể được yêu cầu kiểm tra lại hồ sơ, chứng từ và các thông tin liên quan đến những lô hàng đã nhập khẩu, xuất khẩu. Vậy kiểm tra sau thông quan được thực hiện khi nào, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì và làm thế nào để hạn chế rủi ro khi giải trình?

Kiểm tra sau thông quan là gì?

Theo Điều 77 Luật Hải quan, kiểm tra sau thông quan là hoạt động kiểm tra của cơ quan hải quan đối với hồ sơ hải quan, sổ kế toán, chứng từ kế toán, tài liệu và dữ liệu liên quan đến hàng hóa; trường hợp cần thiết và còn điều kiện có thể kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi đã thông quan. Mục đích là đánh giá tính chính xác, trung thực của hồ sơ khai báo và mức độ tuân thủ pháp luật của người khai hải quan.

Khác với kiểm tra trong quá trình làm thủ tục, hoạt động này được thực hiện sau khi hàng hóa đã được thông quan, nên phạm vi xem xét có thể rộng hơn hồ sơ của một tờ khai riêng lẻ.

Kiểm tra sau thông quan là gì

Khi nào doanh nghiệp có thể bị kiểm tra?

Theo quy định hiện hành, kiểm tra sau thông quan được thực hiện trong các trường hợp:

• Có dấu hiệu vi phạm pháp luật hải quan hoặc các quy định liên quan đến quản lý xuất khẩu, nhập khẩu.
• Thực hiện trên cơ sở quản lý rủi ro đối với các trường hợp không thuộc nhóm trên.
• Kiểm tra việc tuân thủ pháp luật của người khai hải quan.

Do đó, việc doanh nghiệp được kiểm tra không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp chắc chắn đã có sai phạm.

Xem thêm: Hợp chuẩn hợp quy là gì trong xuất nhập khẩu?

Kiểm tra sau thông quan được thực hiện ở đâu?

Hoạt động kiểm tra có thể được thực hiện tại:

• Trụ sở cơ quan hải quan.
• Trụ sở người khai hải quan.
• Các địa điểm thuộc trụ sở người khai hải quan như chi nhánh, cửa hàng, nơi sản xuất hoặc nơi lưu giữ hàng hóa theo quy định.

Theo quy định hiện hành, phạm vi kiểm tra sau thông quan được thực hiện trong thời hạn 5 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan.

Hồ sơ kiểm tra sau thông quan gồm những gì?

Tùy nội dung và phạm vi kiểm tra, cơ quan hải quan có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp các hồ sơ, chứng từ liên quan để đối chiếu với nội dung đã khai báo.

Thông thường, doanh nghiệp cần lưu trữ và có khả năng giải trình các nhóm hồ sơ như:

• Tờ khai hải quan và hồ sơ hải quan.
• Hợp đồng mua bán hàng hóa.
• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Vận đơn và chứng từ vận tải.
• Chứng từ xuất xứ hàng hóa nếu có.
• Chứng từ thanh toán.
• Hồ sơ, tài liệu kỹ thuật liên quan đến hàng hóa.
• Sổ kế toán, chứng từ kế toán và dữ liệu liên quan.
• Các tài liệu khác phục vụ việc xác định trị giá, mã HS code, xuất xứ, chính sách quản lý hàng hóa và nghĩa vụ thuế.

Đây cũng là lý do doanh nghiệp không nên chỉ lưu bộ chứng từ dùng để mở tờ khai, mà cần quản lý đầy đủ hồ sơ giao dịch và chứng từ kế toán có liên quan.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi có quyết định kiểm tra?

Trước hết, doanh nghiệp nên xác định rõ phạm vi, nội dung và thời gian kiểm tra được nêu trong quyết định.

Sau đó cần:

1. Tập hợp hồ sơ theo từng tờ khai hoặc từng nội dung được yêu cầu.
2. Đối chiếu số liệu giữa tờ khai, invoice, hợp đồng, thanh toán và hệ thống kế toán.
3. Kiểm tra lại các nội dung có khả năng phát sinh chênh lệch như mã HS code, trị giá hải quan, xuất xứ, số lượng, định mức hoặc chính sách thuế.
4. Chuẩn bị người phụ trách có khả năng giải trình về nghiệp vụ xuất nhập khẩu và kế toán liên quan.
5. Chủ động rà soát những điểm chưa thống nhất trước khi làm việc với cơ quan hải quan.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi có quyết định kiểm tra

Đặc biệt, doanh nghiệp nên xây dựng cách lưu hồ sơ có hệ thống ngay từ khi hoàn tất từng lô hàng. Việc này sẽ giảm đáng kể thời gian tìm kiếm chứng từ nếu phát sinh kiểm tra sau thông quan.

Xem thêm: Quy trình kiểm hoá luồng đỏ diễn ra như thế nào?

Một số lưu ý cho doanh nghiệp

Để hạn chế rủi ro khi cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra, doanh nghiệp nên:

• Lưu hồ sơ theo từng tờ khai và từng lô hàng.
• Đảm bảo thông tin giữa chứng từ thương mại, tờ khai và kế toán có khả năng đối chiếu.
• Kiểm tra căn cứ áp mã HS code và chính sách mặt hàng trước khi khai báo.
• Lưu đầy đủ hồ sơ chứng minh xuất xứ nếu sử dụng ưu đãi thuế.
• Theo dõi các khoản thuế và điều chỉnh phát sinh liên quan đến hàng nhập khẩu.
• Không chỉ kiểm tra hồ sơ khi đã nhận quyết định kiểm tra mà nên tự rà soát định kỳ trong quá trình hoạt động.

Kiểm tra sau thông quan là bước kiểm tra nhằm đối chiếu lại tính chính xác của hồ sơ và việc tuân thủ quy định sau khi hàng hóa đã được thông quan. Với doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường xuyên, việc lưu trữ chứng từ đầy đủ và chủ động rà soát các thông tin đã khai báo sẽ giúp quá trình giải trình thuận lợi hơn nếu phát sinh kiểm tra.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm đơn vị dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói vui lòng liên hệ LTC Logistics qua hotline 0822 960 960 để được tư vấn chi tiết.